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Logística estratégica: como ter um setor mais eficiente e tático

No conceito tradicional, as principais finalidades da logística são atender a prazos com o mínimo possível de despesas. A preocupação é em geral apenas na movimentação de insumos e produtos e atendimento a demandas. Mas o fato é que o setor logístico de uma média ou grande indústria faz parte de algo maior e bem mais complexo, o que faz com que esse conceito seja insuficiente.

Portanto, é essencial que atualmente se faça a gestão logística estratégica, que leva em conta demais setores, trabalha junto a eles e procura não apenas ter um bom departamento operacionalmente, mas gerar resultados à empresa no geral.

Agora, entenda um pouco melhor o conceito mais amplo de logística, como aplicá-lo na organização e quais ganhos ele gera especificamente para o setor e para o negócio todo.

O que é a logística estratégica?

Fazer uma gestão logística estratégica é gerenciar o setor tendo em mente uma visão macro da empresa e mais tática do departamento, não apenas operacional. Ou seja, além de garantir o atendimento a prazos com os menores custos, o planejamento e as práticas diárias têm foco também em qualificar a integração com outras áreas, otimizar processos e gerar vantagens competitivas à organização.

Dessa forma, o gestor logístico valoriza seu setor, justamente porque entrega mais valor aos stakeholders impactados pela sua gerência ou que influenciam nas operações de sua área, como profissionais da produção e do setor fiscal, fornecedores e — principalmente — clientes da empresa.

Como implementar uma gestão logística estratégica?

Teoricamente, é um conceito simples de se entender e logo fica claro que ele pode ser mais positivo para o negócio do que o simples processo logístico focado nas tarefas e que busca atender a prazos. Porém, na prática, a aplicação desse funcionamento estratégico exige planejamento diferenciado, mudanças internas até mesmo em outras áreas e possivelmente investimentos.

Então, atente às etapas que detalharemos a seguir para criar um projeto logístico mais abrangente e tático na sua organização.

Definir e acompanhar indicadores de sucesso e financeiros para as atividades

Com os indicadores de sucesso o gestor acompanha e avalia o desempenho do setor, enquanto que com os financeiros identifica possibilidades de reduzir custos, otimiza a aplicação de recursos e comprova retorno sobre investimentos eventualmente feitos no departamento. Adicionalmente, são números que também ajudam na tomada de decisões.

Como principais indicadores para avaliar o sucesso podemos citar:

  • índice de cargas rastreáveis, que revela o nível de automação de processos e de segurança em relação ao acompanhamento de fretes;
  • índice de ocorrências negativas, para quantificar e mapear recebimentos e entregas com desconformidades fiscais ou em relação a pedidos;
  • taxa média de atrasos em recebimentos e entregas;
  • percentual de pedidos perfeitos.

Quantos aos financeiros, podemos destacar:

  • custo de transportes, que além dos valores estima a influência deles na precificação de produtos da empresa;
  • percentual de custos logísticos com contratação de terceiros;
  • taxa de save, que é o dinheiro que o setor consegue economizar, na contratação de terceiros.

O objetivo desses indicadores é garantir que o responsável pelo setor faça uma gestão orientada por resultados e tome decisões com mais segurança, baseando-se em dados amplos acerca do departamento e fatores externos importantes para ele.

Mapear e revisar processos logísticos e integrações

Talvez os procedimentos do setor logístico já sejam os melhores possíveis, eficientes e de qualidade. Porém, a gestão logística estratégica, como já dissemos, precisa enxergar além do próprio departamento.

Portanto, ao revisar e mapear novamente as atividades e fluxos de trabalho, o gestor tem de atentar à influência que esses processos têm em outros setores e como outras áreas impactam neles. Também, é fundamental observar de que forma tarefas internas e externas estão integradas e como essa integração pode melhorar pelo bem da empresa no geral e desses setores envolvidos.

Por exemplo, ao invés de esperar pela produção para ter uma carga a entregar e pelo setor fiscal para obter o documento e finalmente poder iniciar os procedimentos pré-transporte, o gestor logístico pode trabalhar junto ao de produção para criação de um sistema preditivo.

Ou seja, automaticamente o setor produtivo daria previsões de expedição de cargas para o logístico, que antecipadamente organizaria rotas, modais, possíveis contratações de terceiros e outros critérios. Além de agilizar as entregas, isso pode evitar gargalos de produção e armazenamento.

