Para as mais diversas tarefas, ferramentas SaaS para pequenas empresas são importantes aliadas. Esse tipo de sistema, cuja sigla vem de Software as a Service (Software como um Serviço), adapta-se bem a negócios de portes menores, que não contam com grande infraestrutura de tecnologia e possibilidades de investir altas cifras em implementações complexas.
Adiante, vamos explicar um pouco mais sobre o funcionamento do SaaS e suas vantagens para empresas pequenas.
O funcionamento de uma ferramenta SaaS
Esse tipo de tecnologia é baseado em nuvem, disponibilizado via internet aos usuários e tem toda a infraestrutura mantida e gerenciada pelo provedor e proprietário da tecnologia, que a fornece por assinaturas periódicas aos clientes.
Justamente por essas características é que temos a denominação de Software como um Serviço, pois o provedor cobra pela disponibilização do software.
Além do fornecimento da tecnologia, que é o serviço final e principal recebido pelos usuários, o fornecedor armazena dados e sistemas em nuvem e servidores, dentro de uma só infraestrutura, mantém segurança robusta, dá suporte aos usuários, realiza atualizações e faz personalizações para necessidades específicas dos clientes.
Exemplo de SaaS
Um ERP do modelo SaaS para pequenos negócios, por exemplo, envolve:
- emissão de documentos;
- registros de movimentação financeira;
- integração com outras ferramentas ligadas às rotinas administrativas;
- armazenamento de toda a informação criada no sistema de gestão;
- infraestrutura de segurança para evitar invasões;
- criação de diferentes contas de usuários e níveis de permissão para acessos;
- atualizações para modernização do ERP e adequações legais;
- dúvidas sobre uso e funções.
Nesse caso, o desenvolvedor e provedor do ERP conta com uma infraestrutura tecnológica de nuvens de dados e servidores com alta capacidade de armazenamento e execução de sistemas. E esses componentes são protegidos por tecnologia voltada à segurança.
A proteção se estende também à ferramenta em si, não se limitando a logins que solicitam nome de usuário e senha, compreendendo também certificados de segurança, protocolos e códigos de defesa contra ameaças.
Assim que a assinatura é realizada, é feita a inicialização guiada pelo fornecedor, com instruções de uso, para que fique tudo estabelecido para o uso contínuo posterior. Então, os profissionais só precisam se conectar à internet e fazer login para utilizar.
Havendo atualizações, todo o trabalho de desenvolvimento e aplicação fica por conta do provedor. O usuário segue fazendo o login normalmente e recebe as novidades e melhorias assim que acessa.
Na hipótese de surgir alguma dúvida sobre o uso da ferramenta, o profissional da empresa usuária pode entrar em contato com o desenvolvedor para ser instruído e seguir fazendo uso adequado da tecnologia.
A adaptação das ferramentas SaaS para pequenas empresas
Baixo custo, sem exigência de infraestrutura
Negócios de pequeno porte precisam manter custos baixos e otimizar ao máximo os valores investidos em aquisições e contratações, além de serem eficientes com equipes enxutas.
Por não exigir instalação local, uso de servidores e rede própria e atualizações, já que o provedor do serviço entrega tudo isso, o modelo SaaS exige pouco investimento para implementação e uso. E as tecnologias desse tipo em geral dão opções de assinaturas cujos valores são bastante adequados a empreendimentos menores.
Operação não demanda equipe
Outro ponto positivo das ferramentas SaaS para pequenas empresas está no número pequeno de pessoas necessárias para a operação. Sem necessidade de equipe técnica para personalizar o sistema, atualizá-lo e cuidar de hardwares, em muitas vezes só um profissional consegue atender a toda a demanda de trabalho que passa pela tecnologia contratada.
Implementação rápida e fácil
Tecnologias SaaS seguem uma linha de raciocínio de simplicidade e objetividade. Portanto, a implementação é rápida e simples, economizando, também por essa característica, tempo, dinheiro e número de profissionais da empresa usuária. Essa inicialização tem um caráter de parametrização, configuração e instrução, para adaptar a tecnologia ao negócio e deixar o profissional responsável preparado para uso.
Escalabilidade simplificada
Obviamente, empreendimentos menores buscam aumentar a fatia de mercado e crescer, o que aumenta a demanda de trabalho dos setores e das ferramentas utilizadas no dia a dia.
Uma SaaS que tenha que lidar com volume de processos e dados crescente não exige reestruturação e grandes investimentos adicionais. Um upgrade de capacidade, com valor proporcional à contratação, atende à necessidade na maioria dos casos. Quando não, uma rápida personalização do fornecedor pode encaixar a capacidade tecnológica às novas demandas.
A escalabilidade também existe para o número de funcionalidades, não apenas para quantidade de tarefas e volume de dados. Tanto upgrades quanto personalizações, até mesmo de forma instantânea, podem deixar a tecnologia à disposição do negócio mais robusta, com novos recursos, mediante investimento proporcional e adequado à sua realidade financeira.
Atualizações automáticas
Quando um software do modelo SaaS é atualizado, ocorre uma implementação de modernização ou melhoria pelo fornecedor na infraestrutura toda. Assim, ao simultânea e automaticamente, todos os usuários recebem as novidades.
Não é preciso fazer nenhum download ou instalação ou mesmo qualquer interação. E também não há cobrança adicional em cada atualização.
Mobilidade
Se o uso do software é feito via internet, ele está disponível em qualquer local e em diferentes aparelhos, não somente em computadores. Ou seja, para atender a clientes, consultar documentos, tomar decisões em reuniões externas, trabalhar em home office ou outras situações, há mobilidade de uso.
Alta performance
A execução do sistema não é feita no aparelho do usuário, mas sim na infraestrutura do provedor do serviço, onde também ocorre o armazenamento dos dados utilizados. Logo, o uso de capacidade da máquina usuária é mínimo, não exigindo sua memória interna e processamento.
Esse fato, aliado à infraestrutura de alto padrão do servidor, garantem bom desempenho na rodagem da tecnologia em qualquer aparelho na qual ela seja usada.
Segurança
Scripts, certificados e outros recursos de segurança são indispensáveis para proteger contas de usuários e a privacidade dos dados que transitam em sistemas. Essa é uma preocupação constante dos provedores, inclusive com aplicação de componentes iguais aos utilizados pelos grandes bancos para a segurança de informações e acessos.
E se você está interessado em ferramentas SaaS para pequenas empresas e pretende utilizar um ERP para agilizar e melhorar sua gestão, veja como escolher um bom sistema de gestão para pequenos negócios de serviços.
