Cada vez mais empresas investem em tecnologia para o setor fiscal, enquanto tantas outras ainda contam com muitos processos manuais dentro de um ambiente tão importante, que lida com muitos números e que está propenso a erros. O que há em comum entre os dois casos é que tanto organizações que investem muito quanto as que investem pouco nem sempre obtêm o máximo de retorno de suas ferramentas.
Seja no geral ou para procedimentos específicos, a aplicação de tecnologia tende a trazer muitos benefícios para o departamento, que se estendem a todo o negócio, já que a área é parte dele e pode entregar maior relevância gerencial para a diretoria.
Neste texto, vamos abordar seis benefícios possíveis com o investimento em tecnologia e como eles surgem.
1. Redução de procedimentos e etapas de processos
A tecnologia aplicada ao fiscal pode tornar a conclusão de tarefas dependente de menos trabalho por excluir etapas, eliminar ações manuais e integrar práticas.
Por exemplo, uma das responsabilidades da área na indústria é assegurar a validade jurídica de todos os documentos fiscais recebidos de fornecedores de insumos antes que as notas sejam lançadas na escrituração fiscal e em obrigações acessórias. Nesse cenário, a conferência manual e individualizada, demorada e que expõe a empresa a riscos, pode ser trocada pela conferência automatizada.
Ao implementar uma solução que baixa os documentos automaticamente a partir do banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz), elimina-se a etapa de conferência de validade, além de automatizar o recebimento dos documentos.
2. Redução do risco fiscal
Aceitar uma nota fiscal recebida com erros, ou sem validade jurídica, e incluí-la na escrituração e nas declarações, pode resultar em multa para a empresa por inconsistência em suas obrigações fiscais. Esse é um dos riscos fiscais associados aos processos e às responsabilidades do departamento.
Quanto a isso, a tecnologia para o setor fiscal pode ajudar da forma que citamos no exemplo colocado acima: garantindo que todos as notas recebidas venham diretamente do Sefaz e com validade jurídica automaticamente atestada. E existem diversas outras formas de reduzir o risco fiscal com soluções e ferramentas.
Outro exemplo que podemos dar diz respeito à auditoria automatizada do Bloco K antes da transmissão do Sped Fiscal. Uma ferramenta focada nesse objetivo pode cruzar dados variados da área fiscal, de compras e vendas e de processos produtivos, além de conferir o preenchimento dos dados ou a importação deles no layout do bloco. É mais uma aplicação que reduz o risco de multas e retrabalho por envios inconsistentes ao Fisco.
3. Aumento na qualidade e na velocidade da informação obtida
Seja para o gestor fiscal ou para auxiliar demais gestores ou a diretoria em tomadas de decisões, informação precisa é sempre importante, de preferência sendo obtida com rapidez.
Como a tecnologia auxilia em processos que movimentam e registram dados do departamento e da empresa no geral, ajudam o setor fiscal a evitar erros em escriturações, lançamentos e elaboração de relatórios com números e fatos gerais ou segmentados. E quanto mais acuracidade nos relatórios, e ausência de erros, maior é a qualidade da informação entregue, que ajudará em decisões e não induzirá profissionais a erros.
Adicionalmente, a velocidade na concessão dos dados também ajuda quem precisa deles, pois ela proporciona agilidade para as ações, que podem servir para a empresa se adiantar a cenários ruins ou aproveitar mais rapidamente boas oportunidades de mercado.
4. Aumento da produtividade da equipe
A implementação de tecnologia para o setor fiscal permite que mais trabalho seja entregue, e mais rapidamente, sem que seja necessário aumentar a equipe de profissionais da área. Isso porque ela ajuda o departamento a ser mais produtivo tanto nos processos operacionais quanto nos gerenciais.
Algumas mudanças na realidade do setor, que citamos neste texto, como redução do número de processos e mais velocidade para obtenção de dados em relatórios, são os fatores que propiciam o aumento de produtividade a partir do investimento em infraestrutura tecnológica para o fiscal.
5. Manutenção do compliance
A conformidade fiscal da empresa é assegurada quando a legislação é respeitada por conta de processos internos que garantem acerto em obrigações como:
- recepção e emissão de documentos fiscais;
- retenção de impostos;
- identificação de créditos fiscais;
- apuração de tributos;
- levantamento de informações sobre processos produtivos;
- entrega de declarações;
- elaboração de escrituração.
O intuito de investir em tecnologia é, entre outros objetivos, tornar essas tarefas propensas a menos erros e proporcionar ao fiscal integração melhor e mais precisa a outros setores e seus processos. O resultado disso, com a redução do risco fiscal, é a minimização extrema de possibilidades de erros em vários dos pontos críticos das tarefas da área, mantendo-se o compliance.
6. Mais retorno sobre investimento no setor
Um ROI maior da área fiscal é consequência dos benefícios que abordamos até aqui.
Um departamento que mantém a qualidade e a precisão com menos etapas em seus processos consegue ser mais enxuto gerando o mesmo resultado. E quanto mais enxuto é uma estrutura, menos despesas ela gera e menos tempo e profissionais consome.
Quanto ao risco fiscal, representa diretamente penalidades financeiras e retrabalho quando se concretiza, ocorrências que geram gastos adicionais e desnecessários para o fluxo de caixa da indústria, que já precisa suportar muitos custos. Ou seja, evitar possíveis despesas complementares é muito importante.
Para a obtenção de informação de alta qualidade e com agilidade, o retorno é percebido no apoio mais relevante que a área dá ao seu gestor e a demais tomadores de decisões. Nesse caso, o departamento tem participação quase direta em uma possível decisão que beneficie a empresa e seus resultados caso tenha dado apoio a ela.
E nem precisamos falar muito sobre a significância do aumento de produtividade no ROI, já que a entrega de mais tarefas sem necessário aumento de equipe quer dizer justamente que o retorno sobre o que investe nela e nas ferramentas utilizadas é satisfatório e até pode crescer.
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