Como avaliar o módulo fiscal do ERP da empresa?

Como avaliar o módulo fiscal do ERP da empresa?

De maneira geral, o módulo deve principalmente estar adequado à legislação fiscal, pela necessidade de manter o compliance, e dar o suporte que a empresa precisa para rodar suas rotinas fiscais com produtividade e segurança. E mesmo que aparentemente esteja tudo certo, avaliar o módulo fiscal do ERP não é perda de tempo e pode revelar que algo tem de ser corrigido ou melhorado, ainda que isso não tenha sido percebido pelo gestor anteriormente.

Neste texto, vamos explicar os motivos pelos quais fazer essa avaliação e por quais critérios passar para chegar à melhor conclusão.

Por que avaliar o módulo fiscal do ERP?

O intuito dessa avaliação é entender se o módulo está totalmente adequado às rotinas fiscais — auxiliando em produtividade e manutenção do compliance — ou se uma adequação é necessária para o departamento extrair o melhor resultado possível do módulo.

Sendo encontrado algum problema, ele tem de ser analisado para identificação da causa e decisão do que precisa ser modificado. Assim como o ideal pode ser realizar alguma modificação ou melhoria no sistema, a solução também pode ser remanejar os processos do setor. Ou ainda mexer em processos e ERP simultaneamente.

E o gestor fiscal não ter conhecimento em tecnologia não é impedimento para a avaliação, pois o que deve ser levado em consideração diz respeito à gestão da sua área e critérios com os quais o profissional tem intimidade. E agora, vamos abordar cada um deles.

Como avaliar o módulo fiscal do ERP?

Revisar o fluxo de trabalho no sistema

Esse mapeamento serve para o gerente do setor visualizar as etapas e os procedimentos do departamento, observando como cada um deles ocorre e como são organizados. Isso inclui tarefas como emissão e recepção de notas fiscais, envio de arquivos e documentos para banco de dados e importação de informações para o layout do Sped Fiscal.

Para isso, a ajuda da equipe de auxiliares do fiscal pode ser valiosa, já que esses profissionais lidam diária e diretamente com esses processos. Logo, são muito úteis para que tarefas e detalhes não sejam esquecidos.

O resultado da revisão pode ser a identificação de gargalos de produção, tanto por conta da estrutura organizacional do setor quanto pelas características do módulo. Também pode-se verificar alguma falta por parte da tecnologia, o que obriga determinado trabalho a ser feito manualmente e/ou fora do ERP.

Verificar as integrações do módulo fiscal do ERP

Ferramentas externas, quando integradas a sistemas centrais, têm o objetivo de auxiliá-los, suprir alguma falta deles ou facilitar o trabalho dos usuários. Então, a meta da verificação aqui é avaliar se há impacto positivo das integrações existentes e quais são seus possíveis pontos de melhoria.

Por exemplo, pode haver integração com alguma aplicação ou banco de dados para que os arquivos e documentados gerados e movimentados em rotinas fiscais sejam direcionados ao armazenamento. Porém, se essa integração depender de ações da equipe para efetiva exportação da informação e backups, há um risco nos processos, que seria eliminado com movimentação em tempo real e automática dos dados.

Mapear os processos do setor

A inspeção no setor constata se mesmo com o módulo e as integrações algo ainda é feito manualmente ou fora do sistema de alguma maneira. E isso pode ocorrer pela falta de algum recurso ou porque determinada funcionalidade dificulta e deixa muito complexa a conclusão de determinada tarefa.

Por exemplo, a equipe pode estar buscando arquivos XML de notas fiscais recebidas na Sefaz, com download manual, a cada compra que a empresa faz. E essa é uma maneira mais demorada e sujeita a erros de captar e armazenar os arquivos.

Avaliar a facilidade de uso

Não é preciso ser um profissional da tecnologia e entender sobre interface de usuário para isso, pois a experiência dos usuários é uma sensação construída diariamente e de certa forma empírica.

Sendo assim, o gestor fiscal pode reunir a equipe para obter feedbacks acerca da facilidade de uso do módulo fiscal do ERP. Eles podem opinar sobre funcionalidades, layouts das telas, organização de fluxos de trabalho dentro do módulo e outros aspectos. E ainda podem sugerir formas como dificuldades e gargalos seriam eliminados.

Analisar os chamados feitos pelo setor

Caso o gerente do fiscal não tenha acesso direto, e segmentado, aos chamados feitos por ele e seus auxiliares, pode solicitar esses dados ao responsável pela TI ou algum profissional indicado por ele.

Em seguida, obtendo as informações, é preciso observar a recorrência dos chamados feitos e os motivos. Por fim, as constatações possibilitadas por essa observação devem ser cruzadas com feedbacks dos usuários e respostas obtidas nos demais mapeamentos abordados até agora. Isso pode facilitar em muito o desenho de uma linha de raciocínio que leve o encarregado fiscal até as causas e consequências de possíveis insuficiências que o módulo pode apresentar.

Documentar todos os resultados da avaliação

Tanto para mudanças organizacionais no setor quanto para buscar readequações em nível de tecnologia, o responsável pelo departamento precisa ter resultados em mão para consulta e compartilhamento com demais profissionais.

Além dos resultados próprios da análise do módulo, é útil anexar notas explicativas e complementos que digam respeito a causas e consequências, como possíveis soluções e fluxogramas que projetam como seria o andamento ideal de fluxos de trabalho.

Depois disso, o que o gestor fiscal puder fazer internamente e junto à sua equipe deve ser implementado. Enquanto isso, o que necessitar de intervenção tecnológica tem de ser cuidado com a ação que abordaremos adiante.

Montar um projeto junto ao TI

Alguma modificação no módulo seria o ideal para o setor extrair o melhor resultado dele? Integrações e soluções adicionais são necessárias para suprir alguma falta do formato de fábrica do sistema? Em qualquer um desses casos, o setor de tecnologia precisa ser acionado para planejamento de um projeto, que posteriormente terá de ser apresentado à diretoria.

Os profissionais de TI precisam entender como são as rotinas do setor e, principalmente, pontos críticos e essencialidades. A partir disso, e da visualização de respostas e dados registrados ao longo de toda a avaliação, esses profissionais podem sugerir soluções e iniciarem o planejamento de como qualificarem a ferramenta para o uso do fiscal.

Sendo preciso um projeto um pouco mais complexo, que envolva mais custos e até mesmo aquisições e contratações de soluções externas, os gerentes das áreas devem apresentar à diretoria os motivos do projeto e o retorno que a empresa pode obter com sua execução.

Como vimos, avaliar o módulo fiscal do ERP não é um desafio para o gestor do setor porque não se trata de aprofundamento em tecnologia, mas sim de analisar processos e rotinas e a participação do sistema na rodagem delas. Para ter êxito, basta que não sejam esquecidos os critérios mais importantes e nem os pequenos detalhes, e que ajuda especializada seja solicitada em momentos específicos.Quer ler mais conteúdo focado na melhoria do seu departamento fiscal? Assine a nossa newsletter e receba mensalmente as novidades do blog.