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Como ter um bom processo de recepção de notas fiscais

Como ter um bom processo de recepção de notas fiscais
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Dar entrada em notas fiscais na empresa inevitavelmente é algo mais complexo que receber documentos de fornecedores e prestadores de serviços e guardá-los. As organizações, mesmo sendo destinatárias, têm responsabilidades sob suas notas de entradas, que impactam em processos posteriores, como elaboração e transmissão do Sped Fiscal.

Por isso, e para reduzir ao máximo os riscos, as empresas devem contar com processo de recepção de documentos fiscais bem estruturado, inteligente e seguido permanentemente pelos profissionais envolvidos.

Veja como organizar as diferentes etapas do recebimento de notas e como torná-lo mais seguro e produtivo para o setor fiscal.

Identificar o recebimento das notas

Normalmente, a empresa destinatária de um documento fiscal está consciente do recebimento na figura de seus profissionais do setor fiscal. Mesmo assim, é preciso o mais rapidamente possível identificar os novos documentos para prosseguir com as tarefas seguintes do departamento, dar o aceite de cada nota e desembarcar os itens que constam nelas.

Também existe a necessidade de identificar emissões, e não apenas depender dos emissores para tomar conhecimento delas, para evitar que a companhia seja utilizada como CNPJ destinatário de documentos emitidos para simulação de operações, quando pessoas mal intencionadas geram notas frias.

Atestar a validade dos documentos

Algumas inconsistências que podem ser encontradas em uma nota emitida contra a empresa são falta de autorização de uso para o documento e práticas que, mesmo com a autorização dada pelo sistema da Sefaz, configuram fraude fiscal por parte do emissor. E, no último caso, se o CNPJ destinatário da nota não protestar a emissão feita para si, pode ser considerado pelo Fisco como cúmplice de fraude.

Por isso, cada nova nota recebida, ou automaticamente identificada na base de dados da Sefaz, deve ter a sua validade jurídica atestada. Isso evita que documentos com erros sejam aceitos e que emissões fraudulentas sigam entre os registros de operações da empresa mantidos pela fiscalização.

Implementar os dados das notas no ERP

Além de manter controle sobre despesas, para o setor financeiro, e movimentações de naturezas diversas, além de seus reflexos, para o contábil, o processo de recepção de notas fiscais tem de ainda entregar dados exatos e rapidamente para o departamento fiscal apurar impostos e fazer as escriturações que ficam sob sua responsabilidade, especialmente as do Sped.

Existem diversas maneiras de imputar os dados das notas recebidas no sistema de gestão, como manualmente ou com leitor de código de barras. Ambas podem ser assertivas e atenderem às necessidades da organização, mas tendem a gerar demora nos registros e na elaboração dos livros fiscais. Por isso, o ideal é que essas informações sejam importadas como um todo para o ERP, depois de uma integração bem configurada no intuito de evitar erros nos lançamentos fiscais automáticos.

Armazenar os arquivos XML

Como você sabe, cada novo arquivo de documento recebido deve ser armazenado por cinco anos a partir da data de sua autorização de uso. Logo, é essencial manter um diretório para a guarda desses arquivos, de preferência com recursos de segurança, como backups.

Além disso, o armazenamento precisa facilitar o processo de localização, caso algum XML seja necessário para conferência ou em uma auditoria de órgão fiscalizador. Logo, fazer download dos arquivos em uma pasta ou mídia sem organização ou mantê-los no e-mail para o qual os fornecedores enviam arquivos e documentos auxiliares não são as melhores práticas.

Automatizar todos os procedimentos

As etapas do recebimento fiscal que citamos acima podem ser todas automatizadas, dentro de um processo rápido, integrado ao ERP, que garante o compliance da apropriação da informação fiscal, dá segurança à recepção e organiza os arquivos.

A identificação das notas emitidas contra a empresa tem de ser automática, integrada ao banco de dados da Sefaz. Assim, a cada emissão, o setor fiscal automaticamente recebe a notificação e já pode baixar o arquivo XML gerado. De preferência, esse processo deve também conferir a validade jurídica de cada novo documento para evitar que a organização aceite inconsistências ou ainda conte com notas frias nos seus registros do Fisco sem ter conhecimento disso.

Quanto à implementação de dados no ERP, torna-se uma tarefa mais produtiva, principalmente se a empresa recebe muitos documentos mensalmente, quando o fiscal conta com uma ferramenta integrada ao sistema de gestão e que imputa os dados do recebimento de notas fiscais nele sem interação humana e gasto de tempo. Por exemplo, após o processo de recepção de documentos fiscais citado acima, tendo as notas correta procedência e validade, seus dados podem ser inseridos no ERP a partir da configuração feita para importação dos dados das notas no sistema.

Por fim, o armazenamento dos arquivos XML demanda um local de fácil acesso, simples gerenciamento e boa organização dos itens. Essa automação da guarda e da gestão dos arquivos pode ser feita pela mesma ferramenta utilizada para baixá-los e validá-los a partir do banco de dados do Fisco. Normalmente, essas tecnologias contam com dashboards para facilitar o ordenamento e a localização de XMLs.

Planejar a reorganização do processo

Sabemos que nem sempre é fácil modificar a linha de trabalho de um setor. Por isso, é necessário planejar a mudança com antecedência, envolver e comunicar os profissionais da área e, dependendo das alterações, convencer a diretoria a autorizá-las e fazer investimentos.

Por exemplo, se o processo de recebimento das notas ainda for parcial ou totalmente manual, deixando a organização exposta a riscos, uma mudança nele provavelmente irá exigir investimento em novas tecnologias para torná-lo automatizado, integrado ao ERP e mais inteligente.

Então, saiba como argumentar com a cúpula da empresa para conquistar a autorização de investimento em uma ferramenta que abrange todo o processo de recepção de notas fiscais e o qualifica.