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Devo usar ERP ou software financeiro na minha pequena empresa?

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Gerenciar uma empresa exige lidar com informações e tarefas gerenciais e administrativas. Fazer tudo isso manualmente pode acabar tomando muito tempo, além de não garantir a segurança e a exatidão dos dados.

Pensando nisso, os gestores de empresas utilizam ERP ou software financeiro para automatizar tarefas e informatizar a gestão, dando produtividade a ela e confiabilidade aos seus relatórios. Mas para o seu negócio, qual é a melhor opção?

Tomar essa decisão exige que se saiba o que são as ferramentas, quais são suas diferenças e se possuem alguma relação. Então, tire agora as suas dúvidas para escolher a melhor solução para sua gestão.

O que é um ERP para pequenas empresas?

De modo geral, um ERP é um sistema de gestão composto por vários módulos, que atendem a diferentes atividades, setores e necessidades de um negócio. Ou seja, dentro da mesma plataforma é possível realizar atividades como:

  • cadastro de clientes;
  • cadastro de fornecedores;
  • emissão de notas fiscais;
  • registro de contas a pagar e receber;
  • manutenção de fluxo de caixa;
  • controle de estoque;
  • emissão de boletos;
  • emissão de relatórios diversos.

Para isso, além de integrar áreas distintas da empresa, o ERP também integra informações, funcionalidades e sistemas. Por exemplo, mesmo que a emissão de uma cobrança ocorra por meio do ERP, ela precisa ser um boleto registrado. Portanto, o software precisa estar com bancos, que operam a movimentação financeira, homologados dentro dele. Assim, quando o boleto é gerado o ERP conecta-se a sistemas externos integrados a ele para gerar a cobrança registrada.

Agora, falando especificamente para negócios dos portes menores, um ERP para pequenas empresas é uma ferramenta adaptada à realidade delas e a suas possibilidades financeiras. Um exemplo de diferença entre ERPs para empresas de maior porte é relacionada ao fornecimento de módulos. Enquanto um sistema para organizações médias e grandes conta com módulo de contabilidade, pois possuem departamentos contábeis internos, um ERP para as micro e pequenas não conta com o recurso.

Isso ocorre porque normalmente negócios menores terceirizam a contabilidade, já que não precisam arcar com os custos de todo um setor apenas para ela. Logo, seria um módulo desperdiçado e que ainda elevaria o valor da contratação.

Outra característica das ferramentas para pequenas empresas é a maior simplicidade de utilização e dos layouts do programa. Como elas contam com burocracia menor e movimentam menos dados que grandes negócios, são bem mais fáceis de operar. Inclusive, quem tenha aberto seu empreendimento há pouco consegue sem problemas, se ainda não tiver equipe para as rotinas administrativas, lidar com os recursos do programa.

Ademais, a estrutura de tecnologia desses sistemas também é montada para atender a esses usuários. Eles não exigem instalações, com o uso sendo sempre online e feito em qualquer lugar, e nem participação da empresa em atualizações, que ocorrem rápida e remotamente.

O que é um software financeiro?

Como o nome sugere, um software financeiro apenas automatiza atividades e informatiza dados da empresa na sua parte de gestão das finanças, e não da empresa como um todo. Algumas das funcionalidades que podem ser esperadas dele são:

  • Emissão de boletos;
  • Manutenção do fluxo de caixa;
  • Emissão de relatórios financeiros;
  • Registro de contas a pagar e receber.

Em suma, esse tipo de software ajuda a empresa apenas no que diz respeito à movimentação de valores que entram e saem. Como esse é o foco, alguns programas apresentam funcionalidades mais avançadas para gestão financeira e suas rotinas, como conciliação bancária, transferências e pagamentos de contas dentro da plataforma.

Sistema de cobrança e pagamentos

Existe ainda uma outra solução, que se assemelha a gerenciadores financeiros por alguns critérios, mas que na prática é apena um sistema de cobranças. Seus objetivos diretos são:

  • Emissão de boletos de cobrança;
  • Realização de cobranças via cartões de crédito;
  • Criação de links e botões de cobrança para uso externo em e-mails ou layouts.

Como recursos adicionais, essas soluções permitem a emissão de extratos financeiros com entradas e saídas de dinheiro delas, transferências, pagamentos e cadastro de clientes.

É um tipo de ferramenta excelente para emitir cobranças e gerenciar recebimentos, mas não pode ser utilizada para a gestão financeira em si e menos ainda para a área empresarial. Como gerar receita é premissa básica de qualquer empresa, é sempre bom contar com o sistema de cobrança e ao mesmo tempo um ERP ou software financeiro, de preferência integrando as ferramentas.

Por exemplo, se uma conta for paga diretamente pelo internet banking a informação não será considerada por esse sistema e, além disso, não será possível inserir a ocorrência nela por não ser um tipo de sistema gestor.

Minha empresa deve escolher ERP ou software financeiro?

A resposta para essa pergunta depende de quais são as necessidades do negócio e do que o responsável por ele deseja.

Caso a busca seja por uma ferramenta que auxilia a gestão empresarial como um todo, automatiza diversas ações e informatiza o negócio em sentido geral, o ERP — mais robusto e completo — é a melhor opção.  E um fator positivo adicional em fazer essa escolha está no preço desse tipo de solução, que geralmente fica próximo do que é cobrado pelos sistemas financeiros.

Por outro lado, se as necessidades de qualificação gerencial e automação de tarefas estão apenas no âmbito financeiro, faz sentido contratar somente um software financeiro.

Existe ainda a possibilidade de ambos os sistemas serem utilizados, pois não são excludentes. Por exemplo, a empresa pode contar com um gerenciador financeiro com recursos avançados para essa gestão que os ERPs normalmente não têm. Neste caso, para elevar o nível de gestão de outras áreas àquela já obtida na financeira, pode-se fazer a contratação do ERP e até mesmo integrar os sistemas.

Fazendo uma comparação entre os tipos de programa, o ERP mais facilmente substitui o gerenciador de finanças com funções iguais, além de trabalhar com maior variedade de dados e atividades gerenciais e administrativas.

No lado contrário, muito dificilmente um sistema voltado à gestão financeira consegue substituir um ERP, pois não tem complexidade gerencial, focando no financeiro e ignorando outros setores.

Outro critério que torna o ERP indispensável, utilizado sozinho ou em conjunto com gerenciador de finanças, é o de segmentação. Existem programas de gestão focados em comércios, indústrias e prestadores de serviços. Inclusive, algumas ferramentas são direcionadas a nichos específicos dentro desses setores.

Já os programas voltados à gestão financeira são generalistas, desenvolvidos para empresas muito diferentes umas das outras para usarem de maneira padrão. Logo, pode ocorrer de o programa escolhido individualmente não atender a todas as necessidades da empresa.

Então, depois do que abordamos você já sabe se deve optar por ERP ou software financeiro? Pensa em conciliar as duas soluções? Se tiver mais alguma dúvida sobre isso, deixe nos comentários para ajudarmos. E assine a nossa newsletter para receber em seu e-mail nossos conteúdos voltados ao sucesso do seu negócio.