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Como organizar as contas a pagar e receber na pequena empresa

Como organizar as contas a pagar e receber na pequena empresa
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O controle financeiro de uma empresa não se resume ao seu fechamento mensal. Na verdade, começa muito antes do mês terminar, de preferência antes mesmo de ele começar. Em vista disso, gerenciar correta e proximamente  as contas a pagar e receber é uma das práticas básicas de qualquer gestor ou empresário que pretenda reduzir ao máximo os riscos financeiros.

Essa gestão visa que o faturamento planejado seja realizado e que as obrigações sejam cumpridas, evitando os transtornos e as consequências que ocorrem quando alguma dessas coisas não acontece.

Para ajudá-lo na tarefa, vamos abordar seis práticas eficientes para manter bom controle sobre todas as contas.

Manter um fluxo de caixa

O fluxo é o relatório que espelha a realidade financeira da empresa e demonstra as movimentações de entradas e saídas de dinheiro. E por isso é um dos documentos mais úteis e simples para controlar as contas.

Cada pagamento ou recebimento deve ser lançado no fluxo de caixa com valor, dia de efetivação e breve descrição de origem ou destino. Periodicamente, a cada encerramento de semana ou de mês, o saldo deve ser calculado para que se vejam as disponibilidades do caixa.

No fechamento dos saldos também deve ser feita uma análise dos custos registrados para entender se eles estão adequados ao negócio ou precisam ser reduzidos. Daí a importância de não deixar nenhuma movimentação de fora dos lançamentos e detalhá-los ainda que resumidamente.

Também é importante ter uma projeção do fluxo de caixa, com registros futuros de recebíveis e obrigações. Essa prática permite que o responsável visualize antecipadamente a situação financeira para curto e médio prazos, tomando cuidados prévios para evitar problemas e até organizar investimentos.

Para projetar o fluxo é preciso prever o faturamento e as despesas fixas e variáveis que virão tendo o fluxo padrão como base para as previsões. Esses números devem ser lançados nas datas futuras com valores e descrições e depois os saldos podem ser calculados. Na hipótese de alguma ocorrência influenciar nas projeções, como realização de nova dívida mensal ou aquisição de outros clientes que farão pagamentos periódicos por prazo determinado, basta incluir as novidades nos registros e atualizar os saldos calculados.

Separar contas pessoais e empresariais

O grande perigo de misturar contas pessoais e empresariais é faltar dinheiro para as despesas do negócio por conta de o caixa ficar saturado com as contas do sócio ou proprietário.

O segundo maior problema dessa prática é a perda de controle sobre as contas a pagar e receber, ficando impossível manter um relatório de fluxo de caixa preciso e confiável. Consequentemente, se torna difícil saber a real situação financeira da empresa, pois sobras ou faltas podem ser apenas resultados de contas que funcionam em conjunto.

Por exemplo, o saldo do caixa pode estar sempre perto de zero por conta de contas pessoais serem pagas, mas na realidade o negócio ter despesas coerentes com as receitas e margem de lucro adequada. Já um resultado positivo, nesse caso, poderia somente estar escondendo números ruins — enquanto as contas do negócio são quitadas pelo sócio como pessoa física.

Não ignorar pequenos custos

Gastos que individualmente são pouco relevantes, como estacionamento, pedágio e cafezinhos, fazem diferença no volume, e às vezes só se revelam custos expressivos quando são somados. Portanto, ignorar essas despesas é errado: afeta o controle das finanças e ainda atrapalha a tomada de decisões.

Imagine que você precisa visitar clientes na sua cidade e nas cidades vizinhas, abastecendo o veículo a cada visita e, às vezes, utilizando estacionamentos privados. Não registrando esses pequenos gastos constantes, eles vão mês a mês deixar um buraco crescente no fluxo de caixa. No fim de cada ano haverá uma grande falta de dinheiro no saldo sem que se saiba a razão.

Controlar prazos e identificar inadimplências

Assim como seus credores controlam os vencimentos, muitas vezes cobrando juros se eles não são respeitados, você também deve controlar os prazos dados aos seus clientes. São deles que dependem o faturamento, a lucratividade e o funcionamento do seu negócio.

Prazos não controlados permitem recebimentos atrasados, que podem fazer com que o pagamento das contas também atrase e possivelmente gere custos adicionais em juros e multas. Além disso, empresas que não monitoram datas de recebíveis acabam deixando inadimplentes em situação confortável, o que reduz o faturamento realizado na comparação com o previsto e tem grande potencial de causar problemas financeiros.

Alinhar prazos de contas a pagar e receber

Caso os vencimentos das contas a pagar ocorram antes dos prazos das contas a receber, é possível que elas acabem vencendo pela falta de capital de giro — se não houver sobra de saldo de períodos anteriores. E mesmo havendo sobras, o caixa pode ficar com saldo muito baixo ou zerado, o que é um risco, quando pagamentos são feitos antes que os recebimentos do mesmo período sejam efetivados.

Então, o ideal é programar os vencimentos para pelo menos um dia após os vencimentos, ou dois, dependendo das formas de pagamento oferecidas aos clientes e de quantos dias demoram as compensações bancárias.

Normalmente, as empresas faturam ao longo do mês ao invés de receberem seus pagamentos em uma única vez. Assim, além de alinhar datas, os valores podem ser alinhados, sendo os prazos de contas mais altas a pagar colocados após os recebimentos dos maiores valores.

Registrar as contas no ERP

Um sistema de gestão dispensa o uso de planilhas manuais e centraliza o registro e o controle das contas, eliminando o risco de perda de informações, duplicidade de lançamentos e confusão nas análises financeiras.

Com a centralização, o sistema também automatiza algumas tarefas, fazendo com que o responsável tenha de gastar menos tempo com a gestão financeira em trabalhos como cálculo de saldo, revisão de prazos e vencimentos e pesquisa de números e lançamentos específicos.

Em suma, o que o ERP faz é aumentar o nível de controle sobre as contas a pagar e receber e automatizar a gestão deles, deixando por conta do responsável apenas avaliar os relatórios da empresa, quitar obrigações e monitorar os recebíveis.

E se você tem interesse em qualificar ainda mais a sua gestão financeira, conheça seis relatórios de controle importantes de serem acompanhados.