Empresas industriais lidam com muitos fornecedores e uma série de despesas em todas as suas operações. Portanto, a cotação de preços na indústria tem de ser muito bem planejada, organizada e controlada para evitar gastos desnecessários e dar segurança a ela em cada novo procedimento aberto.
Apesar de a produção normalmente ser a área que mais exige de compradores, também evidenciamos que as cotações são importantes em demais departamentos como no de logística. Pelos custos de transporte serem muito relevantes, o impacto deles precisa ser o menor possível e não pode ficar sem controle.
Então, para melhorar esse processo na sua organização, veja como a aplicação de tecnologia pode ajudar de maneira ampla.
Automatizar a gestão de custos do frete
Buscar preços com transportadoras a cada novo frete necessário torna a atividade contraproducente e não dá ao setor logístico um histórico de valores, a menos que as notas fiscais de contratações anteriores sejam buscadas e filtradas de acordo com fornecedores, preços e rotas. Em qualquer um dos casos, o processo de cotação se torna lento e não gera dados para consultas e previsões.
Algo do qual não se pode fugir é da solicitação de valores às transportadoras, principalmente para aquelas com as quais uma indústria nunca trabalhou antes. Porém, depois disso é possível tabelar em uma solução específica, integrada ao ERP, uma relação entre valores, rotas e transportadoras, ficando essas informações organizadas para uso futuro.
Esse tipo de automação qualifica a cotação de preços para fretes porque facilita a tarefa de encontrar os valores mais baratos já pagos para cada localidade. Assim, a tomada de decisão é agilizada e o profissional responsável também consegue avaliar rapidamente se os preços praticados estão de acordo com a média do que os fornecedores passam.
Consequentemente, pagamentos indevidos ainda são evitados, pois os recursos desse tipo de automação permitem o bloqueio de pagamentos de fretes com valores acima dos acordados com as transportadoras e registrados nas tabelas.
Além de a tecnologia qualificar cotações da área logística, ajuda o departamento a entender melhor e de forma mais exata quais são os seus custos de operação, entendimento necessário para montar processos e enxutos financeiramente e mais rentáveis.
Relacionar e parametrizar itens e fornecedores
Parametrizar a relação entre itens e fornecedores é uma possibilidade para o setor fiscal, quando a aplicação da automação para importação de XML de notas fiscais recebidas faz a relação entre os insumos adquiridos e as empresas que os fornecem.
Em primeiro momento, é uma tecnologia focada na área fiscal — mas acaba sendo extremamente importante para os orçamentos que o setor de compras faz antes dos pedidos de itens. Isso porque a informação recolhida e organizada na importação de arquivos XML pode ser disponibilizada aos profissionais que fazem as cotações dos itens para compra.
Integrar sistemas
Se o assunto é qualificar a cotação de preços na indústria com tecnologia, o setor de TI precisa estar envolvido. E uma das maiores contribuições que ele pode dar nesse sentido é integrando sistemas e informações para entregá-las da melhor maneira aos usuários dos diversos setores.
Por exemplo, os dados adquiridos e gerados pela empresa podem ser colocados em diferentes formatos de documentação. Também, as informações podem estar alocadas parte no ERP da organização e parte em demais ferramentas, como softwares específicos para algumas tarefas. Tudo isso tem o potencial de atrapalhar o acesso e o uso dos números e fatos em avaliações para as cotações.
Então, para evitar esses problemas, a área de TI deve automatizar a integração de ferramentas e módulos e a extração de dados para permitir aos profissionais visualização ampla deles e acesso facilitado. Uma das possibilidades decorrentes disso é a leitura conjunta de valores de frete e insumos para definição de compras e contratação de transportadoras levando em conta os fornecedores que apresentam mais rentabilidade em todos os aspectos da cadeia de suprimentos.
Outro problema que pode ocorrer na consulta de números é encontrá-los apenas dentro de relatórios muito complexos e/ou pouco segmentados. Mas há como simplificá-los, e segmentá-los, aplicando variáveis próprias de cada setor e necessárias para boas leituras e tomadas decisões melhores.
Controlar automaticamente a validade das cotações
Os principais itens observados em orçamentos são itens e seus valores, mas a validade deles também é importante — tópico utilizado principalmente em valoração de prestadores de serviços. Logo, eles precisam receber atenção para que boas oportunidades não sejam perdidas ou não aconteçam ruídos de comunicação entre a empresa e fornecedores.
Por isso, seja em um software utilizado somente para isso ou dentro do ERP, com alguma solução específica integrada a ele, as datas de validade devem ser controladas, de preferência com alertas programados para dias antes dos seus vencimentos.
Dessa maneira, os profissionais podem se adiantar em aquisições necessárias para aproveitarem preços mais baixos de ocasião. E caso um fornecedor pretenda enviar novo orçamento para uma compra depois de algum tempo, a organização pode assegurar a prática do preço antigo apresentando a cotação recebida anteriormente e ainda válida.
Conclusivamente, a adoção de ferramentas adicionais ao ERP e integradas a ele podem gerar retorno em finanças, desempenho e segurança jurídica, virtudes que devem fazer parte de uma boa gestão de cotação de compras na indústria. Tanto para assegurar o cumprimento de acordo, quanto para analisar possibilidades e aproveitar prazos, os profissionais se tornam mais eficientes a partir da implantação das possibilidades que citamos neste texto.
E se você quiser ler mais sobre assuntos importantes para a indústria, sua logística e a gestão de seus setores, siga nossos perfis nas redes sociais e acompanhe as publicações. Estamos presentes em Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram.
