Dos diversos conjuntos de ações e planos de uma indústria, a gestão da cadeia de suprimentos (Supply Chain Management) é um dos que mais tem impacto nos processos operacionais e nos resultados da organização. Isso porque ela tem grande responsabilidade na manutenção das operações, em redução e melhor aplicação de custos, na entrega dos produtos acabados e na movimentação de subprodutos.
Por todos esses motivos, é essencial que o gerenciamento da cadeia seja otimizado ao máximo, gerando vantagem competitiva para o negócio dentro do seu mercado de atuação e atuando para que os resultados internos sejam melhorados constantemente. E com resultados internos nos referimos a vendas, indicadores financeiros, alocação de recursos humanos e outras medições que revelam aumento de faturamento e/ou lucro.
Então, atente às 7 práticas que iremos abordar agora para conseguir aplicar a otimização em seu gerenciamento.
1. Fazer contratos com os envolvidos em todos os níveis da operação
Não é obrigatório que a empresa tenha contratos com seus fornecedores de insumos ou com empresas de transporte para terceirização de algumas, ou de todas, entregas. Porém, existem muitas vantagens em celebrá-los, das quais o gestor logístico não deve abrir mão para melhorar seus resultados.
Por exemplo, por conta da recorrência e do volume de compras é possível conquistar descontos relevantes celebrando um contrato de fornecimento, o que geralmente é feito. Mas o mesmo não ocorre sempre no relacionamento com transportadoras, com empresas para as quais parte de processos produtivos são terceirizados e com outros agentes externos que integram a cadeia.
O único motivo para fazer isso não é a redução de custos. Um relacionamento firmado e documentado ajuda a garantir a disponibilidade desses parceiros para a organização, pois terão as necessidades previstas e estarão preparados previamente para entregar seus produtos ou serviços quando a indústria precisar. Assim, torna-se mais difícil que a empresa sofra com atrasos em recebimentos e entregas ou ainda com falta de produtos acabados para fornecer a clientes e distribuidoras.
No mais, contratos evitam uma variedade de possibilidades de ações indesejadas por parte de terceiros, que nos documentos podem motivar sanções e indenizações financeiras caso venham a acontecer.
2. Sincronizar dados com fornecedores
Fornecedores com importância menor na cadeia, como aqueles acionados apenas sazonalmente, podem ter relacionamento menos próximo com a empresa e não partilharem de informações dela. Por outro lado, com fornecedores-chave é preciso estabelecer alianças e dar um tratamento especial a esses relacionamentos dentro da Supply Chain Management.
Isso quer dizer ter com eles uma comunicação bilateral, com dois agentes ativos e não sendo a empresa a única a se manifestar por ser cliente, e dar a esses fornecedores acesso a informações que permitam a eles estarem mais próximos das necessidades da cadeia da empresa, ajudando-a a ser mais eficiente.
Ou seja, eles podem, por exemplo, saber ao mesmo tempo que os profissionais internos o número de determinado insumo no estoque, identificando quando ele chega ao ponto de pedido e exige reposição.
3. Alinhar troca e atualização de informações para evitar o efeito chicote
O efeito chicote ocorre quando há ruptura de estoque ou sobras na ponta do ciclo de movimentação do produto acabado por conta de a indústria não estar informada sobre as vendas e movimentações dos responsáveis por atuarem neste estágio.
Por exemplo, se a organização tem a informação de que há carga estacionada em distribuidoras ou unidades de varejo pode acabar reduzindo o volume de produção. Porém, se esse dado estiver errado, com seus clientes corporativos mantendo níveis de estoque adequados ou baixos e necessitando de reposição, provavelmente a redução da produção causará falta de produtos para distribuidoras passarem ao varejo e para varejistas venderem aos clientes finais.
Por isso, a indústria precisa estar alinhada aos demais agentes, que movimentam a sua produção nos estágios posteriores ao de manufatura e transformação, para evitar o efeito chicote. E como fornecedora deles, precisa incentivar que esses parceiros sigam a boa prática que citamos acima: compartilhamento de dados com fornecedores-chave e recorrentes.
Prever demandas é essencial para que a produção as atenda, mas a produção depende diretamente do trabalho da Supply Chain para entregar os produtos.
4. Eliminar a papelada e automatizar processos
Esta não é uma prática recente e nem uma novidade para a gestão da cadeia de suprimentos, mas em muitas empresas o seu potencial ainda não é totalmente extraído.
