Muitas empresas, de todos os portes e segmentos de mercado, ainda esperam entregas de mercadorias e insumos para receberem cópias de notas fiscais físicas, enquanto também aguardam o recebimento por e-mail dos arquivos XML referentes a essas notas. Mas existe a possibilidade de fazer a antecipação fiscal, buscando o documento e seu XML antes mesmo que a carga saia do fornecedor.
Essa antecipação na rotina fiscal está entre as boas práticas das rotinas da área e dá ao negócio vantagens em relação ao procedimento mais manual e que tira totalmente a empresa do controle da situação até a entrega dos produtos adquiridos.
Neste post, vamos abordar as formas de antecipar a organização em cada compra e motivos pelos quais isso deve ser feito.
Como implementar a antecipação fiscal
Na prática, independentemente da forma como ela for realizada, sempre será com a aquisição de arquivos XML diretamente da base de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado. Então, é obrigatório que o processo seja automatizado, com uma ferramenta que identifique a criação e a emissão de notas contendo o CNPJ da empresa como destinatário e importe o documento.
Isso pode ser feito com a contratação de softwares que fazem essa busca e armazenam os documentos ou com a aquisição de um sistema específico integrado ao ERP da empresa e que contenha as mesmas funções. Ao optar pela segunda solução há vantagens como:
- escolha de banco de dados para direcionamento dos itens, que pode ser o mesmo utilizado pelo ERP;
- integração entre processos e dados, pelo fato de a ferramenta ser aderente ao sistema de gestão;
- compatibilidade com o ERP;
- centralização de dados e processos, o que facilita o andamento das diversas rotinas dos setores.
Por que fazer a antecipação fiscal
Mais rapidez para conferir pedidos de compra
A primeira conferência a ser feita em uma compra diz respeito ao pedido feito ao fornecedor. É o confronto entre a solicitação enviada e a nota fiscal recebida para averiguar se a ordem de compra foi atendida corretamente.
Com o XML sendo identificado e baixado assim que é originado, junto ao seu documento auxiliar, a empresa pode conferir se a ordem foi atendida antes que o transporte seja iniciado. Logo, se o fornecedor precisar consertar a entrega, isso será feito mais rapidamente e sem que duas entregas ocorram para a conclusão do processo.
Centralização das notas de entrada
Com apenas um canal de recepção de notas fiscais, os riscos de ocorrerem esquecimentos ou de informações erradas passarem despercebidas são reduzidos. E se a ferramenta de automação da recepção for integrada ao ERP, todos os documentos são automaticamente inseridos na central de gestão da companhia, tecnologia na qual também rodam as rotinas fiscais e as dos demais setores.
Um ambiente como o acima impede que obrigações fiscais sejam entregues com falta de notas de entrada e dados fiscais de compras. Saindo do campo dos ganhos em produtividade e inteligência operacional, essa redução de risco fiscal é estrategicamente o maior ganho do processo de antecipação.
Por exemplo, o livro de registro de notas de entrada é um dos componentes da Escrituração Fiscal Digital (EFD). Portanto, não pode conter erros para que o Sped Fiscal seja transmitido sem inconsistências, ocorrências para as quais pesadas multas estão previstas na legislação.
Recepção menos burocrática de insumos e mercadorias
Como a antecipação fiscal valida a nota e seu conteúdo logo após a emissão, ela já está aceita quando chega à empresa com sua carga. Portanto, nenhum procedimento fiscal precisa ocorrer, bastando que os profissionais indicados recebam e armazenem os itens.
Mais facilidade para localizar documentos
Mesmo depois de recebidos o documento fiscal e a carga de itens, pode ser necessário buscar uma nota e seu XML para alguma conferência ou confirmação. E fazer isso dentro de uma base de dados centralizada, nas quais os arquivos são organizados cronologicamente e podem ser segmentados por outros critérios, se torna algo mais simples.
Muito demorado seria abrir e-mails recebidos em determinado período um a um até encontrar aquele non qual está o anexo buscado. Ou vasculhar bases de dados desorganizadas e nas quais não podem ser aplicados os filtros desejados de busca.
Agilidade na disponibilidade de produtos e matéria-prima
Com a conferência fiscal e a recepção física sendo mais rápidas, os lotes adquiridos dos fornecedores demoram menos tempo para estarem à disposição do setor de produção ou qualquer outra área que demande os itens adquiridos. Isso porque eles só podem ser utilizados, tanto para consumo quanto em manufatura, após feitas as devidas conferências e atestada a validade do documento fiscal de cada carga.
Essa agilidade é especialmente importante para processos produtivos, que representam grande prejuízo quando são paralisados por falta de material e quando isso acaba gerando rupturas adiante.
Na indústria, a agilidade e as integrações que citamos são importantes pelo alto volume de notas recebidas diariamente, tanto de insumos quanto de produtos direcionados a outras áreas, como materiais de escritório e de higiene e limpeza. E quanto maior é o número de documentos a receber, mais riscos estão associados ao processo e às demais obrigações que dependem da exatidão dele.
A recepção de documentos, e por consequência a antecipação fiscal, é apenas um dos vários assuntos relevantes para setores fiscais. Por isso, frequentemente abordamos assuntos fiscais focando nos mais variados temas. Então, assine a nossa newsletter para receber por e-mail as novidades importantes para essa área.
