Entenda a importância do ERP para pequenas empresas
Ainda existe uma crença de que sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) são apenas para organizações de grande porte, o que é errado. Negócios de qualquer tamanho podem qualificar administrativamente e até conseguirem vantagens competitivas investindo em tais sistemas.
Por acreditarem em tal crença, muitos empreendedores acabam não atentando à importância do ERP para pequenas empresas e deixam de aproveitar benefícios trazidos pelo uso de uma ferramenta de gestão integrada.
Para você entender agora por que o sistema é importante para seu negócio, vamos mostrar e explicar 8 de seus benefícios. Acompanhe-nos e perceba como qualificar a sua gestão com a ferramenta.
Produtividade na administração do negócio e integração de tarefas
Não é incomum que donos de empresas pequenas emitam notas fiscais em uma ferramenta ou site de prefeitura, gerem boletos em outra ferramenta e acompanhem as finanças em mais um software. Tudo isso torna as tarefas mais demoradas, exigindo mais tempo para suas execuções e mais contratações de sistemas.
Dentro do mesmo sistema de ERP o pequeno empresário pode fazer todas essas atividades e ainda outras pela integração de tarefas na mesma ferramenta. Assim, sem precisar locomover-se entre softwares e sites consegue ser mais produtivo em tais tarefas administrativas.
Mais foco para as atividades principais
Aumentando a eficiência no lado administrativo, com uma gestão mais produtiva, o empresário tem mais tempo para dedicar-se àquelas questões relativas a aquisição de clientes, entrega de soluções e outras necessárias à manutenção e ao crescimento do negócio.
Isso se estende também à formação de equipe. Ao invés de precisar de pessoas com urgência para tarefas administrativas, o gestor pode focar em contratações para desenvolvimento, vendas, atendimento ou gestão de sucesso e outros setores operacionais, mantendo a estrutura de pessoal do back office o mais enxuta possível.
Integração de informações
Independentemente do tamanho do negócio, informação confiável, exata e que gere respostas úteis à gestão é sempre algo valioso. Portanto, a importância do ERP para pequenas empresas também está na análise de dados, algo que às vezes é ignorado em organizações dos menores portes.
Obtendo todos os dados sobre a empresa em apenas uma ferramenta é mais fácil de fazer análises financeiras e até de desempenho e acompanhar indicadores de sucesso coerentemente estabelecidos.
Aliás, a centralização do que ocorre com os números do negócio, funcionando como um espelho das movimentações, qualifica o relacionamento entre diferentes registros, o que é importante para obter respostas e insights e tomar decisões estratégicas.
Redução de erros e do uso de ferramentas manuais
A adoção de um sistema de gestão integrada permite que anotações e criação de planilhas em Excel sejam práticas extintas. Isso é bom porque tais soluções manuais estão mais sujeitas ao erro humano, já que demandam a manutenção de vários registros e, muitas vezes, a repetição de informações em diferentes anotações.
Além disso, essa quantidade desestruturada de dados em diferentes e dúbias planilhas também dificulta o acerto em avaliações e tomada de decisões, pois torna-se mais difícil identificar informações-chave e saber o que elas representam em termos gerenciais.
Padronização de processos
Quando a empresa adota um ERP passa a contar com uma ferramenta baseada nas melhores práticas de processos gerenciais. Por isso, e por poder centralizar atividades e informações, padroniza seus processos.
A padronização ajuda em muito na produtividade, na eficiência e na exatidão, garantindo que tarefas sejam mais rápidas e repetíveis dentro de métodos que asseguram atividades feitas corretamente.
Mais segurança para dados e acessos
Anotações manuais podem ser facilmente perdidas ou caírem nas mãos de pessoas não autorizadas.
Por outro lado, um ERP tem seus acessos controlados por senha, podendo o gestor disponibilizar acessos apenas a quem precisa para o trabalho e possivelmente com níveis de permissão diferentes para alcance a dados e operações.
Em relação à segurança da informação, deve-se ao fato de que ela fica guardada em nuvem de dados, com backups constantes, apenas ao alcance de pessoas autorizadas a acessá-los. E para aumentar a segurança contra hackers e outras ameaças virtuais, os dados no sistema e em nuvem são protegidos por protocolos e sistemas de segurança semelhantes aos aplicados pelos bancos.
Fluxo de movimentação da informação mais qualificado
Por exemplo, se um registro é adicionado no ERP ele altera relatórios específicos e resultados calculados pelo sistema. Então, qualquer pessoa que acessá-lo, fazer uma consulta ou emitir um relatório posteriormente já fará a visualização com as alterações processadas. Ou, neste caso, para compartilhar a ocorrência bastaria emitir um relatório personalizado e compartilhar o arquivo.
Agora, se a empresa tem, por exemplo, uma planilha de fluxo de caixa, uma de recebíveis e outra de contas a pagar e receber a situação muda. Cada uma dessas planilhas teria de ser manualmente alterada, uma de cada vez, tendo os resultados recalculados. Enquanto isso, se outro profissional as visualizasse encontraria uma inconsistência. Já para compartilhar as mudanças com ele três relatórios seriam necessários.
O pior disso nem é toda a ineficiência do fluxo, mas que a ocorrência utilizada no exemplo tende a ser algo recorrente em qualquer empresa, o que demandaria volume movimentação de dados sem processo eficiente no dia a dia.
Integração com ferramentas e automação de processos
Planilhas como de recebíveis, de faturamento, de fluxo de caixa e de contas a pagar e receber não possuem integração com, por exemplo, um Customer Relationship Management (CRM) — o sistema que gerencia a aquisição de clientes e a manutenção deles.
Logo, existe a necessidade de transportar manualmente os dados para todos os registros feitos de maneira descentralizada, e sempre com frequência para que nada seja esquecido ou perdido.
Ao integrar o CRM com o sistema integrado de gestão pode-se automatizar tanto os registros oriundos da primeira ferramenta quanto as consequências, como mudanças em resultados financeiros, geradas por eles.
Pelos benefícios que exploramos no texto, agora você já entende a importância do ERP para pequenas empresas e sabe que a ferramenta pode adaptar-se ao seu negócio mesmo ele não sendo de grande porte.
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