Uma das necessidades mais comuns das indústrias em relação à tecnologia é movimentar dados entre setores e ferramentas para tarefas gerenciais e andamento das rotinas. E ela justifica a adoção de um integrador de dados e sistemas, que possibilita essa movimentação sem qualquer problema de compatibilidade.
O problema é que nem sempre o gestor de TI pode estar certo de que a solução é necessária e está fazendo falta, pois os efeitos do ambiente sem informação integrada são sentidos majoritariamente nos setores. Então, o responsável pela área de tecnologia tem de se comunicar com os demais gestores para entender se os sinais dessa falta estão sendo sentidos.
Agora, vamos conceituar brevemente essa tecnologia e mostrar algumas situações que evidenciam sua necessidade.
O que faz um integrador de dados
Essa solução ou ferramenta faz a movimentação de dados entre diferentes fontes, inclusive os relacionando e os agrupando quando necessário. Isso ocorre em tempo real, ou de acordo com a periodicidade que o negócio configurar, e com ajuste de compatibilidade da informação se for preciso. Assim, softwares e hardwares são sincronizados para um trabalho conjunto ou para a conclusão de tarefas relacionadas e interdependentes.
Um dos usos mais frequentes de integradores é para movimentação de dados entre softwares que necessitam deles para processos distintos. Por exemplo, alguns dados gerados pela ferramenta de gestão de estoque — a respeito de insumos, suas quantidades e seus valores — são necessários na escrituração fiscal, mais especificamente no Bloco K.
Logo, no cenário do exemplo acima, se não há ligação nativa entre o software de controle do estoque e o ERP da empresa, que mantém o módulo fiscal e seus processos, um integrador faz a movimentação da informação e a correta associação dela ao módulo que precisa desses dados para as rotinas do setor fiscal.
Como vimos, o objetivo de um integrador de dados é agilizar processos, facilitar tarefas, garantir exatidão da informação e melhorar a estrutura organizacional de setores pela qualificação da infraestrutura de tecnologia que utilizam. E há sinais de que a solução está fazendo falta na empresa, incluindo não existência das características citadas agora no andamento das rotinas. A seguir, veja alguns desses sinais.
Como saber se um integrador de dados está fazendo falta
A maioria dos sinais pode ser percebido por gestores de diferentes departamentos, mas alguns deles podem ser observados diretamente pela equipe de TI. Portanto, é preciso atentar à interação do setor com os demais e buscar ajudar de outros gestores para se ter um entendimento amplo de como ocorre o fluxo de conteúdo pelas ferramentas tecnológicas da empresa.
Dificuldade para a localização de dados
Quando funcionários de um setor têm dificuldades para encontrar informações que precisam em suas tarefas, ou isso é demorado, significa que algo precisa ser feito para uma melhor movimentação de dados entre sistemas.
É algo que ocorre quando as pessoas precisam interromper uma atividade para consulta a uma fonte, utilizar planilhas ou têm de movimentar manualmente as informações, como em digitações e cópias em mídias físicas.
Baixa produtividade de equipes
A dificuldade citada acima reduz o ritmo com o qual os processos de um departamento rodam e podem demandar mais trabalho e esforços dos envolvidos do que seria necessário em um ambiente com melhor fluxo. A consequência direta disso é baixa na produtividade e até não atendimento a prazos.
Ocorrência de erros
Seres humanos são propensos a cometer erros e terem esquecimentos, principalmente quando lidam com grande volume de números e bastante tarefas no dia a dia. E apenas um número preenchido equivocadamente em uma obrigação legal, por exemplo, é o suficiente para a empresa ser multada por inconsistência na entrega.
Um integrador de dados e sistemas pega a informação do primeiro banco de dados e a replica exatamente da mesma forma no local de destino, inclusive já a organizando em campos e outras subdivisões.
Dificuldade na análise de dados pela diretoria
A cúpula de administração precisa obter e analisar dados para tomar decisões, avaliar o planejamento estratégico, estudar o mercado e realizar outras tarefas gerenciais. Quando esse trabalho é dificultado pode haver consequências como:
- aumento de despesas;
- menos lucratividade;
- perda de competitividade;
- decisões equivocadas;
- ações muito vagarosas.
Reclamações com o setor de TI
A falta de integração pode gerar reclamações para a área de tecnologia. As mais comuns são:
- “não consigo encontrar a informação que preciso”;
- “meus relatórios estão com erros”;
- “a equipe do meu setor tem dificuldades para usar nosso módulo do ERP”;
- “não tenho acesso à informação em tempo real no sistema”.
Falta de compatibilidade de dados
Há sistemas que sem integração com outros oferecem a exportação como alternativa. Porém, a fonte que irá fazer a importação pode não lê-los e exibi-los da forma correta por incompatibilidade com o arquivo exportado ou com a linguagem na qual a informação está registrada.
A conexão direta entre os sistemas, com a correta configuração e parametrização da informação movimentada, resolve esse problema.
Excesso de interfaces de usuários
Pode ocorrer de os usuários da infraestrutura de TI terem de consultar e utilizar duas ou três interfaces para trabalharem com os mesmos dados em todas elas por conta de processos diferentes. Mas é possível reduzir esse número e até mesmo unificar uso e movimentação de conteúdo em apenas uma interface, que centraliza toda a informação necessária de diferentes locais.
Falta de valor da informação
Além de serem necessários em rotinas, os dados podem ter valor para a gestão de setores e empresa. Portanto, em determinados momentos o conteúdo deve ser lapidado para que informação mais limpa, clara e estratégica seja entregue a gestores de outras áreas e à diretoria.
Então, se a entrega de dados no negócio acontece apenas de forma bruta e/ou para andamento de operações e demais processos de rotina, a empresa provavelmente está perdendo oportunidades de implementar melhorias e até de encontrar pontos de crescimento.
Agora, analise a sua empresa para entender se um ou mais desses sinais é realidade dentro dela. Você pode descobrir que um integrador está fazendo falta ou mesmo que outro tipo de solução, adaptação ou melhoria se faz necessária e pode qualificar os serviços entregues pela TI.
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