Um sistema de gestão bem alinhado à organização e seus departamentos não apenas permite que eles funcionem de maneira fluida, mas proporciona redução de custos, aumento de produtividade e ganho de vantagens competitivas. Porém, nem sempre a forma como ele vem de fábrica viabiliza simultaneamente vantagens e funcionamento fluido.
Quando isso não ocorre, a solução pode estar em criar um projeto para ter o ERP personalizado, com todos os recursos e as virtudes padrão e mais soluções pontuais para a extração do melhor retorno que o investimento em tecnologia pode entregar à empresa.
Como projetos assim não são tão simples, é preciso tomar cuidados no momento de prever e implementar automações específicas e efetivamente entender quando elas são necessárias. Portanto, conheça agora 8 vantagens de personalizar o sistema, quando fazê-lo e o que analisar previamente.
8 vantagens da personalização de ERP
Maior aderência entre o ERP e os processos da empresa
O padrão de um sistema naturalmente possui muitas funcionalidades e é desenvolvido para atender às mais diversas necessidades da organização. Porém, cada empresa é muito específica e todas elas possuem parâmetros internos que foram desenvolvidos levando em conta seus procedimentos operacionais, de backoffice, de logística e de outros setores.
Sendo assim, por exemplo, o processo produtivo de uma indústria pode acabar tendo um processo a mais ou a menos para seu produto em comparação com os demais players de seu mercado. Por isso, existe a possibilidades de o pacote padrão do ERP deixar a desejar no uso voltado à produção. Neste caso, uma personalização poderia ser a solução que garantiria maior aderência do sistema aos processos industriais.
Integração adequada com outros sistemas
Além do ERP, a empresa pode usar também outros softwares e aplicações essenciais a seus procedimentos e à gestão da informação movimentada. E quando isso ocorre, é essencial que essas soluções e o ERP estejam em sintonia para que não ocorram problemas como descentralização de dados e outros com potencial de prejudicar a produtividade e induzir usuários de informações a erros.
Neste sentido, a personalização de ERP — com integração e parametrização — ajuda a empresa a manter seu sistema de gestão como espelho de toda a organização e central de dados e processos. Ademais, também evita que ocorram registros duplicados, e até divergentes entre as fontes de informação.
Melhor integração entre setores
Outra característica natural de um sistema de gestão é sua preparação para a integração de setores, pois seus módulos não tratam a informação de maneira totalmente individualizada. Essa virtude garante que as necessidades de integração mais comuns sejam atendidas, como efetivação de baixa no estoque da produção concluída assim que uma venda é feita, a partir do registro de sua nota fiscal.
Mesmo assim, como já citamos anteriormente, cada empresa tem as suas particularidades, demandando necessidades adicionais ou especiais de integração às vezes, possivelmente atendidas por um ERP personalizado.
Aumento da segurança da informação
Quando se fala em modificar pontualmente o sistema geralmente se pensa em atingir objetivos como aumento de aderência entre ele e a empresa ou qualificação de integrações. Apesar disso, aumentar a segurança do ambiente de dados e procedimentos também é muito importante e pode ser a meta principal, ou mesmo secundária, de um projeto singular para o ERP.
Os resultados desse projeto podem tanto ser mudanças que impactam nos protocolos de usuários e suas atividades quanto alterações mais técnicas e que apenas modificam a forma como internamente o sistema se comporta em determinadas situações.
Evita a subutilização do sistema
Um programa robusto como um ERP desenvolvido para médias e grandes empresas pode ser subutilizado por falta de alinhamento ou por não atender a algumas necessidades dos usuários em seu formato padrão. Assim, por exemplo, soluções externas e manuais, como planilhas, podem acabar sendo utilizadas por facilitarem as tarefas diárias em comparação com o sistema.
