Seja para projetar o impacto de um projeto futuro ou medir o retorno de processos e infraestrutura no presente, o ROI de TI é fundamental para análises exatas do gestor de tecnologia e de seus superiores da diretoria.
Esse número é fundamental para decisores tomarem as melhores decisões e perseguirem o objetivo de obterem o melhor retorno possível e dar ao negócio vantagens competitivas.
Agora, vamos mostrar como calcular o retorno sobre investimento em tecnologia, como superar as dificuldades de elaborar o cálculo e como apresentá-lo com consistência e base forte à cúpula da companhia.
Como calcular o ROI de TI
De forma geral, a fórmula é a seguinte: (ganho bruto – custo) ÷ custo. Esse cálculo revela de quantas vezes foi o retorno, que se multiplicado por 100 resulta em quanto percentualmente foi o ROI. E é uma conta fácil de realizar.
A parte mais difícil dessa avaliação é elencar os valores corretamente para se ter um resultado confiável, principalmente em relação aqueles que compõem o ganho obtido no investimento.
Por exemplo, o custo total da infraestrutura de TI pode ser apurado com a soma de tudo o que faz parte de sua estrutura de custos, como remuneração de profissionais e prestadores de serviços e despesas com softwares e hardwares. Porém, é uma tarefa mais complicada calcular o retorno bruto, pois o setor de tecnologia é uma área de suporte, que não age diretamente na geração de receita, como os departamentos de produção e vendas.Tanto para a infraestrutura em geral quanto para projetos específicos para implementação de melhorias, o retorno bruto precisa ser constatado considerando a influência gerada em outros setores, como ganho de vantagens competitivas, aumento de produtividade e redução de custos.
Em hipótese, a empresa pode executar um projeto para implantar uma solução específica no ERP no intuito de aumentar a abrangência de suas funcionalidades e da gestão de dados da companhia. Consequentemente, outros setores terão riscos reduzidos em suas rotinas, serão mais produtivos e ágeis e até mesmo ferramentas externas podem ser dispensadas.Considerando o exemplo acima, os seguintes fatores poderiam compor os ganhos do projeto:
- média de custos com multas aplicadas a um setor nos últimos anos, o que o projeto pode evitar;
- média de gastos anuais com imprevistos a serem evitados com a solução;
- economia em contratação de pessoas;
- economia com contratação de outras ferramentas;
- impacto em vendas e fidelização de clientes por obtenção de vantagens competitivas.
Como apresentar o ROI de TI à diretoria
Sempre é importante entender como prestar contas á cúpula da empresa, mas há dois momentos nos quais isso é imprescindível: na busca por um investimento para o setor e em avaliações sobre o departamento e o orçamento direcionado a ele.
No primeiro trata-se de conseguir fazer a venda interna, obter o orçamento desejado e implementar as melhorias desejadas para o trabalho e a área. Já no segundo o intuito é atestar a validade e a viabilidade do investimento feito pela companhia na área e em seus projetos específicos.Então, saiba agora como apresentar números e ideias à diretoria.
Mensurar qualitativamente o retorno
Indicadores qualitativos são aqueles que impactam nos resultados e em indicadores quantitativos. Mas os qualitativos também podem ser apoiados em números, pois eles não devem ser conclusões abstratas e subjetivas, ainda que meçam o status da percepção de clientes internos e externos.
Alguns indicadores que podem demonstrar aumento de qualidade em processos, infraestrutura e produtos são:
- maior satisfação dos usuários de sistemas;
- maior satisfação dos clientes;
- aprendizado mais rápido de usuários do ERP;
- percepção maior de segurança por parte de clientes em relação ao transporte das cargas de suas compras.
Mensurar quantitativamente o retorno
Agora vamos aos indicadores que baseiam-se diretamente em números, podendo ser aqueles que corroboram os qualitativos ou sendo somente resultados individualizados.
Aqui se encaixam conclusões normalmente representadas por percentuais, como de aumento nas vendas, de tempo necessário para novos usuários aderirem a sistemas ou de redução de etapas para finalização de processos. Dependendo do que será exposto, a representação pode até não ser percentual, mas sempre deve ser numérica.
Detalhar a composição do retorno mostrado
Não basta listar ganhos qualitativos e quantitativos para a empresa se eles não forem concretos e críveis, especialmente se a apresentação se referir a uma projeção feita para um investimento desejado. É preciso demonstrar o que baseou o ROI de TI projetado ou calculado no presente.Vamos dar alguns exemplos de detalhamento considerando os indicadores hipotéticos citados acima:
- aumento na satisfação de clientes: número demonstrado em pesquisa de satisfação;
- mais rapidez na aderência de usuários a sistemas: tempo medido para a aderência;
- aumentos de vendas por período: números obtidos com o setor comercial;
- redução de riscos de setor: testemunho do gestor do setor beneficiado, com detalhamento da importância da área de TI para essa redução;
- aumento de produtividade: comparativo entre fluxos de trabalho anterior e presente para visualização das mudanças implementadas pela tecnologia da informação.
Detalhar o custo
Como os gastos são essenciais para o cálculo do ROI, ele precisa ser mostrado com exatidão e de forma estruturada para os superiores entenderem o investimento total e a forma como ele foi aplicado, o que revela o sucesso da gestão de projeto do investimento e/ou da gestão setorial.
Demonstrar o cálculo
Com todos os números e fatos que fazem parte da análise já expostos e detalhados, é momento de demonstrar quantas vezes o investimento retornou, e qual foi seu percentual, com a conta mostrada logo no início do texto.
Calcular o ROI de TI é um dos momentos mais decisivos e importantes na gestão do responsável pela área de tecnologia. Então, é preciso ser criterioso na montagem do estudo, na realização e em sua exposição documental para apresentação à diretoria, motivo pelo qual produzimos este conteúdo, que deve ajudá-lo na tarefa.
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