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Rotinas fiscais: como modernizar setor e processos

Rotinas fiscais: como modernizar setor e processos
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A complexidade das rotinas fiscais de uma empresa exige busca por produtividade, redução de riscos fiscais e estruturação de uma processo eficiente. E a tecnologia é muito útil para isso, com a modernização do setor sendo uma das principais ações para sua qualificação e manutenção de compliance.

O desafio dessa modernização está em fazê-la da forma correta e dentro de um projeto abrangente, detalhista e que também promova inteligência no uso da tecnologia. Ou seja, não basta contratar softwares sem pensar em integração para as rotinas e os dados.

A seguir, veja como a modernização do fiscal pode ser feita e de que maneira isso tem de ser planejado junto à área de tecnologia do negócio.

Reduzir a dependência de profissionais e tarefas manuais

Por mais que as pessoas sejam essenciais para empresas, a alta dependência de profissionais-chave é um sinal de que o departamento precisa de modernização e provavelmente ainda conta com muitos processos manuais.

Decisões muito relevantes e estratégicas, como ligadas ao orçamento do setor e seu uso e manejo, devem receber atenção do gestor e serem tomadas sem pressa. Mas procedimentos rotineiros e até decisões menos impactantes podem ficar a cargo da tecnologia e da equipe que diariamente faz a mão de obra das rotinas.

Por exemplo, o aceite de notas fiscais de fornecedores, a validação do Sped Fiscal antes da transmissão e a apuração dos tributos podem ser totalmente automatizados por meio de ferramentas que as concluem com mais rapidez e eliminando chances de ocorrerem erros.

Automação de tarefas interdependentes

Existem tarefas que dependem da conclusão de outras, muitas vezes já modernizadas, e que por isso são manuais.

Por exemplo, apuração e pagamento de tributos e geração do layout do Sped só podem ocorrer após a escrituração fiscal, com dados de documentos emitidos e recebidos, estar concluída. E são trabalhos que normalmente recebem atenção de pessoas. O mesmo vale para a comparação entre o pedido de compra enviado ao fornecedor e a nota recebida dele para conferência de valores e quantidades.

Com diferentes tecnologias, ou concentrando as funções em torno somente do sistema de gestão da empresa, procedimentos podem ser automaticamente iniciados e finalizados com o start se dando a partir do término de etapas anteriores.

Planejar a integração de dados

Uma das responsabilidades do departamento é imputar corretamente os dados das rotinas fiscais no ERP da empresa. E em uma área com rotinas modernas isso é feito com integração e automação do fluxo de informações.

Naturalmente, alguns dados entram automaticamente no sistema de gestão porque são gerados nele, como os de notas fiscais emitidas e do layout do Sped — quando ele é gerado dentro do ERP. Porém, outros chegam ao negócio e precisam ser colocados para dentro do sistema.

Um conjunto de informações que chega ao negócio é relacionado a documentos fiscais de fornecedores. De preferência, a empresa deve contar com um software que busque essas notas junto ao banco de dados da Secretaria da Fazenda (Sefaz) e os valida antes do download de PDF e arquivo XML. Mas para que não seja necessário digitar esses dados no ERP, a ferramenta de busca das notas tem de ser integrada ao sistema de gestão.

Qualquer ferramenta utilizada pelo fiscal que movimente dados precisa ser integrada ao ERP, com a devida parametrização, para uma troca de informação automática e exata. Melhor ainda se a solução específica implementada for nativamente compatível com o sistema de gestão para essa finalidade.

Criar um projeto junto ao setor de TI

Por mais que o gerente da área entenda as deficiências das rotinas fiscais e o que precisa melhorar para ter processos mais modernos e inteligentes, e que ajudam a manter o compliance, o auxílio do setor de tecnologia é fundamental. Além de encontrar soluções internas e externas para suprir necessidades e aproveitar oportunidades, a equipe de TI pode ter insights úteis ao gestor fiscal na discussão de um projeto.

As principais percepções que o fiscal tem de compartilhar com a TI são:

  • riscos fiscais associados aos procedimentos;
  • necessidades específicas para manter o compliance fiscal;
  • pontos críticos das rotinas fiscais;
  • tarefas feitas manualmente;
  • pontos de melhoria observados nos processos;
  • movimentação dos dados e necessidade de organização deles em documentos legais e gerenciais;
  • problemas recorrentes;
  • grau de satisfação da equipe com as interfaces de usuário.

Em suma, o gestor fiscal precisa deixar a equipe de tecnologia a par de todas as suas percepções e pretensões de qualificação do setor e geração de valor à empresa. Com todos esclarecimentos e detalhes, o gestor de TI pode colocar ao líder fiscal as possibilidades existentes conforme tamanho da equipe de tecnologia, recursos, possíveis prazos e outros pontos relacionados ao projeto planejado.

Outra necessidade que foge ao total controle do setor é a de apresentar o projeto, e suas motivações, à diretoria e obter aprovação para uso de recursos. Apesar de não ser fácil, é algo totalmente possível e tem as chances aumentadas se a apresentação deixar claro critérios como:

  • riscos do cenário atual;
  • ganhos previstos para setor e empresa;
  • tempo de execução do projeto;
  • investimento desejado e retorno projetado.

Nesse momento é importante expor benefícios da automação e da melhoria de rotinas fiscais, como eliminação de erros humanos, ganho de produtividade e menor necessidade de contratação de pessoas.

E se você quer conhecer uma solução específica que apresenta recursos para unificar etapas de trabalho e integrar dados, entenda o que é e como funciona o XTS para importação e gestão de arquivos XML.