Como a sua empresa busca e arquiva os XMLs de notas recebidas? E qual é o nível de dificuldade existente para utilizar os dados contidos nos arquivos quando são necessários nos módulos do ERP? As informações ainda são registradas manualmente?
Há diferentes formas de fazer a gestão dos documentos fiscais eletrônicos (DF-e), que compreende desde o recebimento até a disponibilização das informações para os setores da empresa. Algumas automatizam a busca, enquanto outras não só fazem isso, como também facilitam as práticas de armazenamento e importação e integração dos dados para demais tarefas fiscais e de backoffice.
Então, veja qual é a maneira mais eficaz de estruturar todo esse processo, quais são as outras opções e que dificuldades podem ocorrer em meio aos procedimentos.
Busca automática com integração e importação total de dados
Essa é a melhor forma de buscar, gerenciar e utilizar os arquivos, especialmente no que diz respeito à importação de XML para os demais módulos de um ERP. Em primeiro momento, essa busca traz automaticamente os documentos fiscais emitidos por terceiros, tendo a empresa como destinatária, a partir do banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Com isso, o arquivo já chega ao setor fiscal com a sua validade jurídica atestada — eliminando perda de tempo com busca, validação, inserção de XMLs em diretórios.
Posteriormente, o que se segue é a distribuição das informações buscadas e sua organização, também de maneira automatizada e conforme os critérios definidos pelo departamento. Por exemplo, um recurso de avaliação inteligente de CFOPs garante que sem nenhuma interação humana os códigos fiscais sejam traduzidos pela tecnologia e aplicados à escrituração fiscal na forma de operações de entrada, de acordo com as regras tributárias corretas e variáveis da própria indústria.
Seguindo nas possibilidades provenientes das integrações, os itens das notas fiscais referentes aos arquivos importados podem ser associados aos respectivos fornecedores e os documentos podem ser vinculados aos pedidos de compra emitidos pela empresa. Tudo isso enquanto os XMLs são dirigidos ao destino final para armazenamento e backup.
Demais formatos
Busca automática sem integração
Os recursos de softwares focados apenas na aquisição de arquivos XML se baseiam em coletá-los a partir da Sefaz e armazená-los em seus próprios bancos de dados. Assim, caso seja preciso, o setor fiscal pode baixá-los do diretório central da ferramenta e buscar dados nos arquivos já validados. Porém, o setor fiscal não fica de posse do banco, e muitas vezes tem de pagar ao fornecedor da solução externa para baixar ou mesmo visualizar cada novo arquivo.
O que citamos acima ocorre mesmo quando existe a possibilidade de integrar a solução vertical contratada ao ERP central. Ou seja, de qualquer forma perde-se um pouco de autonomia na gestão de XMLs.
No sentido de busca, essas ferramentas de aquisição e armazenamento de arquivos das notas fiscais são muito úteis. Por outro lado, deixam a desejar quando as informações contidas neles são necessárias em ações como escrituração e revisão dos dados e vinculação dos documentos aos pedidos de compra.
Busca manual
Buscar manualmente é ir ao Portal da NF-e, digitar a chave de acesso no campo de pesquisa dos arquivos e baixar o XML da Sefaz.
Além de ser uma prática que não auxilia o fiscal e outros setores na utilização dos documentos gerados pelos arquivos e nem de seus dados, é muito mais demorada para adquirir os XMLs necessários, que posteriormente ainda precisam ser colocados manualmente em um diretório.
A importação manual também deixa margens para esquecimentos e confusões, principalmente se a empresa recebe muitos documentos diariamente, algo normal para indústrias. E a situação fica ainda mais difícil se esse tipo de busca for feito somente após o recebimento da nota física na portaria da empresa, quando a carga já foi movimentada e um parecer negativo do fiscal pode fazer com que a entrega seja devolvida ou suspensa, gerando transtornos para todos os envolvidos.
Outra forma de busca manual, que é a pior delas para a gestão de XML, é a procura dentro dos e-mails recebidos dos fornecedores nos quais constam as notas em XML e PDF.
Para a busca em si, os problemas são os mesmos do download manual com chave de acesso, com o agravante de que mensagens podem não ser recebidas e ignoradas acidentalmente em meio a tantos e-mails. Existe também o risco de diferentes endereços receberem os arquivos, por conta de fornecedores terem sido atendidos anteriormente por profissionais distintos, o que é comum.
Quanto à importação de XML, torna-se dificultada. Acaba demandando tarefas totalmente manuais, como lançamento digitado na escrituração fiscal, ou importação manual do diretório escolhido para o ERP. Depois, é preciso conferir se a inserção dos dados no sistema de gestão foi feita corretamente, conferindo as informações uma a uma.
A importância da gestão de XML para a guarda de arquivos
Você sabe que, por lei, os arquivos devem ser guardados por cinco anos a partir da data de emissão de cada documento. Por isso, ter controle sobre a chegada, a validade e os diretórios dos arquivos é fundamental para manter o compliance e simultaneamente evitar o recebimento de multas.
Nesse cenário, buscar os arquivos em e-mails ou somente após as chegadas das cargas torna-se algo perigoso pela possibilidade iminente de algum arquivo ser esquecido ou armazenado sendo inválido, enquanto outro válido é ignorado.
Já se a busca ocorrer por meio de uma solução vertical de busca de XML, o risco de esquecimento é eliminado. Porém, no momento de uma fiscalização pode ser difícil e/ou caro juntar todos os XMLs do último período para apresentação aos fiscais.
Agora que você sabe qual é a melhor maneira de buscar os arquivos e fazer a importação dos XMLs, conheça o XTS, que automatiza todo o processo e o deixa mais inteligente, como mostramos no primeiro formato apresentado neste texto.
