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Gestão fiscal estratégica: o que é e como aplicar o conceito

gestão fiscal estratégica

O departamento fiscal tradicionalmente sempre funcionou — e ainda funciona em algumas empresas — como setor de consequência. Diante desse cenário, a gestão baseava-se apenas em coordenar as tarefas, alocar funcionários e atribuições, acompanhar mudanças nas leis e encontrar vantagens para a organização de acordo somente com o planejamento tributário.

Mas agora tudo pode ser diferente, e melhor, com a gestão fiscal estratégica. Pelo conceito, além de  realizar tarefas, interpretar e organizar informações geradas por outras áreas da empresa e cumprir obrigações, o departamento passa a ser importante para os resultados empresariais e torna-se relevante para a estratégia global.

Entenda melhor o que separa na prática os modelos de gerenciamento e como aplicar a gestão estratégica na prática.

Como a gestão fiscal estratégica se diferencia da gestão comum

No modelo estratégico, atuando com inteligência fiscal, o setor passa a ser ativo, adiantar-se em relação fatores diversos e se comunicar com outros setores não apenas para atender ao que eles necessitam em termos legais e fiscais para operarem. Outra diferença é que os profissionais da área deixam de lidar apenas com dados que chegam a eles e que dizem respeito a obrigações, mas também com informações variadas, importantes legalmente no futuro, que vão buscar para adiantarem-se a ocorrências.

Em suma, a grande mudança perceptível está no posicionamento do departamento dentro da organização e na sua importância, que cresce com uma atuação mais tática e impactante para o todo. Mas isso depende de mudanças operacionais do setor para aplicação e manutenção do conceito, o que mostraremos adiante como fazer.

Como aplicar a gestão fiscal estratégica

Alinhar a integração entre setores

O primeiro passo para o setor fiscal ter mais impacto global é alinhando-o aos demais departamentos para poder atuar junto a eles e melhorar seus resultados.

O gestor fiscal deve reunir-se com os demais gestores para que alinhem a comunicação e mapeiem processos e dados. No mapeamento, devem observar os pontos de ligação existentes entre elas e o fiscal em suas operações e informações movimentadas. Então, precisam estabelecer uma forma de comunicação para troca de números e percepções e tomada de decisões com base mais ampla, inclusive fiscal.

Por exemplo, antes de tomar uma decisão de aquisição o setor de compras pode avaliar o impacto fiscal e tributário da operação em conjunto com o departamento fiscal. Assim, observa-se melhor possíveis consequências como geração ou não de créditos de ICMS e pagamento de diferença de alíquota de entre estados. Por fim, a área de compras pode em várias oportunidades realizar operações menos complexas, economizar custos e obter vantagens tributárias.

Já para o setor logístico existe a escolha de receber as entregas pelas modalidades CIF, quando o fornecedor responsabiliza-se totalmente pelo frete, e FOB, quando a responsabilidade é da organização compradora. Obviamente, o gestor da área leva em conta diversos critérios, como agilidade e burocracia envolvida, para tomar a decisão, mas pode adicionar como critério o ICMS.

Na modalidade CIF, recebendo um Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) do prestador de serviço de frete, a empresa pode fazer o lançamento do documento na escrita fiscal, e não na contabilidade, para tê-lo com entrada tributável e fazê-la gerar créditos de ICMS. Logo, é algo que as áreas fiscal e de logística devem projetar. E, se definido que isso será feito, o documento deve ser compartilhado pela logística com o fiscal, pois não deve ir diretamente para a escrituração contábil como simples despesa.

Aprofundar-se nas operações de outros departamentos

Para que a gestão fiscal estratégica possa ser ativa das formas que exemplificamos acima, e de outras maneiras, o gerente da área e seus assistentes precisam entender bem como são os fluxos de trabalho dos demais setores e conhecer alguns de seus detalhes.

Por exemplo, a produção tem grande impacto fiscal por conta do Bloco K do Sped Fiscal. Portanto, os profissionais do fiscal precisam conhecer os pontos de maior impacto dela nas obrigações legais. Isso porque erros não podem ser cometidos em preenchimentos do bloco que são muito ligados à produção em si, como:

  • fichas técnicas de produtos acabados;
  • ordens de produção das diferentes etapas;
  • produção terceirizada;
  • geração de resíduos e subprodutos.

Definir indicadores de sucesso

Os indicadores de performance podem tanto ser compartilhados com outros setores quanto dizerem respeito apenas ao fiscal, o que depende do que cada indicador mede.

No geral, eles devem ser úteis para medir a eficiência da gestão e demonstrarem os resultados que seu modelo estratégico gera à empresa como um tudo por meio de outros departamentos aos quais está integrado. E apenas os mais importantes, sem métricas de vaidade, devem ser estabelecidos e acompanhados.

Por exemplo, para a área fiscal especificamente podemos ter o indicador de tempo necessário para cumprimento de obrigações acessórias, enquanto ela pode compartilhar com o setor de compras o indicador de redução de custos tributários via compras, seja pela redução de tributos associados ou pela aquisição maior de créditos.

Documentar a estratégia

Após os passos anteriores, e a definição de integração, troca de dados, comunicação e de outros critérios e ações, tudo precisa ser documentado para que nada seja esquecido e os envolvidos sigam as diretrizes e os fluxos de trabalho do fiscal individualmente e junto a outras áreas.

A documentação pode servir como um planejamento estratégico fiscal, alinhado ao global, no qual ficam claros indicadores de sucesso, ações, profissionais envolvidos, pontos de ligação entre departamentos, pontos críticos, riscos e demais aspectos. E ela também registra os indicadores que vão permitir a visualização dos resultados.

Automatizar tarefas e integrações

Como sempre, a automação é aliada de uma abordagem mais ampla e robusta de gerência e operações de um departamento. No caso do fiscal, pode ser interessante automatizar a troca de dados entre o gerente de produção e o setor fiscal para o Bloco K, de maneira que os cuidados sejam tomados — como parametrizações — para o correto cumprimento da obrigação.

Outra possibilidade é adotar uma solução específica para importação e gestão de XML no ERP sem a necessidade de uso de uma ferramenta externa, que exigirá um controle e um centro de dados a mais. Isso agiliza algumas tarefas e tira carga de atividades de profissionais, que poderão se voltar mais a movimentos estratégicos, como alguns que exemplificamos, e menos a trabalhos operacionais, manuais e demorados.

Entre os vários benefícios da gestão fiscal estratégica — aumento de eficiência, redução de custos, ganho de vantagens tributárias — temos a redução do risco fiscal, uma das maiores preocupações de gestores da área. Por ser tão importante, desenvolvemos um material apenas para abordar o assunto e ajudá-lo nessa missão levando em conta fatores que vão além da gestão da área fiscal e dela própria: saiba como reduzir o risco fiscal em médias e grandes indústrias com cinco ações.

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