Fluxo de caixa: como fazer, acompanhar e projetar na sua empresa

Fluxo de caixa: como fazer, acompanhar e projetar na sua empresa

Manter o controle financeiro é um dos principais e mais difíceis desafios do gestor de qualquer micro ou pequena empresa. Por isso, manter um fluxo de caixa bem monitorado e projetar receitas e despesas é essencial para não perder o controle sobre as finanças e permitir que a falta de capital de giro afete o negócio.

Essa ferramenta de gestão financeira é uma das mais comuns e simples para controlar o dinheiro da empresa, mas não deixa de ser muito útil e ajudar bastante em tomadas de decisões e análises de custos e faturamento.

Então, veja como fazer um fluxo perfeito, como projetá-lo e como escolher um método de registro das movimentações.

Como fazer e acompanhar o fluxo de caixa

1º passo: categorizar as movimentações

Dentro do fluxo fica muito claro o que é entrada e o que é saída de dinheiro, mas para que o documento tenha ainda mais valor analítico é importante que as movimentações se enquadrem em categorias. Assim se tem claramente na ferramenta de controle quais fatores mais pesam na estrutura de custos e o que mais gera receita para o negócio.

Por exemplo, as categorias das entradas podem ser as seguintes:

  • operacionais: compra de materiais, gasto de combustível para prestar serviços ou assinaturas de softwares necessários às atividades;
  • folha de pagamentos;
  • despesas fixas: aluguel e internet.

Caso queira, o gestor também pode separá-las apenas em despesas fixas e variáveis ou categorizá-las de acordo com os grupos da escrituração contábil. Seja como for, o controle tem de ser entendido, ter uma coerência em suas classificações e manter seu valor gerencial.

Quanto às saídas, normalmente são as vendas e serviços prestados. Porém, a categorização também pode ser feita para o faturamento se for necessário, como a separação das entradas pelos diferentes serviços que o negócio presta.

2º passo: registrar as movimentações

A regra dos lançamentos do fluxo de caixa é: registros em datas e números exatos sempre. Isso garante movimentações e saldos com números corretos e fechamentos sem falta ou excesso de registros — apenas com os realmente pertencentes ao período. Além disso, nenhum valor pode ser ignorado por ser muito baixo ou por outro motivo.

Junto aos valores e datas, para ter um relatório ainda mais completo e detalhado, o responsável por mantê-lo pode adicionar histórico, uma pequena descrição junto a cada lançamento.

3º passo: definir a periodicidade de fechamento dos saldos

Se a empresa tiver muitos lançamentos e fechar seu fluxo de caixa mensalmente, por exemplo, pode acabar permitindo que gastos desnecessários persistam por muito tempo até serem constatados. Por outro lado, se o negócio tem pouca movimentação e o gestor faz fechamentos semanais pode estar apenas perdendo tempo por não precisar realizar análises tão frequentes e que não geram respostas pelo baixo volume de dados.

Para definir a periodicidade dos fechamentos é preciso levar em conta o volume de movimentações e as necessidades gerenciais existentes. O espaço de tempo entre um fechamento e outro não pode ser tão longo a ponto de fazer o responsável perder o controle das finanças e nem tão curto que não faça diferença para as avaliações e tomadas de decisões.

4º passo: analisar os números

Além do saldo geral, as contas têm de ser avaliadas individualmente — e aqui percebemos a importância da categorização de receitas e despesas. Por exemplo, se o saldo quinzenal for muito baixo e todos os registros estiverem generalizados fica difícil saber o motivo pelo qual foi obtido esse resultado.

Também, contas categorizadas ajudam no cruzamento de dados específicos. Caso o negócio tenha mais de uma fonte de receita pode relacionar cada uma delas com suas despesas operacionais para constatar se as estruturas de custos individuais são adequadas ao faturamento que geram e ao volume de atividades que demandam.

Como projetar o fluxo de caixa

Fazer uma previsão de faturamento

Como a previsão não pode ser excessivamente otimista e deve ter base sólida, levar em conta o faturamento dos últimos meses é um bom ponto de partida para a projeção. Por isso, o histórico da empresa tem de ser seguido à risca, inclusive para as oscilações.

Então, se há meses nos quais o faturamento aumenta ou diminui todo ano, um percentual médio de variação precisa ser calculado e atribuído ao fluxo projetado, pois ele deve ser o mais fiel à realidade quanto for possível para que seja confiável.

Projetar as despesas fixas

As despesas fixas são aquelas que não possuem relação com as operações. Então, são gastos que ocorrerão independentemente do volume de serviços prestados ou de vendas. Alguns exemplos de despesas fixas, além de aluguel e internet que citamos acima, são a taxa de manutenção da conta bancária da empresa e a conta de energia elétrica.