Quando ocorre subutilização consequentemente acontece o desperdício de dinheiro, pois o negócio paga por um pacote amplo de recursos e utiliza apenas parte dele. Além disso, o sistema fica com informações incompletas ou inconsistentes, enquanto profissionais assumem o controle de determinados dados manual e individualmente, o que é ruim para uma empresa que deve funcionar de maneira integrada e transparente.
Menor gasto de tempo com treinamentos
Uma automação diferenciada e exclusiva pode tornar mais simples o uso de recursos que originalmente eram complicados e/ou não integrados com outras funcionalidades e informações. Logo, os usuários impactados por essa automação têm mais facilidade de aderência ao ERP e à aplicação dele nas suas atribuições recorrentes, necessitando de menos tempo de preparo para efetivamente operarem o sistema.
Maior produtividade e mais exatidão nas informações
Quando o sistema permite agilizar tarefas, integrar melhor atividades e dados e se tornar mais aderente á organização automaticamente faz com que os setores sejam mais rápidos e exatos em suas atribuições. Por consequência, gastam menos tempo para entregar os mesmos trabalhos e a necessidade de contratações ao longo do tempo é menor.
Agilidade e exatidão são dois grandes diferenciais competitivos, que reduzem riscos fiscais, tornam a tomada de decisões mais confiável e rápida e até aumentam a satisfação e a retenção de clientes.
Maior retorno sobre investimento em tecnologia
Alguns dos vários objetivos do investimento em tecnologia são melhoria da estrutura organizacional, aumento de produtividade e ganho de vantagens competitivas. Quando eles são alcançados, ocorre o retorno sobre o investimento feito. E conforme melhorias e mais qualidade são conquistadas gradativamente, o retorno vai se tornando ainda mais satisfatório.
Então, se a personalização gera mais produtividade aos setores e melhor aproveitamento de outras aplicações, por exemplo, o retorno sobre investimento em tecnologia acaba alcançando também aspectos externos ao ERP. No caso do exemplo, seria melhor aproveitamento da aplicação em recursos humanos e em tecnologias adicionais ao sistema de gestão.
Quais cuidados tomar com a personalização de ERP em relação a atualizações
Periodicamente, os fornecedores de ERP oferecem atualizações para melhorá-lo ou até mesmo para fazer correções. Neste momento, se muitas personalizações foram feitas e não foram tomados cuidados quanto à organização de diretórios e arquivos, a execução dos recursos pode ser prejudicada. Em uma atualização os patches do sistema podem entrar em conflito com as mudanças feitas para personalizá-lo, dificultando a sua conclusão.
Por isso, quando alguma solução específica é desenvolvida, seja para personalizar o ERP, incluir uma parametrização ou fazer qualquer outra melhoria, é preciso organizar conjuntos separados de programas e diretórios. Também é necessário que a compilação dos códigos-fonte seja colocada no diretório correto tanto para que as soluções adicionais funcionem quanto para que o deploy de atualizações seja concluído.
Como saber se o ERP precisa de personalização
Em suma, o ideal é que o sistema de gestão esteja alinhado totalmente à empresa. Isso normalmente acontece, mas nem sempre com 100% de sucesso: é quando a ideia de personalizá-lo pode fazer sentido.
Por exemplo, alguns sinais de que a personalização é necessária são:
- falta de campos para informações específicas;
- necessidade de preenchimentos adicionais para dados únicos;
- interrupção de fluxos de trabalho por falta de integrações ou de recursos;
- necessidade de soluções adicionais ou manuais para a finalização de tarefas e realização de controles;
- existência de dashboards complicados ou que não ajudam seus usuários a extrair o máximo de respostas úteis e precisas.
Por outro lado, os problemas da falta de sintonia entre os processos da organização e seu ERP podem estar justamente nos procedimentos. Neste caso, a solução mais adequada é modificar um processo quebrado e desajustado, que não se encaixaria em nenhum sistema, por exemplo, para que o negócio tenha melhorias internas e ao mesmo tempo faça melhor uso do seu investimento em tecnologia.
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