O gestor e a equipe do setor logístico lidam com processos, estoque, compras e, dependendo da empresa, frota de caminhões para coletas e entregas aos clientes. Por isso, a área precisa contar com ferramentas de logística para gerenciar tantas tarefas e fazer controle e uso de alto volume de dados que chegam ao departamento e que ele próprio gera.
Os softwares e aplicativos atuam principalmente na prevenção contra erros, na dispensa de atividades manuais e no aumento da inteligência gerencial, como na melhoria de relatórios e da análise de dados.
Neste post, vamos mostrar como se aplicam 10 dessas ferramentas na logística industrial.
1. XGF (Gestão de custos de frete)
O XGF é uma tecnologia desenvolvida para gerenciar de custos de frete com integração ao ERP, indicado para indústrias que terceirizam parcial ou totalmente as entregas aos clientes e o transporte de itens comprados, como os insumos.
A aplicação cadastra os orçamentos de fretes obtidos e os organiza em tabelas com valores, rotas e transportadores, facilitando ao responsável localizar o melhor valor para cada entrega. Depois, assim que o prestador do serviço é escolhido, a ferramenta vincula o documento fiscal do frete à nota fiscal dos produtos que serão entregues, além de fazer o rateio do custo de frete em relação aos itens envolvidos no transporte.
Para evitar pagamentos indevidos, o XGF ainda tem a função de bloquear pagamentos de serviços que estejam acima do que foi registrado e validado nas tabelas.
2. TMS (Gestão de transportes)
Muito utilizado por transportadoras, mas também importante para indústrias que fazem coletas e entregas com frotas próprias, o Transportation Management System (TMS) é um gerenciador de transportes de cargas.
Algumas das suas funcionalidades principais para setores logísticos industriais são:
- emissão de manifestos de cargas;
- cadastro de despesas de transportes e frotas;
- monitoramento de entregas e coletas em diferentes modais;
- emissão de relatórios para a gestão logística.
Na prática, o TMS funciona como um sistema de gestão focado nas atividades de transporte da logística, otimizando o controle e a operação de todo esse processo e ajudando a gerenciar os custos envolvidos.
3. WMS (Gestão de armazenamento)
Indústrias com grandes armazéns e centros de distribuição precisam do Warehouse Management System (WMS) por conta da complexidade associada à gestão e à movimentação de estoque dessas organizações.
Esse software controla e integra números e tarefas de recepção de insumos e mercadorias e separação, armazenagem e expedição de itens — normalmente produtos acabados.
Entre os grandes benefícios da utilização estão o ganho em facilidade para localização de itens e agilidade em movimentação de estoque e a redução das chances de ocorrerem erros de expedição. São ganhos essenciais a procedimentos que podem sofrer por falta de controle de alto volume de informações e numerosas etapas, características comuns a operações logísticas complexas e robustas.
4. Telemetria
Qualquer empresa que tenha frota própria deve usar a telemetria tanto por questão de segurança quanto para melhoria operacional e gerencial dos transportes. Isso porque a tecnologia de telemetria rastreia veículos em curso, mesmo por longas distâncias, via sinal de rádio ou satélite. Esse monitoramento permite controles como:
- de posição de veículos;
- de movimentação de veículos;
- de velocidade atual e média dos motoristas;
- previsão de despesas com transporte;
- consulta a histórico da frota.
Existem dois tipos de telemetria: analógica e digital.
A primeira funciona por meio de sensores instalados em caminhões mais antigos, em partes como o contagiro e o aparelho medidor de odômetro. Nesse caso, alguns controles podem exigir observação e contas manuais, como para calcular a relação entre quilometragem e consumo de combustível.
Já os veículos mais modernos, que contam com computador de bordo, utilizam a telemetria digital. Com isso, a ferramenta coleta e analisa dados desse computador, realiza cálculos e gera relatórios com informações brutas e relacionadas, inclusive em tempo real.
5. Roteirizador
Rotas de entregas e coletas compreendem características como distância, pedágio, condições de vias, postos de combustível e vias alternativas. E todos esses pontos precisam ser levados em consideração, além da distância previamente conhecida, para se decidir por uma rota. O problema é que mesmo com recursos como os do Google Maps um ser humano pode não fazer a melhor escolha levando em conta todos os aspectos possíveis de uma rota.
Para ajudar nessa tarefa, a tecnologia de telemetria leva em conta um alto volume de dados acerca de rotas, incluindo aspectos inerentes e externos a elas. O objetivo é entregar ao responsável pela definição a resposta que gerará o melhor custo-benefício à empresa ou a maior rapidez, dependendo de qual é a prioridade para a entrega ou coleta em questão.
6. Aplicativos e sites de contratação de motoristas autônomos
Uma alternativa à contratação de transportadoras para terceirização do frete é a contratação de motoristas autônomos, para o que atualmente existem sites e apps. São ferramentas de logística que facilitam ao gestor da área buscar por transportadores e ainda escolher possíveis prestadores do serviço levando em conta preços praticados e avaliação de outros contratantes.
Além disso, após a contratação, a empresa pode pelo site ou aplicativo do intermediador acompanhar a rota em tempo real, salvar rotas, se comunicar diretamente com o motorista e receber notificações sobre chegadas, partidas e eventualidades. As funcionalidades dependem de cada intermediador, mas os principais players desse mercado no Brasil se dedicam também a indústrias e, por isso, são boas opções para a logística industrial.
