Sabemos da complexidade da Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI, e tudo fica ainda mais complicado quando a empresa necessita da retificação do Sped Fiscal por conta de algum erro nos dados preenchidos e importados.
Há situações nas quais a retificação não pode ser feita, por exemplo, mesmo quando parece ser solução para algum problema relacionado aos processos fiscais. Isso porque a legislação fiscal no Brasil em geral é repleta de detalhes, e a EFD ainda conta com aspectos legais particulares de cada estado.
A seguir, explorando aspectos mais padronizados a nível nacional, iremos sanar seis dúvidas comuns sobre o assunto.
Qual é o prazo para a retificação?
Por ação espontânea da empresa e diretamente, a EFD pode ser retificada até o terceiro mês posterior ao de apuração da declaração. O Sped referente às movimentações de janeiro, por exemplo, pode ser retificado até o dia 30 de abril.
Caso a empresa tenha sido notificada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz), antes ou depois desse prazo, para prestar contas e retificar uma transmissão, deve atender a esse prazo específico dado pela notificação.
Como solicitar a retificação do Sped Fiscal após o prazo?
Esgotando o prazo citado acima e não havendo notificação do Fisco solicitando correções, é preciso pedir autorização da Sefaz do estado pelo seu site para a retificação espontânea.
A opção de retificação extemporânea deve ser localizada no site da Secretaria. Feito o pedido, a autorização leva até 48 horas úteis para ser dada, e a empresa tem um prazo em dias corridos, conforme os critérios internos do estado, a partir da emissão da autorização para transmitir sua retificação extemporânea.
Se a autorização automática pelo site for indeferida, ainda existe a possibilidade de proceder presencialmente com novo pedido pela gerência regional da Sefaz que atende à jurisdição de cidades na qual a empresa se localiza.
Na hipótese de a alteração desejada na escrituração ser referente ao IPI, e não ao ICMS, a autorização para retificação pós-prazo precisa ser obtida junto à Receita Federal, e não com a Sefaz.
Quando a retificação não pode ser feita?
Conforme o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz), as seguintes ocorrências impedem a retificação:
- quando o período de apuração está incluso em ação fiscal da Sefaz estadual, enquanto o Fisco está em processo de verificação de movimentações e dados entregues pela empresa;
- quando o imposto calculado na EFD a ser retificada já foi inscrito em dívida ativa e a correção alteraria esse valor;
- sem autorização da Sefaz, quando a pretensão é apresentar a retificação após o prazo.
Conforme a legislação, a escrituração retificadora enviada em qualquer um desses casos não produz efeitos. Ou seja, não é validada pelos órgãos públicos e os dados alterados, adicionados ou substitutos dos originais não são oficializados.
O que deve ser utilizado para entregar a correção?
Como na transmissão original, a retificação do Sped Fiscal é feita com o layout e com o Programa Validador e Assinador (PVA), mas em diferentes versões possivelmente.
O layout precisa ser o mesmo que foi utilizado na declaração original, não importando se houve atualização e outro layout já está sendo utilizado para o período de apuração atual. Já o PVA deve ser o da última versão disponível, mesmo que na transmissão original tenha sido usada uma versão diferente.
Na entrega em si, a empresa deve submeter um arquivo integral para substituir totalmente o que foi enviado anteriormente, pois não existe arquivo de Sped complementar. Assim, por exemplo, se o fiscal abrir um arquivo para retificação e registrar somente algumas informações no intuito de corrigir apenas esses dados, acabará substituindo o arquivo original inconsistente por outro incompleto.
Existem custos associados à retificação?
Com ou sem pedido de retificação extemporânea, não há nenhuma taxa que deve ser paga para proceder com as correções. Mesmo o estado do Ceará, que cobrava uma taxa de retificação para autorizar a correção extemporânea, extinguiu a sua cobrança.
O que existem são possíveis despesas associadas à necessidade de retificação, principalmente quando ela não é providenciada. Por exemplo, se a entrega original foi feita com inconsistência, e uma correção seria necessária, a empresa pode ser multada se não constatar os erros antes do Fisco e proceder com a retificação. Nesse caso, a multa é de 0,2% do faturamento do mês anterior ao de apuração da declaração com inconsistência.
Existem ainda os custos indiretos do setor fiscal inerentes a retrabalhos e redução de produtividade.
Quais são os principais problemas da EFD que geram retificação?
Sequenciamento de notas fiscais
Empresas como indústrias chegam a lidar com centenas de documentos diariamente, entre emitidos e recebidos. Além disso, ainda há aqueles que são cancelados. E nesse cenário não é raro ocorrer um erro de sequenciamento.
Para evitar, auditar o arquivo antes de submetê-lo ao PVA pode livrar o setor fiscal de retrabalhos e até multas.
Inconsistências entre CST e CFOP
Tanto os documentos recebidos quanto emitidos precisam ter esses dois códigos alinhados. E se isso não gerar algum problema pela aceitação e pelo armazenamento das notas com erros em si, provavelmente gerará quando elas forem escrituradas na EFD.
Além da auditoria do Sped, uma solução de recepção e download de arquivos XML, com validade jurídica e parâmetros de regras fiscais para seus lançamentos, pode evitar que qualquer documento seja aceito e/ou escriturado com inconsistência.
Tabela NCM desatualizada
Assim como as leis, as tabelas de códigos e alíquotas também sofrem mudanças. Qualquer documento fiscal escriturado com NCM desatualizado estará equivocado e, consequentemente, atribuirá uma inconsistência à declaração.
Desalinhamento do fiscal com dados da produção
O Sped inclui o Bloco K, cujas informações mais importantes devem ser extraídas dos processos produtivos. Então, o gestor do setor de produção deve estar a par de quais informações a EFD solicita e como elas devem ser escrituradas.
O fiscal e a produção devem estar alinhados para fazer a informação fluir na velocidade necessária e com exatidão, até porque elas devem estar alinhadas também a dados não incluídos no Bloco K, como notas de compras insumos, vendas de estoque acabado e saldos resultantes dessas movimentações.
E se você quiser entender melhor como auditar sua declaração para evitar a retificação do Sped Fiscal e multas, veja como e por que fazer a auditoria no Sped.
