O sistema de gestão e a infraestrutura que o cerca são recursos relevantes entre os ativos da empresa. Por isso, erros de sustentação do ERP podem gerar prejuízos financeiros, atrapalhar o alcance de objetivos de negócios e impactar negativamente de outras formas setores e profissionais diversos.
Como o ambiente é complexo, alguns desses erros podem ser até fruto de paradigmas da organização ou demais situações que induzem o gestor de TI a erros. Então, essas possíveis influências requerem atenção e, muitas vezes, análises profundas.
Neste post, vamos abordar erros de sustentação que quando cometidos reduzem o retorno que a empresa obtém em relação ao que investe em sua infraestrutura de tecnologia.
Falta de atenção a softwares legados
O setor de TI precisa ser entusiasta da desativação ou da integração de softwares legados que possuem relação com processos e dados trabalhados no ERP. Quando isso não é feito, pode ocorrer a subutilização do sistema — um grande desperdício de investimento e recursos.
Como espelho central da empresa, o sistema de gestão precisa absorver informações e processos que estão rodando em softwares paralelos, reduzindo a abrangência das consultas feitas no ERP e deixando ociosa uma parte dele. E isso também dificulta a aderência de profissionais usuários, principalmente recém contratados, à ferramenta principal.
Um sistema legado que se adéqua bem a determinadas tarefas, atende a critérios de conformidade, é seguro e conta com versão atualizada, pode ser integrado. Por mais que ele vá continuar sendo utilizado e processando trabalhos diretamente, compartilhará as informações que movimenta com a principal base de dados e se relacionará na prática com o ERP inserindo informações em módulos diversos para prosseguimento e conclusão de fluxos de trabalho.
Por outro lado, se as características do sistema legado indicarem que ele precisa ser substituído, por mais que os usuários estejam bastante acostumados com ele, isso deve ser feito. No caso, o projeto exige migração de todos os dados, possivelmente com necessidade de conversão de formato de arquivos, readequação dos processos e treinamento dos usuários.
Aliás, a falta de treinamento e/ou instrução é um dos recorrentes erros de sustentação do ERP, sobre o qual falaremos agora.
Pouca atenção aos usuários
O sistema e seus usuários precisam estar alinhados porque influenciam no desempenho bilateralmente. Por isso, não basta que seja dada instrução somente a novos funcionários.
Em atualizações, integrações ou demais melhorias, os usuários precisam ser engajados e treinados para entenderem os efeitos práticos e rotineiros das mudanças. Isso evita a subutilização do software e a manutenção de controles e processos manuais realizados externamente à ferramenta, o que muitas vezes acontece por conta de os usuários criarem soluções alternativas que julgam mais simples ou fáceis de utilizar.
O setor de TI tem grande responsabilidade no aumento de produtividade dos setores e na geração de informação relevante por meio do ERP, dois dos principais objetivos de sua implementação. Logo, precisa possibilitar aos usuários alcançar essas e outras metas pela aderência total às novidades e mudanças do sistema, o que posteriormente pode ser identificado por meio de indicadores setoriais e da própria infraestrutura de tecnologia.
Adequação unilateral do ERP aos processos
É claro que o sistema deve aderir o máximo à empresa, absorver seus processos na totalidade e ser a sua central de dados. Mas nem sempre o correto, ou mais eficiente e viável, é abrir um projeto de modificação ou personalização para adequar o ERP a fluxos de trabalho ou regras de negócios.
Dependendo do caso, a melhor opção é adequar os processos ao ERP, e não o contrário — o que às vezes é visto como única decisão para todos os casos. Portanto, antes de um projeto ser iniciado, é preciso revisar, com a ajuda de usuários e gestores de outras áreas, qual é a necessidade de adequação e quais são os pontos de processos e sistema que precisam de uma integração ou conexão ainda não existente.
Implementar uma alteração, uma customização ou recursos adicionais no software de gestão sempre é algo que demanda tempo de preparação, desenvolvimento e testes, e requer investimento de recursos. Por outro lado, uma simples alteração na organização de tarefas ou etapas de um fluxo de trabalho, por exemplo, não gera nenhum custo e a equipe pode rapidamente se adequar às novas práticas, sem que um projeto impactante e dispendioso seja necessário.
Não testar a carga em novos projetos
Por mais que a infraestrutura de tecnologia esteja suportando de maneira satisfatória a demanda dos usuários, isso pode mudar logo após uma alteração ou integração.
Por exemplo, ao incorporar outro software ao sistema ou adicionar uma solução específica a um de seus módulos, junto a bancos de dados e mais volume de informação, a infraestrutura atual pode perder performance na execução das implementações feitas e dos recursos remanescentes por conta das novas demandas que devem ser suportadas.
Ignorar opções de suporte e sustentação
Esse é um dos erros de sustentação do ERP mais comuns, até porque algumas empresas trabalham com a diretriz de todo o trabalho tecnológico ser feito internamente, sem exceção. Enquanto isso, outras ficam quase que totalmente dependentes de fornecedores da tecnologia.
A grande vantagem da equipe interna é que conta com profissionais que vivem o dia a dia do negócio e entendem profundamente as principais necessidades da organização e dos usuários. Por outro lado, o fornecedor primário tem a maior especialização possível acerca do sistema, ainda que suas taxas de manutenção e suporte possam ser altas e soluções específicas não estejam disponíveis para necessidades imediatas.
Uma terceira opção é um provedor de serviços de TI especializado no sistema de gestão, que conte com credenciais do próprio fornecedor para lidar com sua tecnologia e possibilite a aquisição de soluções adicionais para qualificar o ERP com mais rapidez.
E se a sua empresa é usuária do Datasul, conheça as opções de sustentação para TOTVS/Datasul e saiba como avaliá-las para tomar uma decisão.
