Automatizar a tomada de decisão e algumas análises nem sempre é possível, pois em muitas vezes são tarefas, dentro de situações específicas, que demandam julgamento humano e até interação entre profissionais. E, normalmente, essas tarefas possuem grande valor para processos e para a empresa em geral.
Por isso, o grande foco da automação fiscal está nas atividades que geram menos valor, mas não deixam de ser imprescindíveis, e que podem ser concluídas sem a interação humana. Inclusive tirá-las das responsabilidades de pessoas as deixa mais rápidas e até exatas em relação a números e registros.
Então, é preciso que o departamento seja bem avaliado antes de qualquer projeto de automação que venha a ser executado. E também depois que uma implementação é feita, pois seu sucesso tem de ser comprovado.
Neste post, vamos mostrar quais atividades devem ser automatizadas e por quê. Acompanhe-nos para fazer uma boa revisão da organização da sua área fiscal.
O que é o valor de um processo ou tarefa
Em suma, o valor de uma atividade profissional se traduz em sua capacidade de gerar ganhos ao negócio.
Por exemplo, o planejamento tributário, e sua avaliação periódica, podem fazer com que uma empresa tenha benefícios como:
- redução de burocracia;
- redução de impostos a pagar;
- aproveitamento de incentivos fiscais.
Portanto, o valor das atividades de gerenciamento do planejamento tributário é alto para a empresa, pois elas impactam nos resultados globais e podem até dar vantagem competitiva ao negócio em seu mercado.
Já o processo de recepção, registro e armazenamento de notas fiscais, que é uma obrigação, pode até impactar uma companhia. Porém, apenas pode gerar impacto negativo se não for bem organizado e seguido, e não tem potencial de gerar grandes benefícios ou vantagens para um setor ou toda uma empresa.
Sendo assim, ao analisar o que deve ou não entrar na automação fiscal, além de avaliar como as tarefas precisam ser concluídas, o gestor fiscal deve observar o valor de cada uma para seu departamento e sua empresa. Pois mesmo tarefas que entregam mais valor, às vezes, podem ser automatizadas, sem que deixem de ser acompanhadas pelo responsável humano.
Por fim, rotinas de menor valor deixam de tomar tempo da equipe do departamento, deixando-a com mais liberdade para dar atenção ao que é mais valioso e decisivo para o negócio. Também, o que é automatizado pode acabar atuando como apoio ao que não, como quando um software reúne dados de diversas fonte e os organiza conforme parâmetros importantes para a empresa, deixando apenas a leitura e a tomada de decisão a cargo de uma pessoa.
O que pode ser automatizado no setor fiscal
Apuração de tributos
Tendo todos os dados de notas fiscais emitidas e recebidas, organizadas em diferentes campos, um ERP ou uma solução específica para a tarefa pode calcular os impostos a pagar de acordo com o regime tributário da empresa.
Para isso, todas as regras de cálculo, incluindo aproveitamento de crédito e outros critérios legais, devem ser configuradas corretamente e conferidas em simulações.
Auditoria do Sped Fiscal
A auditoria automatizada do Sped lê todas as informações preenchidas no layout da obrigação e as cruza com os dados de outras declarações da empresa.
Diferentemente da validação do Sped, que também é feita de forma automática e apenas atesta se a estrutura técnica do layout está correta, a auditoria checa aspectos, contábeis, tributários e fiscais para evitar preenchimentos com inconsistências.
Escrituração fiscal
Com os dados das notas fiscais emitidas, e a correta implantação das informações de documentos recebidos no sistema de gestão, a escrituração pode ser feita totalmente sem que nenhum dado tenha de ser digitado manualmente.
Com a correta implementação de soluções de captação e leitura de dados, até mesmo ferramentas como o leitor de código barras de notas podem ser dispensadas para a conclusão dos registros.
Identificação e validação de notas fiscais
Nenhuma empresa deve esperar por emissores para saber quando notas fiscais são emitidas contra si. E também não é preciso ir ao site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) atestar a validade jurídica de cada documento recebido.
Tanto a identificação de uma nova emissão quanto a validação podem ser automáticas, com uma tecnologia que busque documentos na base de dados da Sefaz assim que eles são autorizados tendo o CNPJ do negócio como destinatário. E nesse mesmo momento cada nota é validada, chegando ao setor pronta para ser aceita e escriturada.
Armazenamento de arquivos XML
Outra atividade de baixo valor, mas importante, é o armazenamento obrigatório por lei dos arquivos das notas. E os profissionais não precisam criar cópias físicas de bancos de dados ou buscarem XMLs em e-mails de fornecedores ou na Sefaz.
A mesma ferramenta que identifica a existência de notas e as valida pode, em uma segunda etapa, implantar os dados fiscais no ERP do negócio e depois armazenar os arquivos no local indicado, de preferência em nuvem de dados. Todo esse processo tira das atribuições das pessoas mais de cinco tarefas, e torna mais segura a conclusão delas por evitar o cometimento de erros na lida com muitos números.
Além das possibilidades que acabamos de citar, organizações ainda podem aproveitar a automação aplicando-a em necessidades específicas suas. Soluções personalizadas podem atender a demandas não previstas por tecnologias em geral.
Seja qual for o projeto de modernização da área, ele deve entregar resultados como otimização de recursos, maior produtividade, redução de riscos, prevenção contra erros e facilidade na integração de dados e processos.
Por fim, a fluidez operacional tem de agir como apoio ao trabalho gerencial no fornecimento de informação e na ascensão de uma cultura mais estratégica do que reativa e de suporte a obrigações legais.
Agora, sabemos que mesmo o melhor dos projetos de modernização deixa de passar pelo desafio de ter apoio da diretoria e se encaixar ao orçamento. Logo, é fundamental saber como apresentá-lo e negociar internamente. Então, veja como buscar investimento em automação fiscal para qualificar seu departamento e aumentar seu valor.
