O gestor de um negócio pequeno pode ter receio de que implementar um ERP seja algo caro, burocrático e demorado, que irá até causar transtornos em sua organização. Mas a implementação do ERP na pequena empresa é simplificada e extremamente necessária para que ela extraia o máximo da tecnologia adotada.
Somente fazer a contratação e iniciar o uso, sem suporte e planejamento, é certeza de dificuldades e subutilização no decorrer da aplicação diária. Por isso, deve-se dar importância a suas etapas e aproveitar ao máximo o suporte que o fornecedor dá na inicialização.
E se você quer entender um pouco melhor como o processo funciona, veja agora quais são seus passos e a importância deles.
1º passo: preparação da empresa
Essa implementação significa, além da adoção de uma tecnologia, mudanças em vários processos do negócio – possivelmente todos –, incluindo operacionais. E isso requer preparação para o recebimento do sistema, efetivação das mudanças internas e rápida aderência dos usuários da ferramenta a todo esse novo ambiente.
Nesse primeiro momento, algumas das principais ações são:
- havendo substituição de outros sistemas pelo ERP, armazenar os dados deles antes de abandoná-los;
- comunicar todos os envolvidos da mudança e de suas implicações;
- definir possíveis integrações necessárias com outros sistemas;
- redesenhar os fluxos de trabalho, de preferência tornando-os mais rápidos, menos burocráticos e integrados.
Essa preparação deve abranger ainda a agenda da equipe, que precisará de algum tempo para receber o acompanhamento do suporte, aprender as novidades das rotinas e se ambientar à nova organização interna. E isso precisa de algum tempo. Logo, não adiantar trabalhos ou adiar o que for possível tende a causar transtorno e até insatisfação de clientes durante o período de inicialização do sistema.
2º passo: migração de dados
Informação é um bem valioso de qualquer empresa e necessário para o correto andamento dos fluxos de trabalho e tomada de decisão. Então, dados que estavam em outros sistemas, ou ainda eram movimentados somente de forma manual e em planilhas, devem ser migrados para o software de gestão.
A implantação do ERP na pequena empresa não deve ocorrer somente para rodar rotinas, mas também para que o melhor uso possível da informação ocorra. Isso significa ter no software um espelho do negócio e um auxílio para a tomada de decisão segura e baseada em dados.
Também é nesse passo que ocorrem configuração e parametrização. A primeira diz respeito aos ajustes necessários para que o sistema fique pronto para funcionar e dar o suporte que o negócio precisa por meio de ações como criação de usuários, definição dos níveis de acesso de cada profissional e determinação da periodicidade de backups.
Já a parametrização se trata do estabelecimento de parâmetros para o funcionamento do sistema com o objetivo de deixá-lo adaptado aos processos da empresa. Por exemplo, o ERP pode ter no banco de dados uma tabela que a empresa utiliza para orçamentos de serviços na qual estão parametrizados valores por peça, unidade, tamanho, volume, tipo de serviço ou qualquer outro fator que influencie no preço final.
Nem sempre ferramentas para pequenas empresas precisam ser parametrizadas, já que essa preparação é mais utilizada em ambientes que trabalham com processos complexos e alto volume de demanda, como grandes corporações. Mas quando é necessário fazer isso, o fornecedor efetiva os parâmetros junto ao gestor no 2º passo do processo.
3º passo: adaptação de rotinas da empresa
Nessa fase a empresa começa a operar a ferramenta, iniciando com o entendimento de cada funcionalidade e a adaptação das tarefas aos recursos. Os usuários, com ajuda do fornecedor e seu processo de onboarding, passam a entender como emitir notas fiscais, utilizar funções de controle financeiro, dar apoio ao operacional com o sistema e de que maneira, em geral, a nova tecnologia estará inserida no dia a dia deles.
O 3º passo envolve ainda a compreensão dos relatórios fornecidos pelo sistema de gestão, preparando os usuários para ações como:
- localização das funções destinadas a cada tipo de relatório;
- entendimento de como segmentar a exibição de dados nos relatórios;
- formas de ler e interpretar os documentos conforme o layout entregue pela ferramenta.
4º passo: monitoramento e feedback do uso diário
A implementação do ERP na pequena empresa não poderia ser finalizada na etapa anterior, ainda que ela possibilite aos usuários a utilização diária e sem o acompanhamento do suporte. Porém, não é o que ocorre, ou não deve acontecer assim, porque o negócio deve ter o maior ganho possível com essa implantação.
Portanto, no início do uso pós-onboarding é preciso monitorar a performance da ferramenta sem participação do suporte e solicitar que os usuários compartilhem suas percepções e experiências. O objetivo é observar a aderência do sistema à empresa e também o contrário para, se necessário, fazer mudanças e adaptações que permitam ter mais agilidade e produtividade nos processos, como:
- eliminação ou adição de integração com outra tecnologia;
- redução de etapas de processos;
- reorganização de fluxos de trabalho;
- remodelamento de tarefas;
- mudanças em configuração e parametrização do sistema.
Após os tópicos que abordamos, a conclusão que você pode ter é que essa implantação não é um impeditivo para adoção do sistema de gestão. Logo, não impossibilita a qualificação interna que concebe ao fim dos quatro passos detalhados acima.
Outra dúvida que gestores têm sobre a ferramenta é acerca de suas funcionalidades, já que é preciso evitar contratações desnecessárias e também a aplicação de um sistema que não atenda a todas as suas necessidades.Então, antes de fazer a implementação do ERP na pequena empresa, o responsável precisa saber o que a tecnologia abrange, motivo pelo qual produzimos este outro conteúdo, para você saber o que um ERP para prestadores de serviços pode entregar ao seu negócio.
