O ERP centraliza todas as informações da empresa e muitos de seus processos administrativos, além de concentrar ainda algumas tarefas relacionadas às operações da empresa. Por isso, é uma ferramenta que melhora a gestão do negócio e aumenta a produtividade de diversas tarefas, reduzindo o risco de erros na conclusão delas pela dispensa de atividades manuais.
Porém, o responsável deve escolher um ERP na nuvem ou um sistema que ficará localizado em seu próprio ambiente? Essa é uma dúvida comum dos empresários e gestores em geral. Por isso, desenvolvemos este post, para ajudá-lo a chegar na resposta que revelará o investimento mais adequado para o seu caso.
Acompanhe-nos e fique esclarecido para tomar sua decisão.
Como funciona o ERP na nuvem?
De forma simples, o sistema de gestão baseado na nuvem é disponibilizado ao usuário em qualquer aparelho, móvel ou não, pois para ser acessado basta que se faça login no navegador de internet.
Com layout e funcionalidades do sistema online, todos os dados da empresa ficam armazenados na nuvem de dados — onde também são protegidos por recursos de segurança robustos. Assim, o usuário não precisa realizar nenhuma instalação e nem tomar cuidado com as informações que são processadas e armazenadas no ERP, o que também dispensa o uso de memória do aparelho utilizado para armazenamento das informações.
Outra característica do ERP na nuvem é a atualização automática da ferramenta, que ocorre a partir da implementação de upgrades por parte do desenvolvedor. Quando o responsável pelo desenvolvimento modifica configurações, código-fonte e outros componentes da construção da ferramenta, todas as alterações e melhorias ficam imediatamente disponíveis aos clientes usuários.
Por ser uma prestação de serviço mensal, o fornecedor do ERP também oferece atendimento, suporte e treinamento para os usuários obterem o máximo retorno da contratação, recursos cujos valores já constam nas mensalidades fixas cobradas.
Como funciona o ERP local?
Sendo local, esse tipo de sistema fica baseado em apenas uma computador ou em uma só rede na qual dois ou mais computadores se conectam. No segundo caso, um dos computadores da rede atua também como servidor, armazenando os dados e os entregando para as demais máquinas que fazem uso deles, motivo pelo qual o servidor sempre tem de estar ligado para uso da ferramenta em qualquer um dos computadores da rede em questão.
Por conta da maneira como fica baseado o ERP local, ele precisa ser instalado com a utilização de uma mídia física ou via download de página na internet. Em qualquer um dos casos, o aplicativo apenas fica disponível onde for instalado ou baixado. Quanto às informações da empresa processados dentro do sistema, são armazenadas localmente, utilizando memória do aparelho do usuário, que tem de tomar cuidado com a segurança dos dados, realizando backups constantemente e os protegendo de alguma forma para evitar invasões e perdas.
As atualizações e melhorias também dependem de cuidado e ações do usuário, que fica responsável por baixá-las ou instalá-las, já que o sistema tem base local e não dá acesso livre e permanente ao desenvolvedor, que na prática vende um produto ao invés de prestar um serviço. Ou seja, a tecnologia é posse da empresa e cabe a ela fazer a manutenção de seu ativo.
Nesse cenário, treinamentos para uso do sistema também ficam por conta do negócio, que tem de contratar auxílio específico ou designar alguns funcionários para ensinarem outros a operarem.
Qual escolher para o meu negócio?
Em primeiro lugar, o software de gestão, local ou estabelecido em nuvem, tem de atender às necessidades da empresa em relação às funcionalidades apresentadas. Depois, avalia-se as vantagens que cada tipo apresenta e qual se encaixa melhor ao negócio de acordo com características não ligadas somente a funções e recursos de sistema.
Normalmente, o ERP na nuvem é mais adequado para um pequeno negócio por dispensar um setor de TI, criação de uma rede e cuidados técnicos com a ferramenta, preocupações que geram custos pela necessidade de manutenção técnica e de contar com profissionais específicos da área de tecnologia.
Aliás, como as despesas com suporte e atendimento já estão inclusas na mensalidade da ferramenta baseada na nuvem, a empresa tem previsibilidade dos gastos com ela. Por outro lado, o auxílio para o ERP local pode gerar gastos adicionais, tornando o software mais caro de se manter, até pelo fato de que o local geralmente exige investimento inicial muito maior para inicialização.
Então, levando em conta essas considerações, a opção na nuvem acaba sendo melhor para pequenas empresas por assegurar a elas um sistema atualizado e melhorado com mais frequência, mais econômico na contratação e que não exige esforços ou gastos posteriores para manutenção de um funcionamento a pleno. Justamente por isso, a maioria dos empreendimentos dos portes micro e pequeno investem na opção que se mostra mais fácil, barata e cômoda diante de realidades de estruturas enxutas e controle máximo de gastos.
Outro fator que revela vantagem do uso de uma tecnologia na nuvem é a segurança. Os bancos de dados remotos desses softwares contam com recursos de segurança de ponta, muitas vezes de nível bancário — proteção que nem sempre o usuário tem condições de prover para seus aparelhos ou redes, que se invadidos podem proporcionar a um hacker informações e acessos valiosos e privados.
Existe também uma outra opção, que é o software de controle financeiro, menos completo do que um ERP na nuvem, porém confundido em alguns momento com um software de gestão. E nessa confusão, outra dúvida que surge entre gestores é se as ferramentas são a mesma coisa e qual escolher. Para sanar essas dúvidas, e fazer a melhor opção para seu negócio, entenda a diferença entre ERP e software financeiro e o que levar em conta para contratar uma das duas tecnologias.
