Como fazer a padronização de processos logísticos?

Como fazer a padronização de processos logísticos?

A logística industrial é complexa, envolvendo muitos recursos, profissionais e atividades. Uma forma de evitar erros e aumentar a eficiência nesse cenário é fazendo a padronização de processos logísticos envolvendo tecnologia específica para o setor.

O conjunto de diretrizes e o fluxograma de uma área padronizada não só geram benefícios para ela como também beneficiam a empresa como um todo, já que o departamento se responsabiliza por tarefas importantes para, por exemplo, produção e vendas.

Entenda como reavaliar a operação logística para planejar uma padronização adequada.

Mapear a logística

Um raio X dos processos serve para o responsável identificar sem erros ou esquecimentos cada atividade e etapa que compõe os processos logísticos do início ao fim. É um registro detalhado que possibilita ao gestor apontar tarefas-chave, atividades que podem ser modificadas ou eliminadas e entender os pontos críticos da operação.

O mapeamento tem de ser a primeira etapa porque sem ele é muito difícil entender precisamente a operação com a qual se lida, como seus componentes estão ligados e de que forma a padronização deve ocorrer para ser coerente e eficiente. Portanto, o resultado ideal da etapa é um fluxograma primário com as rotinas logísticas indispensáveis e os recursos utilizados para que elas rodem.

Tomar decisões sobre gargalos e melhorias

O fluxograma anterior não é definitivo para a padronização de processos logísticos, mas o ponto de partida para eliminação de gargalos e implementação de melhorias.

O documento é utilizado no momento para reorganizar a operação com ações necessárias à sua qualificação, como reposicionamento de profissionais, reformulação de etapas e até adição de atividades. Também pode ser constatada a necessidade de investimentos para o setor, seja em recursos humanos, materiais ou tecnológicos.

Depois de tomadas as decisões para planejamento da operação otimizada, um novo fluxograma tem de ser desenhado — sendo o definitvo e que posteriormente funcionará na prática de forma padronizada.

Investir em automação de processos

Processos automatizados não são sucetíveis a erros humanos e garantem que as atividades sejam feitas sempre da mesma forma, respeitando os requisitos programadas na implantação, centralizando dados e agilizando ações que seriam mais demoradas se realizadas manualmente.

Por exemplo, a automação pode ser aplicada na cotação de valores de fretes para entregas nas quais fornecedores serão contratados. Assim, rápida e precisamente o responsável pela cotação consegue encontrar os melhores valores para rotas previamente cadastradas.

Outra automatização possível é a de leitura de volumes por radiofrequência e etiquetas inteligentes na gestão de estoque. Além de deixar as tarefas de conferência e registro de estoque mais rápidas, permite que as informações provenientes delas sejam integradas com o ERP da empresa, sistema que também registra dados de produção e fiscais. E os números do estoque são importantes tanto para a logística quanto para o fiscal e o setor produtivo.

Compartilhar o fluxograma e capacitar os funcionários

A nova organização do setor tem de ser disponibilizada a todos os envolvidos nele para que saibam suas novas atribuições, como suas tarefas serão alteradas, quais novos recursos serão utilizados e quaisquer outras mudanças impactantes nas rotinas da área.

Com o documento em mãos, a equipe tem de ser instruída no intuito de ninguém ficar com dúvidas sobre as ações diárias ou acerca de movimentos planejados para situações específicas e pontos críticos dos processos.

Testar a padronização e monitorar o funcionamento

Agora, o processo como um todo já está no mais alto patamar possível e os profissionais envolvidos já sabem como agir dentro dele e de suas diretrizes. Então, é momento de colocá-lo em prática e observar como a operação acontece de acordo com o fluxograma final.

Aqui ainda podem ocorrer alguns erros não previstos nem identificados anteriormente e oportunidades de melhorias também podem aparecer, já que a prática é a melhor forma de testar um plano de ação e obter respostas sobre ele. Sendo assim, após algum período de monitoramento, os últimos ajustes podem ser feitos, com instruções complementares dadas aos envolvidos, para que finalmente um processo consolidado e padronizado seja formalizado.

Implantar a padronização de processos logísticos

Depois de todas as etapas acima, finalmente a padronização foi concluída e pode ser aplicada na operação diária da empresa. Para isso, o ideal é escolher o dia da semana com menor demanda, pois se torna mais fácil para todos se adequar a novos procedimentos vagarosamente e com mais tempo para prestar atenção em novas práticas.

Como dúvidas podem surgir na estreia da operação modificada, interrupções para saná-las não podem ser um problema para a demanda do dia. O momento deve possibilitar que paradas ocorram e que as tarefas sejam concluídas lentamente sem impacto negativo em outros setores, nas metas e nos pedidos dos clientes.

Medir os resultados da padronização

Padronizar a operação de um setor não é objetivo por si só. A finalidade do planejamento é alcançar melhorias específicas ou gerais para a área e, consequentemente, toda a empresa. Por isso, dados anteriores de medição de desempenho devem estar em mãos para comparação com os que serão obtidos após a padronização de processos logísticos ser implementada.

Essa é a melhor forma de atestar a validade e os impactos positivos das ações. Porém, mesmo se não existirem, mudanças podem ser percebidas em redução clara de tempo de conclusão de procedimentos ou de custos do departamento. De qualquer forma, sendo o caso, o mais rapidamente possível os dados devem começar a ser colhidos, pois são as melhores ferramentas para avaliar desempenho e basear tomadas de decisões futuras.

Além da padronização, outros assuntos relacionados à logística, como redução de custos e indicadores de sucesso, devem ser acompanhados pelos profissionais da área. Então, assine a nossa newsletter para acompanhar os novos temas ligados ao departamento que ainda abordaremos aqui no blog.