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Uso de dados na logística: a importância e como fazer

Uso de dados na logística: a importância e como fazer

Gestores que não aproveitam informações para tomar decisões e planejar operações perdem aliados poderosos que podem agilizar e qualificar o trabalho: os dados.

O uso de dados na logística, e em todos os outros setores da indústria, é cada vez mais importante para as empresas melhorarem seus processos, controlarem despesas com exatidão, se protegerem de riscos externos e obterem vantagem competitiva.

Neste artigo vamos abordar a importância do uso de informações para gerenciar a logística industrial, como obter os dados e como eles são úteis no dia a dia.

Por que utilizar dados na logística?

Como a informação tem o poder de traduzir o que ocorre no setor logístico, os dados são essenciais para uma boa gestão. Eles servem muitas vezes como base para a tomada de decisões assertivas e com riscos minimizados.

Por exemplo, indicadores de sucesso podem ser utilizados para monitorar a eficiência dos processos e manter a qualidade do trabalho logístico. Logo, para isso, é preciso encontrar maneiras de gerar os dados a serem utilizados para as avaliações e a implantação de mudanças e melhorias, se for necessário implementar alterações.

Outra situação na qual o uso de dados na logística é imprescindível é quando o gestor precisa analisar custos, como as despesas com fretes contratados. Nesse momento, não ter em mãos a informação correta, e com rapidez, pode significar para a logística ter gastos adicionais e até prejuízo.

Em suma, a utilização de informação como apoio para a gestão logística tem o intuito de qualificar o gerenciamento de tudo o que está envolvido em sua infraestrutura, dos fatores internos até os agentes externos da supply chain. Ela torna o planejamento e as decisões mais ágeis e menos arriscados, otimizando o tempo, o orçamento e os talentos direcionados ao departamento.

Como obter os dados?

A obtenção da informação baseia-se em monitoramento, coleta e organização. O desafio é fazer tudo isso de maneira produtiva e com exatidão. E a forma adequada não é fazendo anotações manuais em tabelas.

A melhor solução é a obtenção com automação de processos, pois as ferramentas e tecnologias invariavelmente entregam relatórios com dados e insights relacionados a processos, ativos, profissionais e demais pilares da logística industrial.

Uma dessas ferramentas, o Transportation Management System (TMS) , gera informação que ajuda o gestor a controlar despesas com veículos da empresa e o tempo utilizado para rotas de coletas e entregas em modais diversos.

A alternativa à tecnologia acima, no caso, seria planilhar os muitos gastos envolvidos no processo de transporte e anotar manualmente números como o tempo gasto em rotas. Depois, tudo teria de ser organizado manualmente para só então a informação poder ser avaliada e cruzada. Nisso, muito tempo seria gasto, números poderiam ser esquecidos e o cruzamento de informação provavelmente não dispensaria a atenção necessária a todos os possíveis insights do volume de dados existente.

Para indústrias que terceirizam total ou parcialmente coletas e entregas, contratando autônomos e transportadoras, um aplicativo de gestão de custos de frete auxilia tanto no controle dos valores pagos pelos serviços quanto no tabelamento dos prestadores para escolher qual deles contatar sempre que for necessário. Isso evita que o setor tenha registros de preços defasados ou precise consultar manualmente planilhas e dezenas ou centenas de números.

Precisamos citar também que não basta pensar em automação de processos e modernização do controle de informações, pois o setor precisa do apoio e do aval da diretoria para todas essas implementações. Logo, o responsável tem de buscar os gestores da parte mais alta da hierarquia corporativa e envolvê-los, como fazendo a argumentação correta para conquistar investimento para o setor logístico.

Além das melhorias pretendidas, o chefe da área precisa demonstrar o aumento de qualidade e valor que pode entregar em cada processo e aos clientes, e, se possível, o retorno financeiro estimado em relação aos investimentos solicitados.

Como utilizar os dados na gestão logística?

Primeiramente, no momento de planejar a organização dos dados coletados, é necessário levar em conta principalmente importância e utilidade. Nem toda a informação possivelmente extraída de fluxos de trabalho é importante e útil para a gestão. E somente os indicadores que possibilitem chegar a conclusões e possam embasar a tomada de decisões devem ser monitorados.

Por exemplo, se o departamento não tem um problema com rotatividade excessiva de funcionários, atuando com uma equipe sólida, o indicador de turnover não tem de ser medido. Isso porque ele não seria útil, já que não embasaria nenhuma ação de mudança em contratações ou gestão de equipe. Na prática, seria apenas o que se chama de indicador de vaidade, pois não tem utilidade, porém sempre mostra algo agradável de ser visto.

Por outro lado, tabelas de frete sempre devem ser mantidas e analisadas por indústrias que contratam prestadores para coletas e entregas pelas necessidades de controlar custos e decidir por contratações. Assim, em cada rota a escolha do transportador é feita levando em conta o menor gasto possível.

Havendo a necessidade de levar em conta outro fator além do preço para determinado transporte, o número do exemplo acima poderia não receber atenção ou ser visto em conjunto com outro processo medido, como tempo de entrega por modal ou índice de satisfação registrado acerca dos prestadores do serviço.

Conclusivamente, a gestão da área que movimenta insumos, produtos e estoques no geral não pode parar no tempo e se tornar obsoleta em relação à empresa e aos demais setores. O trabalho deve ser baseado em informação e fatos, sendo detalhados, avaliados e cruzados para uma visão ampla dos acontecimentos e dos resultados alcançados, otimizando a administração de pessoas e recursos distintos feita pelo responsável.

E na sua empresa, o uso de dados na logística já é uma realidade ou a cultura gerencial ainda precisa ser modificada para evoluir? Deixe nos comentários, sua opinião, um feedback ou ideias que tem sobre o assunto para enriquecê-lo.