Todos dentro de uma empresa, em qualquer setor, sabem que os documentos gerados e recebidos de terceiros precisam ser armazenados. Mas nem sempre as pessoas conhecem o prazo de guarda de documentos fiscais, que precisam ser respeitados ainda que um documento deixe de ter qualquer utilidade para as operações e a burocracia interna do negócio.
Por isso, dedicamos este conteúdo a detalhar os prazos legais de armazenamento de documentos importantes para o setor fiscal, incluindo alguns contábeis. Acompanhe-nos.
Documentos com prazo de 5 anos
Obrigações do Sped
Tanto os recibos de transmissão das declarações do Sped quanto elas próprias — livros fiscais e contábeis, apurações e demais documentos — precisam ser armazenadas por esse prazo com a contagem iniciando no primeiro dia do exercício seguinte.
Isso inclui as Escriturações Fiscal, Contábil, Contribuições, da Reinf, Contábil Fiscal e o e-Social.
Notas fiscais
Não os documentos auxiliares, mas os arquivos XML precisam ser armazenados por 5 anos a partir do primeiro dia do ano seguinte ao de cada emissão. O mesmo vale para os documentos fiscais recebidos, não importando o tipo das notas.
Faturas de consumo
Faturas como de consumo de energia elétrica e uso de telecomunicações também são documentos fiscais, e suas regras de guarda são as mesmas aplicadas às demais notas.
Declaração de Imposto Retido na Fonte (Dirf)
A Dirf informa à Receita Federal as retenções feitas em pagamentos e recebimentos, tanto em negócios feitos com pessoas físicas quanto jurídicas. Seus relatórios, e os respectivos recibos de transmissão, devem respeitar o mesmo prazo de guarda de documentos fiscais, mas iniciando na data de envio de cada declaração aos órgãos públicos.
Guia de Informação e Apuração (GIA) do ICMS
A obrigação mensal de cálculo do ICMS, uma imposição das Secretarias da Fazenda (Sefaz) dos estados, deve ser armazenada a partir do ano seguinte ao do mês de cada apuração.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
A RAIS, como a Dirf, inicia a obrigatoriedade de armazenamento no dia da transmissão do documento, sendo conservado ele e seu recibo de comprovação de envio.
Comprovante de pagamentos de impostos
Esses comprovantes precisam ser guardados juntamente às apurações e declarações que geram os valores que foram pagos, motivo pelo qual o prazo para eles também inicia no primeiro dia do ano seguinte ao das apurações.
Isso ocorre porque esse prazo é o mesmo que o Fisco tem para fiscalizar, questionar e cobrar impostos e obrigações acessórias de competências passadas. Logo, a empresa as deve ter para seguir a lei e, caso seja preciso, prestar contas e até se defender de cobranças indevidas.
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP)
Como se trata de uma declaração ligada a impostos, precisa ser guardada pelo mesmo tempo que os demais documentos relacionados aos tributos, com o início do período de contagem funcionando da mesma maneira.
Demonstrativo do Crédito Presumido (DCP)
Essa declaração mensal somente é solicitada de empresas autorizadas a obterem créditos fiscais de Pis e Cofins, como as tributadas pelo Lucro Real. Então, por conta disso, precisam calcular seus créditos todo mês e transmitirem os dados apurados ao Fisco. Após isso, devem começar a contar cinco anos para o armazenamento de cada arquivo, iniciando no ano seguinte.
Comprovantes de deduções do imposto de renda
Por exemplo, um desses comprovantes pode ser o de uma despesa com projeto cultural ou qualquer iniciativa prevista em lei de incentivo fiscal que dê direito a uma dedução. São cinco anos a partir do começo do exercício seguinte, justamente o mesmo prazo para os próprios documentos de registro e apuração do tributo, assim como de seu comprovante de pagamento.
Documentos com prazo de 10 anos
Livro Razão
O Razão, de caráter analítico, detalha cada conta e subconta contábil, de resultado e patrimonial, utilizada nos lançamentos do Livro Diário, as individualizando junto aos saldos provenientes dos registros.
Cada Livro Razão, a partir do ano seguinte ao do seu exercício de referência, precisa ser armazenado por 10 anos.
Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur)
Esse livro tem como objetivo calcular o lucro líquido da empresa com informações fiscais e extrafiscais para, consequentemente, aplicar as alíquotas de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL). É uma obrigação exigida apenas de empresas cujo regime tributário é o Lucro Real.Como o Razão, o Lalur deve ser armazenado por 10 anos desde o primeiro dia do ano seguinte àquele escriturado no livro.
Livro Diário
Como o nome diz, é o livro contábil que expõe exatamente todos os lançamentos feitos na escrituração contábil, em ordem cronológica, com valor e histórico.
Ele deve ser mantido por prazo indeterminado, o que significa que enquanto o negócio estiver ativo, precisa ser conservado.
Formatos de armazenamento
Em duas oportunidades neste texto usamos a conservação como sinônimo para cuidados com os documentos. Isso porque é possível que se precise conservar algo que existe somente em meio físico. Por exemplo, o Livro Diário, que não pode ser descartado enquanto existir atividades do negócio, pode existir somente fisicamente na referência aos primeiros anos da empresa. E é possível que o mesmo ocorra com um documento não tão antigo, caso ocorra uma troca de software ou perda de arquivo digital.
Seja como for, cada prazo de guarda de documentos fiscais e contábeis que citamos tem de ser respeitado. Isso porque não apresentar um arquivo ou uma impressão, quando for solicitado ou necessário, pode resultar em multa ou cobrança indevida para a empresa.
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