Não se deve descartar uma tecnologia sem antes uma análise aprofundada da infraestrutura atual e das novas opções existentes, pois os sistemas são ativos da empresa e demandam despesas e monitoramento.
Porém, há momentos nos quais os softwares legados, por mais valiosos que tenham sido, e mesmo suportando importantes processos ainda atualmente, têm de ser atualizados ou substituídos. Em geral, é quando projetos de melhoria passam a ser muito caros ou complicados, ou mesmo não há como manter qualidade e desempenho com a opção.
A seguir, veja oito critérios para definir quando se deve mudar o status dos softwares antigos.
Integrações
A integração de sistemas é fundamental para movimentação e gestão da informação, conclusão de fluxos de trabalho e comunicação entre setores e tecnologias diferentes.
O que pode impossibilitar integrações com aplicações mais antigas é a incompatibilidade entre elas e as mais recentes em seus aspectos técnicos. Como não se pode abrir mão de uma integração quando é constatada a sua necessidade, a impossibilidade de fazê-la justifica a substituição de sistema, principalmente pelos efeitos negativos da não implementação, como números não confiáveis, tarefas adicionais e baixa de performance de equipes.
Por outro lado, caso o legado possibilite a integração, pode ser a forma de ele não se tornar obsoleto e seguir relevante, útil e seguro na infraestrutura.
Escalabilidade e flexibilidade
Com o passar do tempo, e principalmente com o crescimento da empresa, podem surgir novas necessidades e aumento de demandas para a infraestrutura de tecnologia absorver. Logo, pode ser necessário implementar novas funcionalidades e expandir a abrangência dos recursos já existentes.
Se os softwares legados que o negócio possuir não permitirem que isso seja feito, ou dificultarem demais e tornarem muito caro um projeto do tipo, pode ser o momento da substituição. Isso para a empresa não sofrer com tecnologias que não dão conta de seus processos, o que afeta o andamento deles, a gestão de dados e o desempenho da indústria em vários setores.
Atendimento à LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige o cumprimento de uma série de regras e a adoção de políticas, mas também demanda cuidados técnicos ligados à infraestrutura de tecnologia. Por exemplo:
- privacidade como padrão de configuração de aplicações;
- privacidade incorporada à infraestrutura, como em regras de negócios e interfaces;
- segurança de ponta a ponta (inclui recursos como diferentes níveis de acessos para usuários e criptografia irreversível).
Como são anteriores à LGPD, é comum que softwares legados deixem a desejar na adequação à LGPD. Sendo assim, se não for possível implementar mudanças para efetivar a adequação, é preciso substituir esses sistemas.
As multas previstas para infrações relacionadas à lei são de 2% sobre o faturamento por infração.
Segurança
Sistemas mais antigos não estão preparados para ciberataques modernos, ameaças que diariamente ficam mais sofisticadas. Essa obsolência pode representar riscos muito altos para o negócio, pois roubo e sequestro de informações e danos a softwares e hardwares geram perdas financeiras e dificuldade à continuidade dos processos.
Portanto, a possibilidade de modernizar e aumentar a segurança de sistemas mais antigos precisa ser avaliada e, se existente, efetivada para que a aplicação possa continuar fazendo parte da infraestrutura.
Retorno sobre investimento
Todo projeto, seja de substituição ou atualização, envolve gastos, mas seria superficial citar somente eles. A análise tem de ser mais profunda, abordando o retorno sobre investimento para as opções.
Pode ocorrer de uma delas representar um custo maior avaliando somente o montante a ser gasto. Porém, o ganho posterior em aumento de desempenho, redução de despesas e lucratividade pode ser maior, ou acontecer mais rapidamente.
Idade x continuidade e versão
Um sistema pode estar muito defasado em cinco anos por falta de atualizações técnicas e em regras de negócio ou descontinuidade do suporte dado pelo fornecedor. Por outro lado, uma ferramenta com 10 anos ou mais, recebendo atualizações, melhorias e incrementos, pode estar atual mesmo sendo mais velha cronologicamente.
Ou seja, além da idade, a versão da aplicação, seus recursos e seu histórico devem ser considerados antes de decidir que ela é legada e precisa ser substituída, pois essa definição está baseada na obsolência de uma tecnologia e em sua desatualização.
Necessidades previstas para o futuro próximo também devem ser levadas em conta, como adequação a leis que entrarão em vigor ou novidades tecnológicas em andamento. Sabendo que o sistema ficará obsoleto em breve, já se pode iniciar o planejamento de troca ou qualificação do software.
Acessibilidade multiplataforma
Apesar de a definição de legado não se resumir à idade de um sistema, é comum que uma tecnologia desatualizada e obsoleta tenha pelo menos 10 anos. E quanto mais antiga for uma aplicação, mais fácil ela não ser acessível em mais de uma plataforma.
Por exemplo, em anos anteriores havia mais sistemas instalados diretamente em computadores e servidores locais. Por não serem baseados na nuvem, necessitavam de construção de uma rede interna para que mais de um computador tivesse acesso a um programa desse tipo, o que dificulta o uso entre mais de um usuário e criação de níveis de acessos diferentes.
Caso não seja possível ou o retorno não justifique a migração da aplicação para a nuvem de dados, faz sentido migrar para outras tecnologias já baseadas em cloud computing.
Usabilidade
Quanto mais antigo é um sistema, menos simples e intuitivas geralmente são as interfaces, o que demanda muito mais treinamento para os usuários. E quando uma tecnologia assim é mantida por muito tempo, normalmente existem funcionários mais longevos na empresa que dominam a ferramenta, enquanto outros têm muito pouco conhecimento sobre ela.
Para reduzir custos e tempo de treinamento, além de fazer com que todos os profissionais tenham mais conhecimento sobre o sistema, é preciso modernizar interfaces e outros quesitos ou substituir os antigos recursos.
Outro fator muito importante para a avaliação de softwares legados é a observação de como eles se relacionam com os processos da empresa. É uma análise fundamental para entender se mudanças precisam ser feitas em fluxos de trabalho, na tecnologia ou em ambos. Então, veja como avaliar a adequação entre o ERP da indústria e seus processos e vice-versa e obter respostas da análise.
