O processo logístico de uma indústria é complexo e compreende uma série de despesas, motivo pelo qual analisar custos logísticos deve ser uma preocupação frequente do gestor da área. Então, o profissional tem de entender onde obter os dados para avaliar, como fazer suas observações e como usar a informação analisada da melhor forma.
Não aplicar boas práticas, ou contar com ferramentas adequadas, em qualquer uma das etapas da análise pode resultar em decisões equivocadas, persistência de gastos desnecessários e outros problemas gerenciais.
Em quatro tópicos, vamos a seguir abordar o que fazer e como em cada ponto de uma boa análise de despesas do setor.
Fazer o correto levantamento dos custos
De forma geral, a busca deve abranger gastos diretos e indiretos e relacionados a recursos e ativos tangíveis e intangíveis. Por isso, em primeiro lugar, todas as ferramentas à disposição da equipe logística têm de ser consultadas. E nesse momento é preciso tomar cuidado para que não ocorra levantamento de informações em duplicidade, pois diferentes tecnologias e relatórios podem apresentar números em comum.
Outra prática necessária para o levantamento é um mapeamento de processos do setor, seguida de um desenho detalhado da estrutura de custos. Isso evita que determinadas despesas, principalmente intangíveis e indiretas, sejam esquecidas ou passem despercebidas.
A ajuda de profissionais de outras áreas pode ser decisiva também. Há custos que para serem incluídos na verificação corretamente demandam o envolvimento de pessoas mais íntimas deles. Por exemplo, a empresa pode contar com uma tecnologia implementada apenas para qualificação da logística, que além de valores mensais de manutenção gera outras contas a pagar. Portanto, seria fundamental, nesse caso, contar com ajuda e dados dos gestores de TI e finanças para nenhum valor ser ignorado.
Mais um exemplo que podemos dar, como o anterior, refere-se à depreciação — considerada a despesa que o negócio tem pela desvalorização dos ativos de um setor pelo uso ao longo do tempo. Logo, a depreciação, um fator contábil e lançado pelo gestor fiscal e tributário ou contador, deve ser somada a outros gastos gerados pelos ativos, como as manutenções periódicas.
O levantamento é o primeiro passo para analisar custos logísticos corretamente porque todas as demais etapas dependem dele. E se algum erro for cometido aqui, haverá outros certamente em todos os passos adiante.
Escolher uma periodicidade para a análise
Controle de gastos é inerente ao trabalho e à rotina de gestores e sempre deve ocorrer. Mas análises, especialmente as pontuais e que objetivam o alcance de alguma resposta ou meta, precisam de uma periodicidade.Para mais uma avaliação mensal claramente se utilizam apenas os dias do mês analisado, mas para uma comparação de evolução já passa a ser preciso utilizar no mínimo dois meses de registros.
Em outra hipótese, se o gestor for analisar o impacto do setor nos resultados declarados pelo negócio, deve buscar uma amostragem que abrange entre três meses e um ano (dependendo da declaração).
E se o gestor logístico pretende mostrar como a mudança de um processo impactou positivamente na redução de gastos, ou deseja algo para melhorar processos da sua área? Em geral, no primeiro caso, o responsável tem de isolar o período desde o início da hipotética mudança e comparar seus números com o período anterior também isolado. Já na segunda hipótese faz sentido relatar o presente e o passado recente e comparar esses dados a projeções.
Analisar custos logísticos e suas relações
Além de observar cada gasto listado individualmente, o gestor tem de entender como alguns deles se relacionam e fazer a avaliação conjunta deles.
Por exemplo, o custo com manutenção de caminhões pode ser visto como bastante reduzido de um mês para o outro. Mas isso acaba não tendo tanta relevância se no mesmo período se gastou muito mais com contratação de fornecedores de transporte. O que deve ser feito em um cenário como esse é calcular o aumento e a redução percentual de cada conta e projetar se a despesa com logística foi maior ou menor de acordo com os números visualizados.
Números e indicadores individualmente sempre mostram algo, mas sozinhos podem não entregar as respostas mais importantes para a gestão.
Utilizar os dados como base para tomar decisões
A análise relacional exemplificada acima não foi útil apenas para entender a realidade sobre aumento ou diminuição das despesas no período avaliado. Ela também serviu para uma tomada de decisão: usar mais a frota própria ou preferir a terceirização — para o setor ter o melhor custo-benefício possível nesse ponto da logística de distribuição.
O principal motivo para se analisar custos logísticos na indústria é construir uma boa base para gerenciar a área no sentido financeiro e tomar decisões em relação aos mais diversos critérios. Do contrário, seria apenas uma perda de tempo, e de oportunidades, com o registro desperdiçado de informações.
Portando, as mais diversas análises, como relacionais, individuais, pontuais e periódicas, devem ter a tomada de decisão e a medição de performance como finalidades. São tarefas gerenciais que permitem a efetivação de melhorias, correção de erros e demais intervenções em prol de qualificação da área e mais retorno sobre os recursos aplicados nela.
Assim como para o levantamento das despesas, a participação de outros profissionais também pode ter grande valor no uso das informações para a tomada de decisão. Por exemplo, a ajuda do contador ou gestor tributário é imprescindível para encontrar uma forma de reduzir a depreciação dos ativos que fazem parte da logística, ou pelo menos reduzir o impacto dela.
Por outro lado, se o responsável logístico tem como pretensão qualificar as operações com mais tecnologia, pedir o auxílio do gerente de TI para levantar dados, fazer previsões e decidir pela mudança ou implementação pode fazer muita diferença na concepção das melhores ideias.
E para seguir no assunto e mostrarmos como controlar e analisar custos logísticos na prática, especificamente aqueles relacionados a fretes contratados, veja como melhorar a gestão de despesas com transporte por meio da automação.
