Assim como no setor produtivo, uma indústria deve otimizar recursos, reduzir custos e ter previsibilidade da expedição da sua produção aos clientes, motivo pelo qual roteirização e controle de entregas precisa ser um processo prioritário e muito bem planejado pelo gestor logístico.
A eficiência no transporte, seja ele feito pela própria empresa totalmente ou com ajuda de transportadoras, é importante para manter a satisfação dos clientes e fazer com que o setor reflita positivamente nas finanças da organização. Dessa maneira, tanto o gestor quanto a sua área se mantêm valorizados e têm mais apoio para agirem de maneira estratégica, e não apenas operacional.
Agora, veja cinco ações inteligentes para criar roteiros e controlar bem as entregas.
Tabelar os horários de recebimento dos clientes
Os clientes normalmente têm restrições quanto a dias e horários para recebimentos ou agendas com momentos próprios para isso. Independentemente de qual seja o caso de cada um deles, todas essas informações precisam ser levadas em conta para evitar transtornos nos momentos de descarga.
O tabelamento de dias e horários também é útil para otimizar rotas — possibilitando que uma só rota efetive duas ou mais entregas, dependendo da capacidade do veículo em questão. Além disso, essa organização ajuda ainda na otimização do planejamento de roteiros em relação dificuldades associadas à locomoção, como densidade do trânsito.
Finalmente, existe a possibilidade adicional de reduzir custos e evitar prejuízos, o que ocorre com locomoções desnecessárias e atrasos em entregas.
Analisar e definir modais para os fretes
A definição do modal para roteirização e controle de entregas tem de levar em conta cirtérios como distância, localidade, burocracia, custos e carga. Assim, as necessidades do frete e do cliente são priorizadas e, no geral, o modal mais vantajoso para a empresa é escolhido.
Por exemplo, o modal aquaviário é o que tem maior capacidade de carregamento, o que ajuda a tornar o frete mais barato. Sendo assim, é possível realizar duas ou mais entregas para locais próximos, sendo agendadas, por meio de embarcações. Nesse caso, o agendamento ajuda na antecipação em relação ao prazo, compensando a menor velocidade do modal em comparação com os demais.
Em outra hipótese, uma situação que exija rapidez acima de tudo coloca em primeiro lugar o modal mais rápido para o destino, que às vezes pode ser o mais caro. Mas fora essas situações específicas, a roteirização pode ser planejada com ajuda do tabelamento citado anteriormente.
Tabelar e controlar os prazos
Além das restrições e regras de recebimentos, existem também os prazos individuais. Ou seja, um cliente que receba entregas entre terça e sexta-feira pode ter a quarta-feira como prazo para determinado lote pelo risco de ruptura em seu estoque. Então, os prazos devem ser tabelados junto às possibilidades e restrições de agendas, e sempre controlados para manter a satisfação dos clientes em alta também com a logística.
Por fim, cada entrega finalizada deve ser registrada como efetivada dentro do prazo ou não a fim de se manter sob controle a eficiência ou não do processo de roteirização e controle das entregas. Dessa forma, é possível avaliar o serviço de frete terceirizado, se for o caso, ou fazer ajustes internos se todo o processo for mantido dentro da organização.
Acompanhar as entregas em tempo real
Sabemos que podem ocorrer imprevistos durante os fretes por causa de fatores externos e que fogem do controle de todos os envolvidos na operação. Por isso, acompanhar os transportes em tempo real é importante para que o gestor logístico consiga ter mais agilidade diante de qualquer problema, podendo visualizar onde se encontra a carga e quais são as possibilidades de resolução também no quesito geográfico.
Em relação aos clientes, possibilitar que eles acompanhem as rotas aumenta a confiabilidade em relação ao processo. Consequentemente, o recurso os ajuda na organização para recebimento das cargas, pois podem saber onde estão suas entregas e estimar o tempo necessário para prepararem docas e profissionais — recursos humanos e materiais que enquanto isso podem ser alocados em outros recebimentos, otimizando a aplicação deles.
A transparência e a inovação na logística ainda geram diferencial competitivo porque refletem na percepção positiva dos clientes em relação à organização fornecedora.
Atualizar os indicadores de performance
Indicadores logísticos demonstram o que funciona, o que precisa ser corrigido e quais aspectos podem ser melhorados. Logo, todos os pontos críticos da operação logística devem ter um indicador para medição do desempenho.
Para controlar e roteirizar as entregas, os principais podem ser:
- custos na contratação de terceiros: permite visualizar se a operação interna pode ser mais barata, desde que a mesma eficiência possa ser mantida;
- custos com não conformidades: demonstra o quanto a empresa gasta adicionalmente por conta de entregas que atrasam ou apresentam outros problemas;
- taxa de cargas rastreáveis;
- taxa de pedidos perfeitos: é o mais claro em relação à performance das entregas;
- nível de serviço das entregas: é a qualidade do serviço logístico na visão dos clientes.
Como medições obsoletas não ajudam na tomada de decisão e na avaliação correta dos processos, os números dos indicadores devem ser atualizados com frequência. Cada nova entrega tem de ter seus registros feitos imediatamente após a finalização, enquanto a atualização dos indicadores pode ser feita diária ou, no máximo, semanalmente.
Assim como as entregas, os recebimentos da organização e demais etapas da sua cadeia de suprimentos precisam de controle e medições, pois esse conjunto de tarefas impacta diretamente nos procedimentos posteriores, como controle de estoque, produção e expedição de mercadorias. Portanto, veja quais são as 7 melhores práticas para otimização da gestão de supply chain.
