A implementação do Bloco K na Escrituração Fiscal Digital (EFD) tornou a obrigação que já era complexa um pouco mais complicada ainda. Porém, com o tempo, as médias e grandes indústrias acabaram se adequando às novas solicitações do Fisco e as complicações foram reduzindo.
Mesmo assim, existem questões do bloco que até hoje geram dúvidas para os profissionais que precisam lidar com a obrigação. Isso ocorre porque alguns campos exigem informações muito específicas e por conta de situações excepcionais, para as quais os preenchimentos são diferentes da escrituração padrão.
Então, veja 9 cuidados que devem ser tomados com o Bloco K da EFD em determinadas operações.
1. Escrituração de filiais
Assim como a matriz da empresa, cada uma de suas filiais deve ter a própria EFD e as próprias informações no seu Bloco K. Para a obrigação, os CNPJs, considerados estabelecimentos diferentes, são tratados como empresas separadas.
Em alguns estados ou em situações específicas pode ser permitida a centralização dos CNPJs da mesma organização em torno de uma escrituração, mas via de regra é preciso fazer a individualização dos estabelecimentos.
Por isso, quando houver transferência de produtos acabados e semiacabados ou de insumos entre filiais, ou matriz e filiais, cada escrituração deverá informar o que for de sua responsabilidade. Na prática, funciona como se os CNPJs não fizessem parte da mesma organização.
O estabelecimento que der a saída da carga, conforme a operação registrada no documento fiscal da ocasião, terá de escriturar a ocorrência da mesma forma no Bloco K da sua EFD. E o estabelecimento que registrar a entrada dos itens, de acordo com a operação fiscal de entrada, também ficará obrigado a fazer os devidos registros.
2. Alinhamento entre os blocos H e K
O Bloco H é o livro de inventário físico da indústria, devendo conter nos dados escriturados os valores, as quantidades e os códigos de todos os itens em estoque. E como essas informações referem-se a itens também de interesse do Bloco K, como insumos, produtos e subprodutos, o H deve estar alinhado ao K — o livro de controle da produção.
Por exemplo, se na última entrega da EFD existiam 10.000 unidades de determinado material para produção em estoque e durante o mês foram utilizadas 2.000 unidades, com a informação preenchida no Bloco K, o livro do inventário tem de ser entregue com a contagem de 8.000 unidades do material em estoque.
Em suma, os blocos não duplicam informações, mas as movimentações escrituradas em ambos possuem relação por estarem relacionadas a quesitos em comum: estoque e contagem de itens. Portanto, quando os dados dos blocos forem cruzados a conta obrigatoriamente tem de fechar. Do contrário, significa que ocorrências não foram computadas, como perdas, descartes, vendas ou aplicações em processos produtivos.
3. Escrituração de itens isentos de IPI e ICMS
Há insumos, produtos e outros itens que são isentos, mas que nem por isso deixam de obrigatoriamente fazerem parte da escrituração fiscal. A informação de que eles não movimentam tributos fica por conta do Bloco E, voltado à apuração de do IPI e do ICMS.
Quanto ao K, por se tratar apenas do controle de produção, exige que as movimentações de insumos e produtos isentos sejam informadas na EFD da mesma forma que ocorre com itens tributados. Isso acontece porque, na produção em si, esses itens não têm tratamento diferenciado em comparação com aqueles que geram impostos e créditos fiscais na movimentação.
4. Alinhamento entre as áreas fiscal, de logística e de produção
Os três setores, apesar de terem rotinas muito diferentes, precisam igualmente se preocuparem em atender à obrigação corretamente. A única diferença entre eles é que um fica com a parte da burocracia, enquanto os outros movimentam itens e processos produtivos. Portanto, os profissionais das diferentes áreas precisam ter alinhamento para entregarem a correta informação ao Fisco sobre cada processo da empresa.
Por exemplo, mesmo que a gestão do estoque continue sendo responsabilidade da logística, seus fluxos de entrada e saída e os registros podem ter a participação de encarregados da produção, já que seus processos impactam diretamente nos saldos do inventário. Ao mesmo tempo, no sistema de gestão da organização essa movimentação pode ser integrada à contabilidade e à escrita fiscal para esses departamentos acompanharem os dados e suas modificações.
5. Gestão de processos produtivos
Existem informações exigidas pelo bloco que são extraídas exclusivamente dos processos produtivos, como as fichas técnicas de cada produto, as ordens de produção, a lista padrão de insumos e os resultados das etapas em relação aos subprodutos. Logo, a gestão de processos do departamento deve definir procedimentos próprios para que se tenha o cuidado legal necessário com essas informações.
