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Logística de distribuição: como ter um fluxo organizado e eficiente

Logística de distribuição: como ter um fluxo organizado e eficiente
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Se o que toda empresa precisa para se manter no mercado e crescer é vender o máximo possível, a logística de distribuição é uma das tarefas mais importantes de qualquer indústria. Por cuidar de atender às demandas de compra dos clientes e lidar diretamente com as mercadorias, pode ajudar um negócio a ser mais competitivo ou prejudicá-lo dentro de seu mercado.

Como o que todo gestor logístico deseja é a primeira opção, cuidar do processo de distribuição deve ser algo pensado estrategicamente e para gerar valor, não somente financeiro, para a organização.

Neste post, vamos abordar as principais etapas da distribuição focando em como ter mais eficiência e controle nos processos, os gerenciando com orientação a resultados.

Previsão de demandas

A logística de distribuição começa antes de qualquer pedido de compra chegar à empresa, pois ela deve estar preparada para atender às demandas e em tempo aceitável para os clientes, com a maior agilidade possível. Logo, pode ser muito ineficiente, e até perigoso do ponto de vista competitivo deixar para produzir um lote ou verificar se há itens em estoque apenas no momento da chegada de um pedido.

Junto aos departamentos de vendas e produção, o logístico deve utilizar dados de meses anteriores, e épocas de sazonalidade quando for o caso, para ter previsões confiáveis de demandas que o negócio terá de atender. Dessa maneira, os processos produtivos são previamente organizados pelo gestor da área, enquanto o responsável pela logística fica preparado para prontamente remeter os pedidos que chegarem da área comercial.

Quando isso não é feito, um vendedor pode solicitar que a logística embarque um número determinado de itens para o cliente e não ter uma resposta rápida para finalizar seu processo junto ao comprador e faturar a venda. A equipe de distribuição teria de checar se há estoque para o pedido e se ele já não está comprometido para outras entregas, tendo de buscar junto à produção mais lotes de mercadorias para entregar.

Expedição dos produtos

Essa etapa tem grande impacto na satisfação dos clientes, pois é nela que a montagem de um pedido começa. Então, se o manuseio não é apropriado ou se há alguma falha na composição do pedido a ser entregue, acontece uma devolução e a insatisfação do cliente que recebeu o lote expedido.

É uma fase que requer cuidados como obtenção de cópia do pedido de compra feito pelo setor comercial e manutenção de ckecklist de expedição para conferência dos itens organizados para as entregas.

Quanto ao monitoramento da eficiência e da qualidade desse serviço, pode ser feito com auxílio de um indicador de pedidos perfeitos. Esse índice revela o percentual de entregas a clientes realizadas sem problemas durante os processos, incluindo os relacionados à expedição.

Gestão dos transportes

Escolha de modais, definição de tipo de frota utilizada e controle de custos de frete estão entre as atividades-chave do gerenciamento de traslados, que têm como objetivos tornar os transportes o mais rentável quanto possível para a empresa sem abrir mão de eficiência e garantindo a satisfação dos clientes.

Portanto, as análises para a tomada dessa série de decisões devem ser estratégicas e amplas, não somente operacionais e pontuais. Por exemplo, para definir um modal em determinada entrega o responsável pode prontamente pensar no mais eficiente ou comumente utilizado para o destino específico, mas ele pode exigir burocracia que o torne mais demorado e até dispendioso que outro modal mais lento, como na comparação entre o aeroviário e o rodoviário.

No uso do modal mais comum, o rodoviário, e com frota terceirizada pela contratação de transportadoras, uma prática que ajuda a otimizar os recursos com agilidade é a automação da gestão de custos de fretes, um subgerenciamento que surge nessa ocasião e deve ser feito dentro do todo da gestão dos transportes.

Tendo mais rapidez para avaliar preços de prestadores de serviços, com exatidão e histórico de pagamentos pelo fretes, fica mais fácil para o gestor fazer as contratações mais rentáveis sem deixar de observar também a qualidade das contratações.

Já com o mesmo modal, mas utilizando uma frota própria ou terceirizada sem a contratação de motoristas externos, surge o subgerenciamento de rotas, com as principais atividades sendo roteirização e monitoramento de veículos e cargas.

Para a roteirização, não basta consultar um caminho no mapa para escolher o mais curto, que tende a ser mais rápido e econômico. Questões como segurança de rotas e critérios de clientes devem ser levadas em consideração. Por exemplo, um tabelamento com preferências de recebimento dos destinatários, como horários e dias, pode ser feito para uma roteirização bem personalizada.

Quanto ao rastreamento de cargas e veículos, não tem como objetivo somente mostrar onde eles estão. O monitoramento em tempo real ajuda a evitar problemas antecipando-os e aumenta a qualidade do serviço de transporte, até porque o próprio cliente pode ser possibilitado de acompanhar o seu produto em rota para preparar a sua logística de recepção.

Definição e acompanhamento de indicadores de sucesso

Em alguns momento citamos indicadores de sucesso específicos para avaliação da eficiência e da qualidade dos processos logísticos. Isso porque são ferramentas muito úteis e importantes para analisar o que o setor faz, corrigir problemas e implantar melhorias.

Há dezenas de indicadores que o setor pode acompanhar, monitorando a eficiência de qualquer etapa ou atividade que faz parte de sua distribuição. Porém, apenas os índices mais importantes, e que ajudam a tomar decisões e planejar ações a partir de suas leituras, devem ser estabelecidos e monitorados para se ter produtividade e objetividade nas avaliações.

Por isso, criamos um e-book focado totalmente nos indicadores que o setor pode e deve utilizar na logística de distribuição, na gestão de supply chain e em demais processos e tarefas da área. Baixe nosso guia completo de indicadores para a logística industrial, conheça os principais medidores de performance e saiba quando aplicá-los.