As rotinas fiscais de uma indústria são complexas, envolvem muitos dados e em alguns momentos se relacionam com outros setores. Por isso, precisam ser centralizadas no sistema de gestão da empresa, funcionarem de forma integrada e automatizada e rodarem de maneira inteligente, inclusive visando o negócio como um todo.
A inteligência fiscal é um modelo de gerenciamento e organização do setor para um funcionamento integrado, automático e com parametrização inteligente, que permite substituir processos e conferências manuais por fluxos de trabalho automatizados e exatos.
A seguir, entenda melhor como isso funciona e como atribuir a inteligência ao ERP da empresa e seu módulo fiscal.
O que é inteligência fiscal?
A inteligência fiscal reúne um conjunto de boas práticas ao pensamento estratégico da gestão fiscal para a empresa manter da melhor forma o funcionamento das rotinas do setor.
No dia a dia, o departamento precisa receber, gerar, compartilhar, e analisar uma série de informações relacionadas a obrigações fiscais impostas pelo regime tributário e por leis que regulam atividades empresariais em geral na questão fiscal. Nesse cenário, a inteligência surge para:
- eliminar ações manuais;
- reduzir riscos fiscais;
- dar mais exatidão aos números;
- assegurar o compliance fiscal;
- garantir a obtenção de informação quando necessário;
- aumentar a produtividade do setor em geral.
No intuito de alcançar esses objetivos, o principal foco da inteligência fiscal se encontra na automação de processos e na gestão de dados. Então, seu conceito deve ser compreendido e aplicado na prática no ERP que o negócio utiliza para gerenciar seus dados e rodar suas rotinas.
Como implementar a inteligência fiscal no ERP?
Eliminar controles e relatórios paralelos
Por falta de recursos específicos, treinamento ou dificuldade de uso de funcionalidades do módulo fiscal, não raramente as empresas fazem controles paralelos, externos ao ERP, em planilhas manuais. E isso pode causar problemas como inexatidão dos dados armazenados pelo sistema de gestão, elaboração de declarações com inconsistências e indução ao erro em realização de tarefas e tomada de decisões.
Portanto, esses relatórios paralelos precisam ser extintos, com toda a informação sendo centralizada no módulo, já que ele realiza todas as rotinas da área e ainda é integrado aos demais departamentos com os quais o fiscal compartilha dados legais e gerenciais.
Automatizar tarefas ainda manuais
Acima já tivemos um exemplo de processo manual que deve ser automatizado, mas outros — como busca de documentos recebidos e arquivos XML, conferência e classificação fiscal de itens — ainda podem depender de atenção da equipe e trabalho manual.
O problema disso está nos riscos associados às tarefas manuais, como enganos, esquecimentos e baixa produtividade, e na falta de inteligência fiscal para movimentação dos dados.
Com recursos do próprio módulo melhor explorados pela equipe, soluções externas integradas ao ERP ou soluções específicas diretamente implantadas nele, essas ações podem se tornar automáticas, com parametrização da movimentação e da alocação de informação em módulos, obrigações e relatórios.
Por exemplo, a recepção de notas fiscais, com download e validação do XML junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz), pode ser um recurso automático que o módulo fiscal recebe a partir de uma implementação direta no ERP. Além desses recursos, o processo pode ainda adicionar classificação fiscal automática de itens das notas recebidas e associação automática de produtos e insumos a fornecedores e pedidos de compra.
Realizar auditorias
As auditorias validam procedimentos e a gestão de dados, ou indicam que erros ocorreram em rotinas e inconsistências em informações precisam ser corrigidas. Esses processos revisam volumes de dados segmentados e cruzam diferentes bases, documentos e obrigações elaboradas para identificar possíveis problemas.
Na maioria das vezes, auditorias encontram ocorrências como duplicidade de registros e importações com erros. São resultados que propiciam ações de correção da informação e também indicam caminhos para a reformulação de processos em prol de evitar os erros e ter fluxos de trabalho mais qualificados.
Por exemplo, se ao consultar a base de dados da Sefaz o processo de auditoria verificar que o módulo fiscal não tem o lançamento de todos as notas recebidas no período auditado, significa que é preciso melhorar o fluxo de recepção fiscal. Já se a elaboração de declarações depende de importação e são encontrados erros na auditoria do Sped Fiscal, algo precisa ser feito para que a movimentação equivocada de dados não persista.
As auditorias garantem segurança para o cumprimento de obrigações legais e, quando são automatizadas, dão agilidade para os processos e servem como base de tomada de decisão voltada à melhoria do setor.
Avaliar o módulo fiscal
Antes de qualquer mudança, a central das rotinas fiscais tem de ser avaliada para que se saiba quais pontos já estão adaptados a um fluxo inteligente e o que deve ser modificado, reformulado ou implementado.
O ideal é mapear os processos fiscais, que dá o panorama sobre as necessidades do setor e seus pontos críticos, e depois avaliar o sistema para entender sua abrangência sobre o mapeamento, pontos falhos na cobertura das rotinas faltas de integração e recursos.
Para ajudá-lo com este último tópico, temos um conteúdo especialmente voltado à avaliação do módulo fiscal do ERP para implementação da inteligência fiscal. Aproveite para aprofundar-se na análise.
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