Provavelmente você já entende a importância de a empresa estar sempre em dia com os órgãos de fiscalização. Ainda assim, talvez você possa aplicar novas boas práticas de compliance fiscal na organização, pois mesmo profissionais que entendem do assunto às vezes acabam deixando pontas soltas no ambiente e em meio aos processos dele.
Para ajudar você com isso, trouxemos neste conteúdo 7 práticas que vão ajudar seu setor fiscal a andar lado a lado com a conformidade junto à legislação e ao Fisco. Acompanhe-nos.
1. Mapear riscos em processos e sistemas
Enquanto processos produtivos geram informações importantes para o setor fiscal, os sistemas utilizados pela área espelham esses dados e os movimentam. E esse fluxo não pode acabar oferecendo riscos ao compliance por problemas como gargalos na movimentação, erros de parametrização, falha na comunicação e outros possíveis.
Então, tanto os procedimentos industriais quanto fiscais e de backoffice devem ser revisados para que qualquer ponto que exponha a empresa ao risco seja corrigido ou extinto. Por exemplo, alguns desses pontos críticos podem ser:
- a geração de dados para o Bloco K pelo setor produtivo;
- a forma como as informações acima são repassadas ao fiscal;
- integração entre ERP e um sistema fiscal externo para importações e exportações;
- importação de informações para os programaas geradores de obrigações acessórias.
2. Criar uma agenda tributária interna
Legalmente existem três agendas tributárias — municipal, estadual e federal — às quais uma organização precisa estar atenta. E cuidar de todas elas separadamente e sem filtros é mais difícil, o que facilita a ocorrência de enganos.
Por isso, o ideal é que as três agendas sejam filtradas e somente as datas e obrigações relacionadas à empresa sejam anotadas em uma agenda interna própria, que pode ser imputada no ERP ou em outro sistema para um controle automatizado e até com notificações antecipadas e pontuais.
Junto ao calendário de obrigações também é importante incluir os vencimentos das Certidões Negativas de Débitos (CNDs) para que as renovações nunca sejam esquecidos, já que são os documentos que atestam a conformidade do negócio perante a lei nas diferentes esferas.
3. Promover a educação continuada
Como sabemos, a legislação frequentemente é alterada ou revista, com mudanças de regras, novas obrigações, exclusão de etapas e unificação de procedimentos. Logo, a equipe deve estar sempre atualizada para conseguir manter em dia as melhores práticas de compliance fiscal, o que demanda conhecimento legal e antecipação a possibilidades de mudanças internas.
Esse investimento em treinamentos e cursos internos ou externos evita que se tenha prejuízos com multas e obrigações, além de garantir que o ambiente do setor fiscal seja de máxima eficiência.
4. Fazer o saneamento de cadastros
Sanear cadastros inclui ações como alinhar os dados a modificações de clientes e fornecedores e excluir informações não mais utilizadas ou colocá-las em arquivo específico de standby — o que evita que o negócio cometa erros ao receber ou emitir notas fiscais.
Por exemplo, um cadastro errado pode fazer com que a empresa tome créditos fiscais de ICMS de um fornecedor cujas operações não sejam mais passíveis de geração de créditos. Então, está configurado um erro fiscal por conta de um cadastro desatualizado que promoveu o aceite de um documentos fiscal com erros.
Isso tem de ser feito no mínimo uma vez ao ano, já que a troca de regime tributário apenas pode ser feita anuelmente. Porém, se possível, é ainda mais seguro sanear os cadastros semestralmente. Dependendo do volume de cadastros, pode ser muito difícil fazer isso manualmente consultando cada cliente ou fornecedor no software de gestão, mas existem ferramentas que automatizam essa tarefa e a deixam muito mais rápida.
5. Elaborar um código de ética
Um código de ética interno pode definir que ações corretas serão tomadas pelos profissionais em situações mais difíceis, de dúvidas, de pressão ou que apresentem possibilidades alternativas mais fáceis. É um tipo de documento que apara as margens existentes para decisões não recomendadas, mantendo as boas práticas de compliance fiscal da empresa.
Hipoteticamente, um dos itens do código pode pregar que a natureza da organização, em caso de erros relacionados às obrigações fiscais, é a denúncia espontânea com reconhecimento de erros e busca junto ao Fisco do menor prejuízo decorrente das ações. Sendo assim, os profissionais estarão mais confortáveis, amparados pelos princípios da própria empresa, para fazerem isso ao invés de tentarem maquiar dados ou tomarem demais atitudes erradas para esconder os fatos.
6. Assegurar a independência de auditorias
Sejam elas realizadas por um departamento de compliance da própria empresa ou por uma equipe externa contratada, as auditorias sempre têm de ocorrer de maneira independente.
Os auditores devem ter acesso a todos os dados e sistemas e trabalharem sem a supervisão de qualquer profissional possivelmente interessado em atrapalhar os trabalhos — que por sua posição poderia ser identificado como causador de problemas de conformidade, seja involuntariamente ou por corrupção deliberada. Além disso, os auditores precisam ter acesso a membros da alta administração para reportarem resultados, aconselharem mudanças e fazerem qualquer tipo de comunicação necessária ao compliance da empresa.
7. Automatizar processos em microfunções
Essa não é uma novidade para sua empresa, até porque provavelmente ela utiliza um ERP e outros softwares que automatizam a maior parte das rotinas diárias. Porém, ainda precisamos chamar atenção à automação porque fora do cenário geral ao qual o sistema de gestão se encaixa a indústria pode apresentar possibilidades de qualificar pequenos procedimentos manuais.
Por exemplo, o lançamento de notas fiscais pode já ser automatizado, mas não o reconhecimento delas de forma independente aos fornecedores. Nesse caso, uma solução específica adicionada ao ERP pode dar ao sistema a capacidade de melhorar os processos de download, importação e gestão dos arquivos XML, inclusive com integração a pedidos de compra, parametrização por filiais e reconhecimento inteligente de CFOPs.
Por um lado, com o tópico acabamos focando um pouco em produtividade e eficiência, mas esse tipo de automação não deixa de ser positivo à conformidade dos dados fiscais pela ajuda que dá na manutenção da exatidão de registros.
E na sua empresa, como andam as boas práticas de compliance fiscal? Tem alguma para compartilhar conosco ou aplicará as que citamos em seu ambiente a partir de então? Deixe seu comentário conosco abaixo.
