A implantação da NF-e 4.0 na indústria e no comércio foi uma iniciativa dos órgãos de fiscalização para dar mais segurança ao uso dos documentos e também aumentar a abrangência das informações escrituradas neles. O novo layout tem espaço para dados que antes eram preenchidos manual e diretamente nas observações, ou sequer eram preenchidos.
Por isso, as mudanças no modelo da NF-e impactam diretamente no preenchimento dos documentos fiscais e na transmissão deles. E como era de se esperar, as empresas do ramo industrial precisam estar muito atentas a essas novidades.
Veja agora os novos campos da nota eletrônica e como devem ser preenchidos. Saiba também porque os seus documentos podem ser rejeitados na hora da transmiti-los para obter a autorização de uso.
Cuidados com campos e grupos novos do layout
Grupo de rastreabilidade
Esse novo grupo de informações tem como finalidade coletar dados de produtos específicos, cuja produção é controlada, como medicamentos, bebidas e alimentos — mercadorias para as quais existem regulamentações de órgãos sanitários.
A produção desses itens exige que seus lotes e suas datas de fabricação e validade sejam informados na nota fiscal quando a saída deles é dada, seja em venda, remessa ou outro em tipo de operação. Para isso, o emissor do documento tem de assinalar que o lote faz parte de uma categoria rastreável, o que dá acesso ao grupo para o preenchimento.
Valores para o Fundo de Combate à Pobreza (FCP)
A partir da iniciação da NF-e 4.0 na indústria se tornou obrigatório preencher a contribuição, no novo espaço do layout do documento fiscal, para operações com substituição tributária (ST) de ICMS.
Para esse fim foi criado um campo específico dentro do grupo destinado às informações do ICMS. Logo, quando os campos de base de cálculo e valor da ST são utilizados, o campo de valor destinado ao FCP também deve ser preenchido na geração da nota eletrônica. Depois disso, uma observação é criada com essa informação na área de dados complementares do documento.
Tipos de frete
Duas modalidades foram adicionadas às opções de frete da NF-e, cujos códigos são 3 e 4.
A modalidade de código 3 alega que a forma de transporte da mercadoria é com veículo próprio e feita por conta do remetente. Já a modalidade número 4 afirma que o frete também é feito com um veículo próprio, mas por conta do destinatário dos produtos.
No mais, as outras modalidades já existentes foram mantidas, assim como os seus códigos.
Códigos de produtos regulados pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa)
Empresas que produzem itens na área farmacêutica estão obrigados a preencherem, além dos dados de rastreabilidade, o código da Anvisa para cada uma das mercadorias escrituradas em suas notas fiscais.
Cuidados com códigos de rejeição
Mais de 10 códigos de rejeição foram criados para a NF-e 4.0. Agora, explicaremos oito deles e o que significam para as indústrias.
Código 860
Esse código significa que há erro no cálculo da contribuição para o FCP. E como nas indústrias muitas das operações geram substituição tributária de ICMS, pode ser um código visto com frequência se não houver cuidado no cálculo desse valor.
Código 874
Diferentemente do anterior, este código aparece quando o percentual informado para a contribuição ao FCP está errado, mesmo que o valor preenchido esteja correto.
Na prática, o sistema tem de validar que o percentual está correto e que sua aplicação sobre a base de cálculo descrita gera o valor de contribuição preenchido.
Código 873
A nota fiscal é rejeitada com esse código no momento da transmissão se os produtos forem medicamentos e os dados de fabricação não forem preenchidos no grupo de rastreabilidade.
Pode ocorrer ainda de as informações não serem preenchidas e mesmo assim o documento ser autorizado, mas para isso também é necessário que outro erro tenha sido cometido: não marcação das mercadorias como rastreáveis. Caso isso ocorra é preciso cancelar a NF-e e emitir uma nova, corrigida, o mais rápido possível.
Código 870
Após o preenchimento do grupo de rastreabilidade, o código 870 pode aparecer na transmissão da nota. Isso significa que a data de validade dos produtos rastreáveis é anterior à de fabricação, o que pode acontecer por erro de digitação de uma das informações.
Códigos 859, 861, 862 e 863
A contribuição ao FCP e o valor do IPI do documento fazem parte do valor total da nota. Assim, se o somatório dos campos não condisser com o valor total, um desses códigos rejeitará a transmissão da nota fiscal, dependendo do valor preenchido equivocadamente.
Cuidados com protocolo de segurança
Uma das grandes mudanças do novo layout é o aumento da segurança nas transmissões dos documentos à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para os layouts anteriores utilizava-se o protocolo de segurança SSL, que protege os dados enviados e recebidos e garante a privacidade das duas partes em relação a eles.
Já para a transmissão do layout 4.0 é utilizado o protocolo TLS 1.2 ou superior, que em resumo é um protocolo de segurança com a mesma finalidade do anterior, porém mais poderoso e, por isso, mais seguro.
Por conta disso, qualquer falha no protocolo de segurança do sistema utilizado para a emissão, ou mesmo a falta dele por algum motivo, impossibilita que documentos sejam autorizados para uso após seus preenchimentos.
Cuidados relacionados ao Bloco K
Por exemplo, indústrias que produzem mercadorias rastreáveis precisam adicionar à gestão de estoque um controle especifico sobre datas e números de lotes, pois precisam colocá-los nos documentos de saída dos produtos. Posteriormente, o Bloco K do Sped também é alimentado com essas informações.
Então, pode ser necessário adicionar cuidados relacionados ao bloco por conta das mudanças do layout da NF-e. Isso inclui ainda rever o processo produtivo no que diz respeito ao controle de dados e a forma como eles são entregues ao setor fiscal.
E para não correr nenhum risco na entrega do Sped, veja outros 9 cuidados necessários ao preenchimento do Bloco K e que não dizem respeito ao uso da NF-e 4.0 na indústria.