Alguns desses valores, como o de aluguel, são possíveis de prever com exatidão porque simplesmente não mudam. Já outros valores sofrem modificações a cada mês, como a conta de energia elétrica. Nesse caso novamente se trabalha com histórico e com média de valores para se ter registros coerentes nas previsões.

Projetar as despesas variáveis

Agora temos as despesas diretamente ligadas ao volume de operações, como os itens citados anteriormente: aquisição de materiais ou produtos e gasto de combustível para atender a clientes.

Essas despesas comumente têm variação nos seus valores. Portanto, novamente é preciso calcular a média do peso delas no caixa para registrá-las no fluxo projetado. E como os gastos variáveis estão associados às operações, é necessário ainda levar em conta sazonalidades para realizar lançamentos maiores ou menores por conta de oscilações que ocorrem em determinadas épocas.

Utilizar os dados do fluxo de caixa padrão

É preciso utilizar as seguintes informações do fluxo para iniciar as previsões: saldo, categorias e periodicidade.

O saldo serve para que as projeções iniciem com coerência e de forma fidedigna à realidade do negócio. Assim, o que há em caixa para o início do fluxo de previsões é colocado como o saldo inicial desse controle.

As categorias anteriormente definidas naturalmente são utilizadas para o fluxo projetado seguir os níveis de detalhamento e de controle proporcionados pelo fluxo comum.

Quanto à periodicidade, a mesma do fluxo padrão pode ser mantida para fechamento dos saldos projetados. Porém, como uma das funções da ferramenta é permitir que gestores adiantem-se a cenários positivos ou negativos, é ideal que paralelamente às semanas e meses existam fechamentos já conhecidos para prazos maiores, como três e seis meses e um ano.

Analisar o fluxo projetado

Chegamos ao momento de tirar proveito dos saldos futuros para análises preditivas e organização prévia de tomadas de decisões.

Por exemplo, se no curto prazo a indicação é que o capital de giro será escasso, o gestor já pode analisar possibilidades como tomar crédito ou adiantar recebíveis, atentando à ação que menos impacta no caixa. Isso dá tempo para a realização de cálculos comparativos entre os impactos no caixa dos juros das duas possibilidades ou de juros x descontos concedidos caso a antecipação seja feita diretamente com clientes.

Por outro lado, se os indicativos demonstrarem que a saúde financeira se manterá e no longo prazo haverá disponibilidades acumuladas, uma estratégia pode começar a ser montada para a realização de investimentos, como em marketing e vendas, melhoria de produtos e serviços ou lançamento de uma nova solução.

O que são regimes de caixa e de competência e como impactam o fluxo

A principal diferença entre os dois regimes, métodos de manutenção de registros, é que o de caixa funciona com lançamentos feitos quando os valores são efetivados no caixa ou nas contas bancárias, enquanto o de competência baseia-se nos fatos geradores dos valores.

Por exemplo, no regime de caixa uma entrada de dinheiro apenas é lançada quando o valor é compensado no banco ou entra diretamente no caixa. Já no de competência o lançamento ocorre na emissão da nota fiscal, mesmo que o cliente tenha um prazo de 30 dias para efetuar o pagamento por boleto.

É importante entender essa diferença para elaborar fluxos padrão e projetado que tenham valor gerencial. Caso a manutenção ocorra pelo regime de competência, com registros na recepção de contas a pagar e na emissão de contas a receber, pode ser necessário elaborar outros relatórios, no regime de caixa, para não ocorrer erros nas análises e principalmente para realizar comparações entre números projetados e realizados.

Por conta disso, geralmente o regime de caixa é o mais utilizado para o fluxo comum e o de competência para o projetado. Depois, basta utilizar os dois controles já feitos para avaliar projeções e realizações, enquanto o fluxo padrão já estará concluído e pronto para utilização gerencial.

Qual ferramenta utilizar para fazer o projetar o fluxo

A forma mais comum de fazer esse trabalho é por meio de planilhas, mas elas exigem ações manuais para todas as tarefas e permitem o erro humano em cálculos, registros e categorizações.

Outra maneira de controlar as finanças com fluxos, automatizando atividades, é com softwares para gestão empresarial e/ou financeira. Além de os sistemas evitarem erros manuais, os softwares contam com recursos para emissões de diferentes relatórios de resultados, cadastros específicos e uma série de funcionalidades que deixam a gestão mais ágil e até inteligente.

Nesse momento, é preciso levar conta qual tipo de ferramenta é melhor para o negócio não apenas pela gestão financeira, mas também pela empresarial e por outros benefícios. Então, veja como escolher entre um sistema de gestão ERP e um software financeiro.