Muitos setores fiscais acabam tendo dificuldades, ou não trabalham com as melhores práticas possíveis, para importação de XML e gestão dos arquivos. Isso porque, ainda que seja um processo simples e de rotina, muitas vezes os departamentos têm de esperar pelos envios de fornecedores para ter conhecimentos das notas emitidas contra a empresa.
Por segurança e melhoria dos processos, é importante que os responsáveis pelos setores busquem formas de automatizar esse tráfego de documentos e informação e aumentar a confiabilidade na exatidão dos dados. E muitos já fazem isso atualmente, na maioria das vezes com soluções específicas que aderem ao ERP ou com ferramentas externas.
Como, em geral, essas duas soluções estão entre as mais adequadas para esse fluxo de recebimento e gerenciamento de notas recebidas, vamos abordá-los mostrando como funcionam e quais critérios de ambos você deve levar em conta para escolher uma solução.
Solução externa ao ERP
As soluções de automação fiscal externas ao ERP e seu módulo fiscal se concentram em download dos arquivos, exibição dos documentos e armazenamento em seus bancos de dados.
A importação de XML nesses sistemas ocorre por ativação do usuário, utilizando a função de busca e registro dos arquivos, ou por busca automática ativada pela emissão por parte de fornecedores. Depois disso, suas interfaces listam os documentos encontrados, seus dados e status, realizando a exibição dos documentos auxiliares e exportação dos arquivos individualmente ou em lote.
Com o uso de um software para as importações, é necessário ter nos processos do setor fiscal uma segunda etapa para imputá-las no módulo fiscal, com importação manual dos documentos para dentro do ERP ou integração entre as ferramentas.
No primeiro caso, quem importa a informação precisa conferir se não há erros de movimentação após a conclusão, como alocação de dados em campos equivocados. Outra conferência necessária é relacionada aos dados dos documentos fiscais em si, para atestar que não houve duplicidade, sobreposição ou registro em formato diferente do que precisa ser lançado no sistema de gestão para os processos fiscais e cumprimento de obrigações legais.
Já no caso de uma integração precisa haver configuração e parametrização do mecanismo que integra o módulo fiscal ao software externo, para que a movimentação de dados para dentro do ERP seja feita conforme as necessidades do setor e da empresa. Porém, se não for possível fazer uma segmentação total do lançamento de dados, ações manuais continuam a ser necessárias mesmo com os sistemas estando integrados.
Via de regra, é a solução indicada para empresas que não ultrapassem algumas dezenas ou poucas centenas de notas recebidas ao mês, não tenham um ERP tão robusto e nem estejam obrigadas a lidar com os pontos mais complexos da legislação fiscal e tributária. Nesse cenário, geralmente não há necessidade de um projeto exclusivo e que dê atenção a muitas variáveis e fatores internos, o que inclusive torna a contratação da ferramenta externa mais econômica.
Solução específica interna ao ERP
O ideal é que a importação de XML, assim como a distribuição das informações do arquivo dentro do ERP e classificação deles, seja processada pelo próprio sistema e siga automaticamente as suas regras de negócio. Isso reduz ou até elimina os erros de registro dos dados e acaba com ações manuais – mais demoradas e propensas a enganos.
Esse cenário pode ser desenvolvido com uma solução específica para importação e gestão dos arquivos que seja acoplada ao módulo fiscal e ao sistema com um todo, com funcionalidades como:
- busca automática dos XMLs a partir das emissões de fornecedores;
- download e visualização dos documentos buscados;
- lançamentos segmentados de dados, como aplicação de regras fiscais e de negócios conforme os CFOPs das notas recebidas;
- relação automática entre itens e fornecedores;
- relação automática entre pedidos de compras e documentos recebidos.
Ademais, a implementação de uma solução acoplada ao sistema central evita que precisem ser tomados cuidados com mais uma ferramenta e os profissionais tenham de interagir com interfaces adicionais, que podem até gerar trabalho adicional àquele feito dentro do ERP.
Na prática, o que ocorre é uma espécie de upgrade do módulo fiscal, que ganha recursos a mais para os funcionários que o utilizam no dia a dia e têm o recebimento e a gestão dos XMLs como uma de suas várias atribuições de rotina. Consequentemente, o ERP como um todo é potencializado por tornar-se mais ágil e exato em questões como busca de dados, lançamentos, atribuição de informações e criação de relatórios.
Para indústrias, que recebem grande volume de documentos diariamente e têm de atender a regras muito complexas para elaboração e entrega de declarações, além de apuração de impostos, essa opção tende a ser a mais adequada.
Como a demanda é alta, não se pode perder tempo com tarefas manuais para o trabalho não atrasar e erros passarem despercebidos. Como o volume de dados envolvidos nas rotinas é imenso, a exatidão deles próprios e de sua movimentação no sistema de gestão não pode dar margem para equívocos, como um simples número relacionado à compra de insumos lançado errado no Sped Fiscal – que gera multa pesada por inconsistência.
Então, se esse for o caso seu e de sua empresa, aproveite para conhecer uma solução que vai no caminho da opção que acabamos de explicar, tanto para a importação de XML quanto para gerenciamento dos arquivos e uso dos dados nas rotinas fiscais. Saiba em detalhes o que é o XTS.
