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Como e por que fazer a auditoria do Sped Fiscal

Como e por que fazer a auditoria do Sped Fiscal
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Uma das obrigações de rotina mais complexas e impactantes para indústrias é a Escrituração Fiscal Digital (EFD), do IPI e do ICMS, o Sped Fiscal. Por isso, deve receber a devida atenção para evitar erros que geram retrabalho e custos adicionais em multas para o negócio.

Pelo alto nível de detalhamento e de abrangência da declaração, antes de toda entrega tem de ocorrer uma auditoria do Sped Fiscal, pois mesmo a validação do layout não assegura aos responsáveis a ausência total de inconsistências. De preferência, essa auditoria deve ser automatizada no intuito de garantir mais exatidão e rapidez ao processo, já que ele tem de ser positivo para a empresa e não atrapalhar o cumprimento da agenda tributária.

Entenda um pouco melhor como funciona esse processo, como se diferencia da validação e porque ajuda a organização além do Sped em si.

Automação da auditoria do Sped Fiscal

A melhor forma de auditar o Sped é digitalmente, utilizando uma solução desenvolvida especificamente para esse processo, analisando regras de preenchimento da EFD e a legislação de IPI e ICMS. A ferramenta também encarrega-se de cruzar a escrituração fiscal com outras obrigações, como:

  • EFD do PIS e da Cofins;
  • Escrituração Contábil Digital (ECD);
  • Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Para isso, o responsável deve importar o arquivo da sua declaração para a solução de auditoria do Sped. Depois, basta aplicar a análise automatizada da escrituração. Com a finalização do processo, o sistema gera as respostas sobre correções que devem ser feitas, caso existam, em relação à própria escrituração ou que foram identificadas no cruzamento entre informações de obrigações distintas.

Informações que devem ser auditadas

Os dados e itens abrangidos pela EFD são basicamente os seguintes:

  • notas fiscais de entrada e saída que movimentam IPI e ICMS;
  • impostos (IPI e ICMS) apurados, incluindo a pagar e tributos utilizados como créditos fiscais;
  • cadastros de produtos, clientes e fornecedores;
  • processos produtivos e detalhes como fichas técnicas, quantidades de insumos envolvidos e subprodutos;
  • estoques;
  • Controle de Crédito de ICMS (CIAP).

A organização também deve identificar-se na declaração e informações adicionais, inclusive muito específicas dependendo do foco de atuação do negócio, podem ser solicitadas.

Portanto, dezenas, ou até centenas, de dados provenientes da escrituração fiscal precisam ser auditados todos os meses para evitar inconsistências, motivo pelo qual a auditoria é tão importante. Pela mesma razão, é importante também automatizar a conferência, pois fazê-la manualmente é demorado, contraproducente, e permite que erros passem despercebidos e gerem pesadas multas e retrabalho.

Diferença entre validação e auditoria

A validação da EFD pelo Programa Validador e Assinador (PVA) tem como objetivo validar a estruturação de declaração elaborada em relação ao seu layout. Ou seja, o programa verifica se estruturalmente a escrituração exportada do módulo fiscal do ERP ou de outro software da empresa está legível para o PVA, que o transmitirá, e para o ambiente do Sped, pelo qual o Fisco o processará.

Além de validar, caso tudo esteja correto na estruturação da escrituração, o PVA também assina a EFD da empresa utilizando o seu certificado digital — e, por último, solicita a assinatura digital mais uma vez para finalmente realizar a transmissão da obrigação.

A auditoria, por outro lado, não tem caráter técnico em relação ao layout do Sped e a seus requisitos estruturais. É um processo que checa o teor fiscal e contábil da escrituração e o cruza com dados de outras obrigações. Assim, ele busca assegurar que o envio não terá nenhuma inconsistência própria ou em relação a outras declarações.

Enquanto a validação pode apontar, por exemplo, que o arquivo de escrituração exportado do ERP está com layout desatualizado, não podendo ser entregue, a análise da auditoria pode demonstrar que algum preenchimento está em desacordo com a legislação ou com informação fiscal de competência anterior.

O que os processos têm em comum é somente o fato de ambos ajudarem na constatação de erros e alertarem o responsável pelo Sped para correção antes da transmissão.

Importância da auditoria para o setor fiscal

Em primeiro momento o que vem à mente é a prevenção contra erros e multas, já que a auditoria foca em não deixar que a obrigação seja cumprida com erros nos dados. Consequentemente, em relação direta à EFD, a auditoria digitalizada ajuda a empresa também a evitar atraso na transmissão agilizando a conclusão da elaboração pelo processo automatizado de conferência de dados e conformidade legal.

Porém, esse tipo de auditoria vai além em seus benefícios deixando um legado para a empresa e para o setor fiscal. Um desses benefícios diretos é o aumento de produtividade dos profissionais do departamento, que mais rápido concluem a obrigação mensalmente.

Outro é a qualificação de processos internos. Os relatórios de auditoria, quando apontam erros, não servem apenas para eles serem corrigidos, mas também para indicar que melhorias em tarefas do fiscal devem ocorrer. Por exemplo, se o layout apresentar falta de notas fiscais de entrada, ou duplicidade de documentos, significa que o processo de importação e gestão de XMLs recebidos precisa ser melhorado ou modificado.

Já se os erros apontados se referirem a saldos de impostos a pagar e créditos fiscais, a reavaliação a ser feita diz respeito à identificação e à apuração tributária do setor levando em conta documentos de entrada e saída.

Como ocorre com outros procedimentos da área fiscal, a auditoria do Sped Fiscal demonstra como a automação de processos do departamento melhora seu fluxo de trabalho e apoio a manutenção da conformidade legal da empresa, uma das maiores preocupações do gestor fiscal diariamente. E se você quer saber como outras ações podem ser feitas nesse sentido, e de que forma avaliar se o setor precisa de investimentos em tecnologia, baixa nosso e-book focado em automação de processos para garantia do compliance fiscal.