Alinhar a comunicação com outras áreas

Você acabou de ler um exemplo de integração de departamentos, mas não falamos nele sobre o funcionamento desse formato de comunicação. E sem uma boa comunicação a estratégia exeplificada poderia simplesmente não funcionar e, consequentemente, não gerar os benefícios previstos.

Agora, por exemplo, o aviso preditivo poderia ser dado com uma semana de antecedência em relação ao prazo de expedição, sendo confirmado ou prorrogado dois dias antes da data de saída informada pela produção. Quanto ao canal utilizado, pode ser e-mail, Skype ou uma ferramenta própria para gestão de tarefas e criação de tickets de demanda.

Automatizar tarefas

A automação ajuda a manter exatidão em dados, a consultá-los rapidamente e agilizar as tarefas.Por isso, na etapa de mapeamento de processos é importante observar quais tarefas ainda não são automatizadas, como podem passar a ser e quais seriam os ganhos disso.

A gestão de custo de fretes, por exemplo, é uma atividade extremamente relevante para o setor, mas muitas vezes ainda é feita manualmente e suas informações ficam espalhadas em planilhas e anotações. Para essa atividade, uma solução específica e integrada ao ERP da empresa pode ajudar o gestor e sua equipe a consultarem dados mais rapidamente e sempre na mesma ferramenta, garantindo o correto pagamento de fretes cotados e facilitando a identificação dos menores custos alcançados.

Criar um planejamento estratégico logístico

Sendo um braço do planejamento estratégico global da organização, o planejamento da logística deve documentar todos os fatores envolvidos na logística, seus objetivos, os indicadores estabelecidos e sua ligação com demais áreas para a atuação estratégica.

Para ilustrar melhor a gestão estratégica pretendida e facilitar seu funcionamento, e que seja seguida por todos os profissionais envolvidos, o planejamento deve ser dividido em tático e operacional.

No planejamento tático a estratégia e seus pilares são resumidos e colocados de forma mais simplificada e objetiva, da maneira que precisa ser aplicada. Em suma, trata dos objetivos, dos indicadores de sucesso, dos parceiros-chave internos e externos, dos recursos e de possíveis investimentos.

Quanto ao operacional, trata da estrutura organizacional, de ações e rotinas e da comunicação com outros profissionais. É o desenho de como o departamento deverá funcionar para atingir as metas do plano tático e gerar retorno sobre seus recursos e investimentos.

O que o setor e a empresa ganham com a logística estratégica?

Essa mudança de visão operacional e gerencial do setor logístico acaba beneficiando mutuamente ele e a empresa toda.

Quando o departamento reduz custos, automaticamente o negócio também tem menos despesas, e lucro maior. Com isso, outra consequência é a valorização do setor pelos resultados atingidos, o que facilita a busca de um investimento interno para melhorias que o gestor julgue necessárias.

Quanto ao aumento de eficiência, ele chega a outras áreas. Como colocamos no exemplo de sistema preditivo entre produção e logística para preparação de entregas, a integração poderia agilizar as entregas e evitar gargalos de produção e armazenamento.

Em vista desses benefícios específicos e gerais, chegamos aos principais: ganho de vantagem competitiva e aumento na satisfação dos clientes. O aumento de satisfação é consequência óbvia de mais agilidade nas entregas e até de mais qualidade dos produtos, o que pode ser alcançado com melhor gestão dos fornecedores e da cadeia logística como um todo.

O crescimento do potencial competitivo é o resultado de uma equação que leva em conta muitos fatores, mas por dois motivos podemos destacar a retenção de clientes mais satisfeitos e o maior lucro. Enquanto o primeiro favorece a manutenção da fatia de mercado obtida e seu crescimento, o segundo fomenta a melhoria de processos, maquinários, equipes e outros recursos importantes para qualificação e expansão comercial.

Então, atente a como o seu setor está operando e sendo dirigido e coloque em prática os pontos que citamos no texto, sempre que possível, para extrair o melhor de sua equipe, beneficiar a organização e qualificar o departamento levando-o ao mais alto de gestão logística estratégica. E agora, assine a nossa newsletter para receber outros conteúdos como este em seu e-mail.

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