Uma dessas definições pode ser, por exemplo, a de como e quando as ordens de produção serão emitidas, informadas aos demais profissionais e repassadas ao setor fiscal. E uma boa solução poderia ser a integração informatizada entre as áreas, ilustrando novamente a importância do alinhamento entre os departamentos, para que cada nova ordem emitida fosse imediatamente atribuída à escrituração fiscal.
6. Escrituração de processos parcialmente internos ou externos
Além da produção totalmente interna, os processos podem ocorrer de outras duas maneiras: de forma parcialmente externa e interna e de forma totalmente externa.
No primeiro caso é preciso escriturar os seguintes dados para a parte externa da produção:
- a ordem de produção da encomenda;
- a própria encomenda da produção, conforme a nota fiscal da remessa dos itens;
- a ficha técnica dos produtos envolvidos na operação;
- os insumo disponibilizados à terceirizada, além das informações consequentes, como a diminuição de matéria-prima em estoque.
Depois, para a parte interna é necessário uma outra ordem de produção, pois é mais um processo produtivo — com dados sobre os itens movimentados em seus procedimentos e resultantes deles, como os subprodutos.
Já para o segundo caso, da produção 100% encomendada a um terceiro, apenas as primeiras informações listadas seriam obrigatórias. Porém, o retorno dos produtos acabados exigiria a escrituração adequada e registros de mudanças, como de itens prontos para a venda em estoque.
Ou seja, a encomenda de manufatura não pode ser tratada com uma tomada de serviços, no qual o tomador faz a contratação e apenas tem a obrigação fiscal de receber a nota e lançá-la na escrituração fiscal e na contabilidade.
7. Escrituração de manufatura encomendada por terceiros
A manufatura encomendada por outra empresa, que pode ser uma transferência de parte da fabricação de um lote entre filiais, configura um processo produtivo interno. Assim, deve ser escriturado da mesma forma que os demais processos, com o registro dos mesmos tipos de informações.
A única diferença entre a produção feita para o próprio estabelecimento e para outro é como será dada a saída dos produtos acabados, as operações fiscais — o que é relativo ao Bloco C.
8. Fatores de conversão
A menos que um insumo seja utilizado e processado exatamente da mesma maneira como é comprado, um fator de conversão deve ser ajustado para ele. E se isso não for feito certamente as EFDs terão inconsistências de dados.
Logo, se a matéria-prima é adquirida em itens grandes e inteiros, e comprada por metro, mas precisa ser dividida em partes pequenas que serão conisderadas unidades de peças na produção para manufatura dos produtos, um fator de conversão tem de existir. Nesse caso, o fator deveria responder quantas unidades cada peça inteira de determinado tamanho gera.
Essa necessidade de conversão existe para que o Fisco, ao receber os dados organizados nas escriturações, consiga acompanhar exatamente as movimentações, os procedimentos e os números gerados pelas empresas, evitando que etapas sejam ocultadas ou omitidas para obtenção de vantagens indevidas.
Então, se a sua empresa comprar algo de 10 metros e registrar que usou 350 peças na produção, sem um fator para converter e conciliar as medidas, provavelmente será multada pela inconsistência desse registro.
9. Transferências entre unidades produtivas e armazéns
A movimentação de lotes de produtos acabados entre unidades produtivas e armazéns não significa saída de estoque e muito menos industrialização. Logo, não há processo produtivo associado à operação ou mudanças de números em estoque ou inventário.
Por esses motivos, tanto o Bloco K quanto o Bloco H não devem receber as informações dessas transferências, preenchimento equivocado que seria informação inconsistente. Essas remessas, e os retornos, apenas têm de ser informados nas notas fiscais, abrangidas pelo Bloco C, layout no qual ficam claras as ocorrências envolvendo unidades de produção e armazéns.
A EFD com o Bloco K é uma das obrigações mais impactantes para as indústrias por exigir diversos cuidados e até mesmo reformulação de procedimentos para o seu atendimento. E por mais burocrático que pareça, é algo necessário para que o risco fiscal associado à escrituração seja reduzido.
E como o risco fiscal ao qual uma indústria está exposta não tem relação apenas com a EFD, outras ações precisam de atenção para o risco ser reduzido ao máximo. Então, veja outras quatro formas de reduzir o risco fiscal em sua organização.
