Empresas que terceirizam a frota, contratando transportadores para realizar entregas e coletas, investem parte relevante de receita na tomada desse serviço. Por isso, o acompanhamento das tabelas de frete deve ser frequente e exato para otimizar os custos e, sempre que possível, reduzi-los.
Essa gestão pode ser feita de algumas formas, como manualmente ou automaticamente. Para escolher entre uma delas, o responsável pelas cotações deve observar a qualidade que cada solução pode entregar e como elas ajudam no trabalho e geram retorno.
Neste texto, vamos apresentar maneiras de controlar e avaliar as tabelas para ajudá-lo a analisar o que pode ser melhor para a logística da sua organização.
Como acompanhar e analisar tabelas de transportadoras
Independentemente das práticas adotadas pelo setor logístico da empresa, esse acompanhamento e o trabalho analítico se sustentam basicamente em ter acesso a tabelas de frete, ou criá-las, e compará-las. Mas há diferentes formas de fazer esse trabalho, que o tornam mais ou menos rápido e exato.
Manualmente
O responsável por gerir os custos pode solicitar a tabela das transportadoras potencialmente contratadas, caso elas tenham, e solicitar a cada seis ou 12 meses a atualização delas. Dessa maneira, mantém em planilhas os valores para realizar consultas e comparações.
Outra forma é anotar em planilhas os valores praticados para os serviços que a empresa pediu orçamento e/ou efetivamente contratou. Então, o setor registra os valores para diferentes rotas e produtos envolvidos nos transportes feitos por cada prestador.
Automaticamente e com integração de dados
Um sistema integrado ao ERP da empresa, como o XGF, pode registrar tabelas de frete enviadas pelas transportadoras ou valores adicionados a partir de cada orçamento solicitado ou frete tomado. Obtendo esses dados, a tecnologia consegue sozinha indicar ao responsável pela cotação os melhores valores em cada frete considerando aspectos como:
- origem e destino;
- distância;
- carga;
- valores tabelados.
Ou seja, esse tipo de ferramenta faz o controle das tabelas e avaliação delas, deixando para o profissional que lida com os custos apenas a tomada de decisão de contratação dos prestadores do serviço pelos dados entregues e comparações automatizadas.
Além disso, a empresa ainda pode ser ajudada depois do frete, com a integração de dados entre setores e diferentes documentos. Esses recursos fazem o rateio automático entre valores dos fretes e itens trasladados e associam documentos fiscais de produtos aos dos seus serviços de transporte.
Como funcionam as tabelas de frete
As transportadoras utilizam variáveis padrão para calcular as suas tabelas, quando mantêm a prática de elaborá-las, como:
- peso das cargas;
- distâncias;
- qualidade das rotas;
- pedágios;
- valores das mercadorias das cargas;
- seguros das cargas.
Quanto mais cada uma dessas variáveis pesa em um transporte específico, mais caro se torna esse frete conforme a tabela da transportadora em questão. Outros fatores que podem mexer com o custo de frete, dependendo da prestadora do serviço, são:
- taxa de dificuldade de entrega;
- taxa de gerenciamento de risco;
- taxa veicular.
Por exemplo, se o local de entrega da carga for de difícil acesso, essa dificuldade pode gerar um custo adicional se a transportadora escolhida contar com a taxa de dificuldade na entrega em sua tabela de frete. Em outra hipótese, o prestador pode adicionar valor a um serviço se a carga for composta de mercadorias muito visadas por assaltantes ou que exigem cuidados especiais no manuseio.
Quanto à taxa de veículo, é um valor fixo que alguns prestadores podem cobrar para cada um de seus veículos para cobrir desgaste e outros gastos associados ao uso do ativo. Por isso, quanto maior é o caminhão e a exigência feita dele para a prestação do serviço, maior é a taxa.
Outro aspecto que influencia no custo dos transportes é a escolha entre carga completa ou fracionada (também chamada de consolidada) para fazer entregas ou demandar o recebimento de insumos. E essa escolha depende bastante do volume da carga embarcado. Sendo um lote pequeno, que não chega a completar o compartimento de carga nem do menor caminhão da transportadora contratada, faz mais sentido escolher o modelo de carga fracionada, pois é mais econômico dividir o espaço de armazenamento, quando possível, do que pagar por todo ele.
O que é a tabela de frete da ANTT
A Política Nacional de Pisos Mínimos do Transporte Rodoviário de Cargas, criada pela Agência Nacional de Transportes Terrestres, estabelece uma fórmula de cálculo que entrega às transportadoras preços mínimos a serem cobrados por seus serviços. Ela não define quais preços devem ou podem ser cobrados, apenas serve como baliza e limitador mínimo de preços, evitando que prestadores de serviços pratiquem preços muito abaixo de mercado e que contratantes busquem redução de despesas com frete de forma demasiada.
Sendo assim, é natural que as transportadoras apresentem tabelas com valores acima daqueles que seriam gerados com a fórmula da tabela da ANTT, até porque ela não prevê variáveis como taxa veicular, de gestão de riscos ou de dificuldade de entrega. A tabela ainda não consegue prever a margem de lucro praticada por cada player logístico ou compreender as mais diversas cifras praticadas pelos fornecedores de combustível do Brasil.
Por exemplo, se o serviço for na categoria de carga completa, com carga do tipo geral, em veículo com seis eixos e para uma rota de 500 quilômetros, seu valor pela política da ANTT fica em R$ 2.259,15. Chegamos a esse valor, pela tabela, da seguinte forma:
- fórmula = (distância x CCD do tipo de carga) + CC do tipo de carga;
- CCD é o multiplicador de deslocamento do tipo de carga para os eixos do veículo. No caso de carga geral em veículo de seis eixos, o número é 3,8529;
- CC é um valor fixo referente ao processo de carga e descarga do volume para os eixos. Neste exemplo, o valor é de R$ 332,70;
- piso mínimo para o serviço: (500 x 3,8529) + 332,70;
- valor: R$ 1.926,45 + R$ 332,70 = R$ 2.259,15.
Como você percebeu, o valor apenas considerou as variáveis mínimas da prestação. Logo, nem sempre pode ser utilizada para análise fria da tabela de frete de uma transportadora. Porém, é útil para entender se determinado prestador descola muito da tabela da ANTT e por que isso ocorre.
Quer saber como funciona na prática a ferramenta de gestão de custos de frete que citamos acima para automatizar o trabalho e integrar dados? Entenda como o XGF constrói e qualifica o controle e a avaliação das tabelas de frete.
