Como forma de os clientes autorizarem a execução de serviços e a empresa organizar seu trabalho, as ordens de serviços são documentos importantes dentro das prestadoras.
Em comparação com as notas fiscais, são documentos mais simples e não precisam seguir alguma lei especificamente, mas é preciso ter cuidado com a criação das ordens e com a maneira como elas são controladas no dia a dia, já que um gerenciamento inadequado pode refletir em serviços não executados ou prazos não cumpridos com clientes.
A seguir, saiba como desenvolver esses documentos, como gerenciá-los e por que é ideal contar com um ERP para essa tarefa.
Como fazer as ordens de serviço?
As ordens não são documentos fiscais ou legais, como as notas de serviço emitidas pela prestadora. Elas são documentos internos e gerenciais, para auxiliar em processos ligados às atividades fim do negócio, o que dá liberdade de criação e personalização de modelos.
Dentro dessa liberdade, a empresa pode dispensar nas ordens a colocação de dados não essenciais a eles, resumindo os documentos ao que realmente é necessário para os clientes e para os profissionais que trabalharão com a documentação. E, claro, nenhuma informação essencial pode ser ignorada. Em geral, os campos são:
- identificação do cliente;
- profissional responsável pela prestação;
- tipo de serviço e materiais envolvidos;
- valores individuais e total;
- datas de solicitação e de execução do serviço;
- observações ou informações adicionais.
Também é interessante que se coloque numeração nas ordens, o que ajuda bastante no controle das emissões.
Com as ordens de serviço criadas, elas precisam ser padronizadas e emitidas sempre da mesma forma, no intuito de se manter a eficiência das operações e controle exato sobre a informação colocada nesses documentos. Aliás, com a padronização ocorre também o aumento da confiabilidade das ordens, pois os envolvidos sabem que há um modelo de geração delas sendo seguido.
No preenchimento, é importante que a escrita permita a todos entender do que se trata cada dado, sem, por exemplo, excesso de abreviações com siglas que são comuns internamente mas muitos clientes não entendem do que se trata.
Como gerenciar as ordens de serviço?
As principais bases para a gestão são organização, controle de status e associação a documentos fiscais.
A organização diz respeito à distribuição das ordens e à manutenção da fila de execução. Nenhum funcionário deve ficar sobrecarregado de serviços a executar, assim como nenhum deles pode ficar ocioso. E o atendimento às solicitações precisa respeitar, via de regra, a ordem de chegada delas.
O controle de status se refere também ao status dos serviços solicitados. Na maioria dos casos, os status são em espera/aguardando, em execução e concluído. E o status de cada ordem precisa ser registrado e atualizado, o que evita esquecimentos, atrasos e desorganização.
A associação a notas fiscais é uma necessidade por conta de os diferentes documentos se referirem a um mesmo serviço e juntos ilustrarem um processo com início e fim e aceitação das duas partes em relação aos seus termos. Isso fica claro com o aceite da ordem por parte do cliente, seu status registrado como concluído e sua anexação, ou referência por número, à nota fiscal emitida para o tomador.
Por que emitir e controlar as ordens de serviço em um ERP?
Contando com um ERP para prestadores de serviços, o trabalho de criação e padronização de um modelo de ordem é dispensado, pois a ferramenta conta com funcionalidade específica para as emissões. Assim, os profissionais só precisam acessar o recurso do sistema, preencher os campos e enviar uma cópia ao cliente.
Também é mais fácil controlar o status das ordens no ERP e colocá-las em fila de execução cronológica, tudo pela mesma função utilizada para as emissões. Basta visualizá-las no painel de controle do software e registrar as mudanças de status de acordo com os trabalhos realizados.
O sistema também faz a padronização dos documentos, já que todas as emissões seguem o mesmo layout do seu recurso de emissão de ordens, com numeração sequencial que não pode ser alterada por esquecimentos ou por alguma confusão na geração das ordens.
Com uma boa criação de ordens e a correta gestão delas, a prestação dos serviços ocorre de maneira mais fluida e diversos problemas podem ser evitados. Por exemplo, se for necessário localizar o executor de determinado atendimento para uma correção de problema ou esclarecimento junto ao cliente, basta ver o nome na respectiva ordem para identificar a pessoa e o serviço envolvido no caso.
As ordens podem ser usadas ainda para análise e planejamento de algumas despesas, como de compra de materiais para os serviços. Por exemplo, determinado mês do ano anterior pode servir como base de estoque de matéria para esse mesmo mês no ano corrente, como o devido acréscimo em relação aos clientes adquiridos no período.
Outra situação na qual elas podem fazer diferença é na constatação de que faltam pessoas ou recursos materiais para atender à demanda. Isso pode ficar bastante claro se ocorrer um acúmulo muito grande e por muito tempo de ordens de serviço com status que indica espera pelo início. Nesse caso, pode haver falta no estoque, demanda demasiada para o número de funcionários, equipamentos com problemas ou demora excessiva nos atendimentos que chegaram à fila anteriormente.
Em geral, as ordens auxiliam na gestão de serviços como um todo, sendo uma das partes desse gerenciamento. E se quiser saber mais sobre o gerenciamento, veja como fazê-lo e garantir a satisfação dos clientes.
