Fazer a gestão de custos de fretes na indústria é uma das principais responsabilidades da gestão logística, pois as atividades envolvidas impactam nos indicadores financeiros do setor e da empresa como um todo. E é ideal que esse impacto seja o mais positivo quanto possível.
O problema é que muitas vezes é difícil impactar positivamente a organização gerenciando as despesas com transportes ou até mesmo conseguir realizar análises e cálculos assertivos e confiáveis por conta de limitações e dificuldades impostas por tarefas manuais. Então, a automação de todas elas pode ser a solução para a qualificação do trabalho do gestor e sua equipe e redução dos riscos, principalmente financeiros, associados a controle e coordenação dessas despesas.
Agora, saiba quais problemas podem surgir da gestão manual e como você pode automatizá-la no seu departamento.
4 problemas de fazer a gestão de custos de fretes manualmente
Possibilidade de pagar mais nos fretes contratados
Gerenciamentos e anotações manuais sempre colocam em risco a localização de dados em situações nas quais é preciso tê-los em mãos, além de possivelmente deixá-los centralizados em torno de um profissional por suas atividades de controle.
Tudo isso pode aumentar os custos dos transportes por conta de os fretes cobrados nas contratações serem diferentes dos valores levantados anteriormente, o que se evita com uma gestão automatizada. Basta que, após a prestação do serviço, o CT-e recebido seja importado e cruzado com o orçamento previamente cadastrado.
Dificuldade para avaliar os melhores custos de frete
Antes mesmo da contratação do serviço de transporte o responsável tem de analisar as opções e tomar uma decisão que seja a mais positiva simultaneamente para o setor, para a operação específica e para o financeiro da empresa.
A centralização e a automação da gestão das despesas no ERP torna mais fácil e segura a tomada dessa decisão por parte do gestor logístico ou de outro profissional da área para quem a tarefa tenha sido delegado, justamente porque otimiza o processo de visualização, cruzamento e comparação de dados.
Dificuldades para fazer o rateio das despesas com transporte
Tanto para logística quanto para produção e financeiro, é interessante fazer o rateio dos valores dos fretes pelos produtos transportados.
O problema de fazer isso manualmente é que erros humanos podem ser cometidos, principalmente em uma operação que envolva muitos itens e dados, prejudicando análises futuras e as decisões que terão de ser tomadas com base nessas informações.
Com o rateio automático, não existe o perigo de documentos fiscais serem atribuídos a cargas erradas e de os cálculos não serem feitos corretamente, além de todo o processo — de cálculo e armazenagem da informação — ser mais rápido.
Falta de exatidão na precificação de produtos
Os custos logísticos estão entre os vários fatores que precisam ser considerados na precificação dos produtos e devem ser cobertos pela margem de contribuição. Logo, as despesas com transportes precisam de exatidão, assim como a atualização de seus números tem de ser comunicada com agilidade para os demais setores. Logo, também precisa ser constatada rapidamente.
Obviamente, a gestão manual desses custos não irá excluí-los da formação de preço, mas pode permitir que os valores inclusos nos cálculos não sejam exatos ou atualizados, inviabilizando o ganho da margem de lucro atribuída para as vendas.
Como automatizar a gestão de custos de fretes na indústria
Tendo em mente que o ERP da indústria é onde estão concentradas as informações e as atividades de todos os seus departamentos, faz muito sentido que a automação do controle das despesas com transportes também seja feita dentro dele.
Isso é possível por meio de uma solução específica totalmente integrada ao sistema e às demais informações importantes para esse processo de gerenciamento, como NF-es e CT-es envolvidos nas entregas. Assim, a logísticaganha velocidade em algumas de suas tarefas pelo cruzamento de dados e pela rapidez na consulta dos números, bem como garante exatidão em cálculos e para análises de custos e precificação.
De outra forma, a automação da gestão pode se dar por uma ferramenta externa, individualizada, com as mesmas funções de registrar custos, ratear fretes e dar acesso a consultas detalhadas. Porém, essa solução adicional e externa pode não ter integração com o ERP utilizado, obrigando os usuários a duplicarem o número de registros feitos, aumentando o trabalho e o tempo necessário para gerenciar os gastos com as entregas aos clientes.
Por fim, junto ao maior fluxo de trabalhos que uma ferramenta externa poderia gerar, um cuidado grande e recorrente seria necessário para que seus dados estivessem sempre alinhados aos do ERP — fundamental para não haver erros nos cálculos e nas avaliações dos números. Consequentemente, os dados da solução adicional dariam base a decisões que demais usuários, de outros setores, não entenderiam se visualizassem apenas o ERP.
Em suma, a automação da gestão de custos de fretes na indústria deve ter como foco o rápido acesso aos dados, a segurança da informação para o presente e para o futuro e o auxílio aos profissionais que vão contratar os transportes e disponibilizar números para o processo de precificação. A diferença entre as possibilidades colocadas, na prática, está em como automatizar para o investimento realizado gerar o melhor e maior retorno possível para a empresa financeiramente, em qualidade e em produtividade.
Quer saber como a automação pode ser feita de forma integrada ao ERP Totvs/Datasul, da maneira que citamos na primeira hipótese de solução específica? Saiba o que é e como funciona o XGF.
