Frequentemente, gestores dos mais diversos setores de indústrias médias e grandes procuram qualificar suas áreas. Em algumas vezes, isso é possível por meio de novas ferramentas, como o XTS para gestão e importação de XMLs no ERP Totvs/Datasul. Porém, conquistar investimento para o setor fiscal nem sempre é fácil, até porque às vezes o departamento é visto como centro de custo necessário para cumprimento de obrigações legais.
Nesses casos, o gestor fiscal deve saber exatamente como o investimento que busca pode ajudar a empresa, e não só em relação ao seu próprio setor, o que aumentam as chances da conquista. Para isso, além de apresentar aos seus superiores diversos benefícios de uma contratação para diferentes pontos da organização, pode contar com o apoio de outros gestores setoriais demonstrando a eles como suas áreas também podem obter vantagens.
Então, preparamos este texto com argumentos para ajudá-lo na tarefa e tornar mais fácil a contratação da solução que vai facilitar e agilizar seus procedimentos fiscais.
Redução do investimento em treinamentos
Treinamento para os profissionais da empresa obviamente é importante e necessário. Porém, quando ele pode ser eliminado ou agilizado, sem que a qualidade do trabalho diminua, a empresa ganha economizando tempo e dinheiro.
Como o XTS tem uma interface amigável, intuitiva e de simples operação, torna fácil aos usuários, mesmo que sejam profissionais novos na equipe fiscal, utilizarem a ferramenta e não cometerem erros ao importar e gerenciar os arquivos XML.
Consequentemente, alguns lançamentos de despesas com treinamento podem ser reduzidos nos relatórios do gestor financeiro e do planejamento orçamentário da organização. Quanto aos salários de profissionais recém contratados, continuam custando o mesmo para o negócio, mas se justificam em menor tempo porque mais rapidamente começam a efetivamente desempenharem suas funções dento do Datasul.
Redução de problemas para a área de TI
Soluções específicas ou externas que não são totalmente integradas ao sistema central de gestão ou não aderem 100% a ele podem demonstrar incompatibilidade com o mesmo em alguns pontos no momento da implementação. Já depois de a implantação ser concluída os problemas podem aparecer na movimentação de dados, em atualizações de sistemas ou mesmo em situações particulares nas quais as ferramentas acabam se conflitando por conta de suas configurações ou linguagens de programação diferentes.
Em relação a isso, a boa notícia que o XTS dá a gestores de TI é que a solução é 100% aderente ao ERP Totvs/Datasul e se integra a ele com perfeição. Logo, a sua implementação automatiza e agiliza procedimentos fiscais sem mais gerar pequenas demandas frequentes ou grande problemas pontuais para esse profissional e sua equipe.
Mais exatidão para as respostas geradas por Business Intelligence (BI)
Contratar módulos e ferramentas de BI para uma média ou grande empresa é um processo complexo, demorado e que exige grande investimento em infraestrutura e tecnologia. Portanto, se os membros da diretoria tomaram essa decisão anteriormente e a solução foi implementada na sua empresa, significa que eles esperam retorno sobre o investimento em TI e softwares — e acreditam, com razão, que a coleta e a análise de dados podem ajudar a organização a qualificar seus processos, ser mais competitiva e crescer.
Como BI diz respeito a toda informação possível extraída da empresa, inclusive de fontes externas, o departamento fiscal e os dados que ele movimenta também são fundamentais para as respostas que a solução gera. Sendo assim, as informações das notas fiscais que o negócio recebe precisam o mais rapidamente possível estarem dentro do ERP, sempre exatas e validadas, objetivos que a ferramenta de gestão e importação de XMLs ajuda a alcançar.
Aliás, a área fiscal, em relação à sua influência nos dados coletados por Business Intelligence, garante acuracidade, validação e fornecimento da informação em tempo real por um investimento que corresponde a uma fração do que é necessário para a implantação do BI.
Maior facilidade para a logística resolver problemas com documentos fiscais
Pelo fato de o XTS atuar na importação e na gestão dos XMLs de CT-es, não é um investimento apenas para o setor fiscal quando pensamos em sua aplicação diária, mas também para o de logística.
Certamente, o gestor logístico da empresa prefere ter melhor controle sobre os XMLs que referem-se a seu setor, e agilidade na importação, sem que ele e seus assistentes tenham de sair do Datasul, onde concentram suas tarefas, para isso. E provavelmente prefere contar essa praticidade e essa agilidade para validar CT-es antes de aceitá-los ou emitir uma manifestação sobre o documento pelo evento Prestação de Serviço em Desacordo.
Inclusive, após as possíveis manifestações, e logo após serem feitas, os profissionais do departamento logístico conseguem muito facilmente identificarem em quais CT-es houve desacordo pela marcação do campo de situação do manifesto.
Prevenção contra o desperdício de créditos fiscais
Como você sabe, a organização pode receber créditos fiscais de ICMS também em aquisição de serviços de transportes, desde que esses documentos não sejam lançados apenas na contabilidade, como despesas, mas sim na escrita fiscal — sendo apenas importados depois para a escrituração contábil junto às demais informações fiscais.
O problema é que algumas vezes os CT-es podem não chegar à empresa pelo setor fiscal ou de alguma forma acabarem indo para a contabilidade e sendo tratados com simples custos, o que impede a utilização dos créditos e significa desperdício de dedução de ICMS. Por exemplo, um dos motivos pelos quais isso ocorre é que fretes não fazem parte da cadeia de processos diretamente ligados às atividades fim da empresa, como é a compra de insumos.
Para evitar isso, o XTS pode centralizar o recebimento de todos os CT-es no departamento fiscal com parametrizações e regras de operações, além do compartilhamento com o setor logístico. Assim, se garante que as aquisições dos serviços de frete não deixem de virar lançamentos fiscais e uma fonte de créditos de ICMS não sofra perdas.
O ganho da eliminação desse desperdício pode apresentar boa otimização de resultados posteriormente nas demonstrações contábeis e nos relatórios comparativos do gestor financeiro.
Agora que você tem argumentos abrangentes para conquistar um investimento para o setor fiscal, conte com ajuda de outros gestores que também poderão se beneficiar da implementação do XTS e apresente as possibilidades de melhorias e retorno aos seus superiores. E não deixe de entrar em contato conosco para solicitar uma demonstração da ferramenta ou uma proposta.
