Quando gestores de empresas pensam na contratação de um sistema de gestão, as principais dúvidas são: minha empresa precisa de um ERP? O sistema fará diferença para o meu negócio realmente?
Para a segunda pergunta podemos dizer que a resposta é sim, pois os recursos auxiliam na assertividade e na agilidade da gestão. Já a primeira dúvida exige uma breve análise do cenário do negócio, o que será o foco deste texto.
Entenda a seguir o que observar dentro da empresa para perceber que a adoção de um ERP é necessária.
Uso de muitas ferramentas
Ainda há muitas empresas que usam um software para emissão de notas fiscais, outro para cobranças, como geração de boletos, mais um para controle financeiro e possivelmente mais outros.
Isso é um sinal de que a empresa precisa de um ERP, pois esse sistema de gestão centraliza funções de softwares como os citados acima, além de outros, em apenas uma plataforma. Logo, se torna mais fácil e rápido realizar diferentes tarefas das rotinas administrativas. E como se troca o uso de diversos sistemas por apenas um, não é raro que essa substituição resulte em economia.
Inclusive, a economia financeira acompanha a redução de preocupação com contas a pagar. Isso porque apenas uma ferramenta precisa ter o pagamento mensal observado, e não duas, três ou até mais.
Dificuldade para obter dados da empresa
O uso de várias ferramentas e controles manuais, como planilhas digitadas, dificulta a obtenção e a visualização de informações sobre a empresa, como despesas, faturamento e saldo do fluxo de caixa.
Por exemplo, a observação de contas a pagar e receber em curto prazo exige a consulta a receitas e despesas do restante do mês atual e do próximo. São dados gerados em notas fiscais, boletos emitidos e recebidos e outros documentos. E se tudo estiver registado de maneira central em um sistema de gestão, se torna mais simples e seguro fazer uma projeção da saúde financeira do negócio para esse prazo.
Falta de entendimento da estrutura de custos
O volume de gastos em geral de um negócio deve ser muito bem controlado porque influencia em fatores como saúde financeira, margens de lucro, saldo de caixa e disponibilidades para investimentos.
E como saber qual é a estrutura de custos da empresa considerando que seu registro depende de fontes de informação separadas, planilhas e recebimento físico e digital de cobranças? Apesar de não ser impossível, é algo mais difícil em comparação com o controle feito em uma plataforma que automatiza e centraliza lançamentos e cálculos.
Falta de organização com obrigações e recebíveis
A empresa precisa de um ERP quando não tem à sua disposição recursos que permitam saber em poucos cliques coisas como:
- próximas contas a receber em datas e valores;
- próximas contas a pagar em datas, valores e credores;
- saldo disponível em caixa;
- saldo projetado para os prazos de recebíveis e contas a pagar.
A utilização correta do sistema de gestão ajuda em muito na organização e no controle de recebíveis e obrigações, levando em conta simultaneamente a movimentação financeira e o impacto de cada registro nos saldos.
Gestão de clientes e fornecedores dificultada
Dependendo do número de clientes e fornecedores, consultar dados e emitir ordens de compra, ordens de serviço e orçamentos são atividades que não podem ser feitas manualmente. Para isso, além de oferecer funcionalidades de emissão dos documentos, um ERP para prestadores de serviços ajuda no controle sobre solicitações e na associação entre elas e documentos fiscais emitidos e recebidos.
Atendimento ao cliente não padronizado
Uma das funcionalidades de um ERP fornece uma central de abertura e controle de chamados de clientes, com registro de dados como:
- cliente solicitante;
- data e hora da solicitação;
- descrição do pedido;
- status do atendimento.
Por exemplo, atender às solicitações de clientes por telefone não deixa claro a nenhuma das partes envolvidas o status de andamento dos chamados e não gera informação sobre eles, o que é importante para entender o problema e fazer mudanças que vão evitar que ele volte a ocorrer com qualquer cliente.
Controle manual sobre contratos de serviços
Quais são os prazos, valores, serviços, formas de pagamento e outros critérios dos contratos de cada cliente? Ao invés de consultar os documentos um a um semanal ou mensalmente, o negócio pode ter todos eles no sistema de gestão com os principais dados sendo controlados, inclusive com notificações de cobranças e períodos de validade.
A automação da gestão de contratos evita que ocorram esquecimentos e enganos, que podem gerar conflitos com clientes e até prejuízos ao negócio.
Muito tempo necessário para rotinas administrativas
Geralmente, o excesso de tempo necessário para as rotinas, sem uso do sistema de gestão, se deve ao seguinte:
- conclusão de tarefas individualmente em diferentes plataformas;
- registro e movimentação manual de dados;
- conferências de números e cálculos manuais;
- controle não informatizado de solicitações e seus documentos;
- maior necessidade de revisões periódicas de informações, obrigações e recebíveis.
O tempo maior necessário à conclusão dessas tarefas se deve à baixa produtividade — mas não pelo trabalho do gestor ou outro profissional, e sim pelo cenário no qual as rotinas têm de rodar.
Agora, se você percebeu que alguns ou todos os tópicos abordados são familiares ao cenário do seu negócio, significa que sua empresa precisa de um ERP para qualificar a operação das rotinas administrativas e até mesmo outras atividades, como ligadas ao atendimento aos clientes.
E se você quer saber o que um sistema de gestão tem a oferecer para solucionar problemas como os que citamos neste texto, veja quais são as funcionalidades de um ERP para prestadores de serviços.
