Gerenciar uma empresa e realizar suas rotinas administrativas exige uma série de atividades e ferramentas, motivos pelos quais um ERP para prestadores de serviços encaixa-se muito bem nas necessidades de gestores e profissionais administrativos.
Esse software de gestão engloba diversas funcionalidades que podem ser encontradas separadamente para contratação em sistemas com funções individualizadas. Logo, permite que o negócio tenha todas à disposição com menos custos de contratação e centralizando ações e dados.
Achou interessante? Entenda mais conhecendo melhor 12 funcionalidades que o ERP pode entregar à sua prestadora.
Cadastro de fornecedores e clientes
Dados de clientes e fornecedores são necessários a todo momento para emitir notas, boletos e pedidos de compra e consultar dados. Então, precisam estar sempre disponíveis e centralizados para uso.Na emissão de notas e boletos, que abordaremos adiante, a manutenção desses cadastros serve para preenchimentos automáticos, feitos apenas com preenchimento de CNPJ. Essa função dispensa a necessidade de digitação em cada emissão.
Cadastro de serviços
Ter os serviços cadastrados disponibiliza rapidamente aos profissionais da empresa critérios deles, como:
- valores e variáveis;
- listagem de rol de serviços;
- descrições;
- serviços ativos e inativos.
São informações importantes para atendimento de pessoas que procuram a empresa, montagem de orçamentos e emissão de documentos fiscais e cobranças. Inclusive, o cadastro de serviço ajuda nas emissões da mesma forma que o cadastro de clientes.
Emissão de notas fiscais
A vantagem de emitir os documentos fiscais dentro do ERP é tê-los registrados e facilmente localizados no software de gestão da empresa, não precisando utilizar sistemas externos de prefeituras para consultá-los e realizar outras ações. Ademais, há facilidade na elaboração dos documentos pelos cadastros citados acima.
Emissão de boletos
Emitindo as cobranças com um ERP para prestadores de serviços, o negócio não precisa recorrer a uma ferramenta focada somente na emissão de boletos. Ou seja, um sistema a menos precisa ser cuidado e operado e menos gastos com tecnologia são gerados.
Controle financeiro
Esse tipo de ferramenta toma conta de todo o fluxo financeiro da empresa, registrando contas a pagar e receber presentes e futuras. Logo, os valores referentes a boletos e notas emitidas no software são automaticamente enviados ao controle financeiro.
Quanto às obrigações a pagar, são lançadas pelo profissional responsável pelas rotinas administrativas com valores, datas e históricos. Depois, a ferramenta une esses dados aos gerados por ela própria para demonstrar o fluxo corrente e projetado da gestão financeira.
Relatórios financeiros
Como abrange toda a movimentação financeira do negócio, o ERP para prestadores de serviços também emite relatórios financeiros periódicos, gerais e segmentados. São instrumentos extremamente importantes para gestores fazerem análises e tomarem decisões em relação às finanças e à gestão empresarial.
Agenda administrativa
Essa agenda auxilia no controle de tarefas e obrigações, podendo ser tanto de rotinas administrativas quanto de outras tarefas.
Por exemplo, a agenda pode demonstrar no desenho de um calendário todas as contas a pagar e receber já registradas no software de gestão. Isso dá uma clara visão ao responsável de como será o fluxo de caixa do período avaliado, incluindo uma percepção desenhada do ciclo de pagamentos e recebimentos semanais.
Abertura de chamados e tarefas
Essa funcionalidade permite que clientes, por meio dos canais oferecidos pela empresa, solicitem atendimento, suporte ou qualquer outro tipo de interação com a prestadora. Assim, os chamados são centralizados em torno do sistema, sendo monitorados, avaliados e atualizados de maneira mais fácil e segura. Simultaneamente, a ferramenta também centraliza a gestão das tarefas relacionadas a serviços prestados e suporte solicitado por clientes.
Com isso, o negócio não precisa contar com um gerenciador de tarefas em separado e outro sistema voltado exclusivamente para prestação de suporte e outros atendimentos.
Gestão de contratos de serviços
A funcionalidade registra os contratos de serviços no sistema de gestão para controle de prazos, valores e demais direitos e deveres, além de automatizar ações do ERP relacionadas a eles.
Por exemplo, a função pode emitir boletos e notas fiscais automaticamente a partir das datas de cobrança lançadas nos contratos, valores registrados diretamente no controle financeiro da ferramenta. Para o operacional, a funcionalidade pode demonstrar os serviços contratados, de acordo com o cadastro de serviços, monitorar chamados e gerenciar tarefas. Tudo isso com o acompanhamento do status de cada contrato.
Integração com contador
Mensalmente é necessário enviar informações e documentação da empresa ao contador para que as obrigações legais sejam cumpridas. Um ERP que pode ser integrado ao escritório de contabilidade que atende ao prestador torna essa troca de documentos e dados mais fácil, ágil, segura e econômica.
Nuvem de dados
Espaço em nuvem de dados possibilita à empresa armazenar informação historicamente sem ter de se preocupar com espaço de armazenamento, bancos de dados, backups e restaurações.
O banco na nuvem garante a guarda dos dados e seus backups, assim como a disponibilidade deles sempre que um profissional da empresa acessar o sistema pelo navegador ou por aplicativo móvel.
Segurança de alto nível
Tanto nuvens de dados quanto ERPs são equipados com recursos de segurança, como criptografia, alertas, controle de acesso e outros que garantem alto nível de segurança das informações, inclusive em nível bancário. Isso evita acessos indevidos internos e externos e a ocorrência de roubo ou perda de informações gerenciais.
A conclusão que se pode ter após essa listagem é que o ERP para prestadores de serviços é uma tecnologia necessária para melhorar a gestão e fluxos de trabalho de rotina do negócio, e otimiza o investimento em modernização de processos pela polivalência e pelo trabalho inteligente.
Agora, antes de tomar uma decisão sobre um sistema de gestão, saiba o que avaliar em um ERP para escolher a melhor contratação.