Uma das grandes vantagens de utilizar os marketplaces de transporte de cargas para coletas e entregas é a dispensa de cuidados legais por parte da empresa. Isso porque os intermediadores contam com processos de validação e escolha dos transportadores parceiros para contarem somente com profissionais e veículos formalizados e com documentos válidos.
7. Sistema de gestão de frotas
Diferentemente da telemetria, um sistema de gestão de frota não se encarrega de monitorar os veículos em suas rotas, mas sim de ajudar o responsável por eles a manter os ativos da maneira correta. Com agendas automatizadas, relatórios e notificações, essa tecnologia auxilia em tarefas como:
- cuidado com a vida útil de pneus;
- manutenções preventivas;
- controle de combustível (abastecimento e consumo médio);
- gestão de documentação e impostos de veículos;
- controle de amortização de veículos financiados.
Dependendo do fornecedor da solução, ela pode contar também com telemetria para qualificar a gestão de procedimentos operacionais e dispensar a contratação adicional da tecnologia de monitoramento citada anteriormente.
8. Software de gestão de estoque
Normalmente, as indústrias gerenciam o estoque pelo módulo do ERP, mas podem escolher uma solução específica de gestão se esse módulo não atender a todas as necessidades de controle e tomada de decisão do setor.
Logicamente, o foco principal da ferramenta é controlar as quantidades de entradas e saídas dos estoques de insumos, materiais de consumo interno não voltados a processos produtivos e produtos acabados. Porém, o ideal é contar com um sistema de gestão, ou módulo de estoque, que vá além e seja integrado a dados e processos que influenciam no controle das quantidades, mesmo que de responsabilidade de outros setores.
O departamento comercial, e sua tecnologia de força de vendas, precisa estar integrada à gestão informatizada do estoque para que as saídas atualizem as quantidades e o histórico possa fornecer ao setor logístico previsão de demanda, no intuito de os profissionais se planejarem para atender às movimentações esperadas.
Já a integração com área e módulo de compras, além de atualização de quantidades, serve para os envolvidos terem previsibilidade de insumos e materiais e planejarem melhor as aquisições.
O mesmo vale para a produção, que não pode ficar sem matéria-prima e outros itens e precisa que exista uma retaguarda segura de níveis mínimo e máximo de estoque.
9. SRM (Gestão de relacionamento com fornecedores)
O Supplier Relationship Management (SRM) ajuda a qualificar o gerenciamento dos envolvidos na cadeia de suprimentos do negócio, e até mesmo de prestadores de serviços em geral da empresa.
Essa ferramenta de logística documenta critérios utilizados para escolher, gerir, manter e avaliar os fornecedores e prestadores contratados, facilitando os controles e a organização de dados e percepções acerca da cadeia.
Por exemplo, os fornecedores de insumos podem ser categorizados por área para o setor de compras, ou o fornecimento de matéria-prima ser uma categoria que envolve todos esses fornecedores. A partir disso, é possível controlar os gastos feitos com a categoria especificamente, assim como definir e acompanhar indicadores de desempenho desses envolvidos na cadeia de suprimentos.
Todos os dados registrados podem posteriormente ser visualizados em relatórios para comparação de opções, tomada de decisão acerca de renovação de contratos e escolha de novos fornecedores e prestadores de serviços.
10. CRM (Gestão de relacionamento com clientes)
Quando se fala em Customer Relationship Management (CRM) normalmente se pensa no setor comercial, já que o sistema é utilizado para gerir e potencializar interações entre vendedores e compradores e os negócios fechados.
Mas como as vendas influenciam diretamente no estoque, e sua gestão é uma das principais preocupações logísticas, é importante que o setor não esteja totalmente alheio ao CRM e ao que ocorre no comercial.
Além de integração ampla entre o CRM e as ferramentas de logísticas voltadas à movimentação de estoque, os profissionais da área podem ter acesso ao software de vendas. Isso se justifica por motivos como:
- a logística precisa de agilidade para movimentar itens e cumprir com cada novo negócio fechado;
- o histórico de vendas serve para previsões de rotina e sazonais de vendas;
- os setores comercial e de logística precisam se comunicar para receber e dar prazos e cumpri-los.
Principais benefícios das ferramentas de logística
O XGF, por exemplo, aumenta em muito o controle sobre tabelas de frete, o que melhora e agiliza a tomada de decisão na contratação de fretes. E como uma das funcionalidades principais atua na comparação de valores, auxilia na redução de custos do setor.
Enquanto isso, o SRM especificamente é um apoio relevante para a indústria construir e manter a melhor rede possível de fornecedores e prestadores, stakeholders muito influentes para o sucesso de processos internos e a própria atuação da empresa no mercado.
Um benefício que podemos atribuir a todas elas é a automação de processos e controles manuais, tornando essas tarefas menos propensas à incidência de erros e geração de prejuízos.
As tecnologias se encaixam em momentos diferentes das etapas de planejamento, operação e gestão dos processos logísticos, mas eles têm mais pontos em comum. Todas as ferramentas se apresentam como formas de centralizar dados e fluxos, apresentar informações mais exatas e confiáveis, produzir relatórios abrangentes e elevar a performance do trabalho.
São esses objetivos que fazem com que sejam essenciais para se ter um setor logístico de alto nível, além das possibilidades de integração que apresentam — funcionalidade importante para evitar gargalos e ruídos de comunicação.Se você está interessado em ferramentas de logística, provavelmente também tem interesse em melhorar os indicadores de sucesso do setor, para o que as tecnologias abordadas no texto também são úteis. Então, saiba quais são os principais indicadores logísticos e como são úteis para a gestão da área.
