Não é raro acontecer de um contato interessado nos serviços acabar não fechando o negócio, o que ocorre por muitos motivos, incluindo uma proposta comercial de serviços mal elaborada. O documento é o último passo antes do fechamento de uma venda, até porque se o possível contratante solicitou, está realmente considerando a contratação.
Por isso, a proposta deve, além de apresentar todos os dados de interesse do solicitante, influenciá-lo a dar o aceite e adquirir a solução. Ela faz parte do processo de vendas e não serve apenas para apresentar preço, mas também para demonstrar à outra parte como os serviços e ferramentas serão encaixados em suas necessidades.
Vamos detalhar, neste texto, como sua proposta deve ser em seis pontos muito importantes e o que fazer após o envio do documento.
Apresentação da empresa
É interessante incluir uma breve apresentação do negócio, com logo, imediatamente após a capa. Mesmo que o cliente em potencial já saiba quais serviços são oferecidos, é uma forma de reforçar o posicionamento da marca com uma breve descrição do mercado no qual a empresa está inserida, do que ela oferece, de qual é sua visão e, se houver, dos seus parceiros envolvidos na prestação dos serviços.
Como a apresentação não é o foco do documento, precisa ser breve e apenas conter informações relevantes e que fazem sentido para o cliente que poderá fazer a contratação. Por exemplo, descrever a cultura corporativa, mesmo que seja algo importante, é dispensável porque tornaria a apresentação muito longa e não dá ao receptor da proposta informações como tempo de experiência no mercado, número de filiais, core business e proposta de valor.
Explicação dos serviços
Esse é o momento de mostrar ao cliente em potencial tudo o que a empresa tem a oferecer e os benefícios nos quais as soluções focam. Porém, ser generalista para incluir o máximo de informações não é a melhor estratégia, pois o prospect deve entender o que o negócio tem a oferecer de serviços e resultados a ele, e não ao público em geral.
Portanto, a descrição dos serviços e resultados e esperados deve ser personalizada para cada novo possível cliente, deixando claro em cada oportunidade como a prestadora pode ajudar em vista do que o solicitante da proposta expos que precisa.
Objetivos do cliente
Nessa parte são elencados os objetivos do possível cliente, que são conhecidos antes do envio da proposta comercial de serviços em reuniões, calls remotas ou de qualquer outra forma. Daí a importância da das ações de pré-venda, como qualificação dos leads, pesquisas e demonstrações de soluções.
A descrição das metas deve ser bastante objetiva e clara. Se possível, a situação atual do contratante e os objetivos podem ser quantificados e expostos, além de organizados entre primários e secundários — ou intermediários e finais. O prospect deve ter segurança de que o profissional encarregado da venda entendeu o que ele precisa ou qual problema tem de resolver e está a par de suas expectativas perante o investimento.
Escopo de trabalho
O escopo do trabalho é diferente da descrição dos serviços porque esclarece como a prestação será feita em detalhes e aplicada à realidade do contratante, também conforme o investimento que será exposto adiante e conforme os objetivos detalhados anteriormente.
Por exemplo, uma agência de marketing detalharia nesse momento a sua metodologia de trabalho e particularidades do projeto em questão, como número de publicações, tecnologias utilizadas e forma de pesquisa do público-alvo para a realização de campanhas. Já um escritório de engenharia explicaria quais seriam os passos para a entrega do projeto, como coleta de dados do local, estudo técnico e desenvolvimento do desenho da planta.
Prazos, preços e condições para contratação
É muito importante que fiquem claros os valores do investimento, a forma de pagamento e todos os outros detalhes que dizem respeito à cobrança pelos serviços. Isso evita que o contrato de prestação de serviços seja rejeitado por questões financeiras ou que ocorram problemas no fechamento do negócio por falta de entendimento acerca dos pagamentos por parte do contratante.
Por isso, se existir mais alguma informação além do valor total do projeto, ou do valor mensal da prestação, ela tem de ser incluída. Exemplos disso são descontos para pagamentos antecipados ou anualizados e valores adicionais que podem ser cobrados mediante situações específicas da prestação.
Validade da proposta
É comum que propostas comerciais, tanto de produtos como de serviços, tenham prazo de validade. Isso porque após algum tempo a prestadora ou vendedora pode ter reajustes em seus custos, o que demanda que também reajuste os seus preços. Além disso, tanto para empresas quanto para pessoas, existe a inflação — que faz o dinheiro desvalorizar com o tempo. Logo, determinado faturamento não tem o mesmo poder de compra em janeiro e dezembro do mesmo ano.
Outro fator interessante que justifica a colocação de prazo de validade em uma proposta é o senso de urgência. Percebendo uma data de limite, quem recebe a proposta pode ter a sensação de que precisa finalizar a contratação até aquele dia, ainda mais porque depois disso os preços podem ser mais altos.
Follow up
O follow up não faz parte da proposta, mas é fundamental para agilizar o fechamento do negócio e não perder um prospect de vista quando ele precisar de mais tempo para tomar a decisão.
Então, no envio da proposta o profissional já pode perguntar ao possível cliente se na próxima semana, em um dia específico, se ele pode retomar o contato presencial ou remotamente para falarem sobre a proposta e fazerem os últimos ajustes, ou darem o próximo passo. Caso o receptor do documento tenha de discuti-lo com demais membros da sua equipe para tomar uma decisão, o retorno pode ser marcado para duas semanas à frente.
O essencial é que o follow up seja feito, de preferência previamente marcado, e ocorra dentro de um período bom para o cliente em potencial: o qual dará a ele a possibilidade de analisar a proposta, entendê-la e pensar sobre ela, sem que perca o interesse ou acabe focando em outras prioridades pela demora no acompanhamento.
Agora ficará mais fácil fazer a sua proposta comercial de serviços? Tem outra dúvida sobre o documento que não foi tirada no texto? Deixe sua pergunta nos comentários ou sua dica própria.