Por exemplo, a gestão de custos de frete ainda é algo feito bastante com anotações em planilhas ou até em folhas de papel, mas pode ser automatizada em uma solução específica que ajude o gestor logístico tanto a gerenciar esses custos quanto a ter dados em mãos mais rapidamente para aproveitar melhores oportunidades e tomar decisões com agilidade.
A assinatura de documentos, como contratos com parceiros-chave, também pode ser automatizada com uma ferramenta que permita a realização de assinaturas eletrônicas e armazene os contratos na nuvem. Assim, é mais fácil localizar e consultar esses documentos, menos papel é gerado e nenhum profissional precisa se deslocar para assinar.
Quanto a notas fiscais recebidas de produtos e de fretes, podem ter a recepção automatizada já com verificação de autenticidade. Com isso, profissionais não precisam perder tempo em conferências manuais e os erros humanos, que geram multas, são evitados.
5. Adotar o inventário rotativo
O jeito mais antigo e comum de fazer a contagem do inventário é por meio de verificações gerais, abrangendo toda a empresa, dentro de períodos longos — deixando uma contagem muito distante da outra.
No método rotativo as contagens são mais frequentes, e cada uma delas abrange um volume menor de itens. Portanto, o estoque como um todo é dividido da maneira que o processo logístico achar conveniente, como por categorias de insumos e produtos, e a cada contagem uma parte ou duas classificadas dentro do todo são contadas, tendo seus números registrados.
Essa forma de controlar e registrar o inventário aumenta a precisão do controle de estoque, pois ele é acompanhado com mais frequência e possíveis erros da sua gestão não perduram. Além disso, as perdas são minimizadas, pois furtos internos, extravios, prazos de validade expirados e quaisquer outros problemas que geram prejuízos são mais fácil e rapidamente mapeados e extinguidos.
Consequentemente, o acompanhamento mais próximo dos níveis de estoque ainda reduz as chances de serem feitas compras com atraso, depois dos pontos de pedido estabelecidos, o que quando ocorre afeta a produção e pode gerar um problema que se estende a parceiros adiante.
6. Monitorar indicadores de fatores externos
Estabelecer e acompanhar indicadores internos é algo padrão e inerente a qualquer processo de gestão, mas os fatores, principalmente agentes, externos da cadeia também podem ser monitorados para que a eficiência e qualidade sejam mantidas.
Um dos indicadores mais conhecidos para isso é o indicador de pedidos perfeitos, que calcula o percentual de recebimentos de produtos e insumos de acordo com as ordens de compra emitidas e em conformidade com a legislação fiscal.
Outro, muito importante, é o lead time: tempo entre a efetivação de um pedido e sua entrega. Neste caso, uma média, levando em conta critérios como distância e demais fatores influentes para o transporte, tem de ser mantida para cada fornecedor. Logo, se o lead time de um parceiro começa a subir, as atitudes, como nova negociação, podem ser tomadas.
7. Adotar métodos de gestão de estoque
Não deixar que faltas e sobras ocorram é o básico de uma gestão de estoque, o que se mantém com os números do controle. Mas adotar um método de gestão, com a alocação dos indicadores dentro dele em alinhamento com suas premissas, pode melhorar o gerenciamento e levá-lo além de controle e reposição de itens, como otimização de capital de giro investido em estoque.
Duas das técnicas mais conhecidas são Just in Time (JIT) e Just in Case (JIC). Pelo primeiro, os estoques são mantidos no menor nível possível e as novas compras são feitas pela demanda prevista. Já no Just in Case a previsibilidade também é importante, mas a manutenção do inventário leva em conta os maiores níveis possíveis de estoque.
Por um lado, o JIT ajuda a evitar desperdícios no geral, mas pode permitir faltas no caso de imprevistos. Por outro, o JIC previne contra faltas mas pode gerar perdas e excessos com mais facilidade. Portanto, o gestor logístico deve estudar a fundo os processos produtivos e analisar fatores externos, sazonais e demais aspectos que não podem ser controlados pela organização ou entram no âmbito das imprevisibilidades para estabelecer o método mais adequado.
Na avaliação, a constatação ainda pode ser de que mais de um método é o ideal por conta de diferentes itens apresentarem muitas especificidades e fatores indiretos próprios dentro da cadeia de suprimentos, além de terem números muito distantes de uso e saída de estoque.
Como você sabe, a logística tem relação direta com a Supply Chain Management, pois é responsável por alguns processos inclusos no andamento da cadeia. Logo, acaba sendo fundamental para sua eficiência no sentido operacional. No entanto, a logística pode entregar mais retorno sobre suas despesas e investimentos se também tiver uma abordagem estratégica e mais ampla. Então, saiba como ter um setor logístico mais tático e eficiente.
