A legislação brasileira permite que, se baseando nela, negócios busquem formas de reduzir seus impostos e se beneficiarem dela, motivo pelo qual o planejamento tributário para pequenas empresas deve ser feito e acompanhado.
Diferentes ações são necessárias para fazê-lo e mantê-lo, todas exigindo análises internas, de números da empresa e das leis. Como complemento, a tecnologia também pode ajudar os responsáveis a serem mais eficientes e precisos nessas ações.
Neste passo a passo básico, mostraremos como realizar o planejamento e atualizá-lo periodicamente.
Como fazer o planejamento tributário
Analisar os procedimentos internos
Emissão de notas, levantamento de dados para envio ao contador e classificação de receitas e despesas são alguns dos procedimentos internos de um negócio que fazem parte do cumprimento às obrigações legais. Por isso, a forma como eles são organizados tem impacto no correto atendimento às obrigações e na necessidade de evitar erros.
Por exemplo, uma empresa que presta serviços e vende os materiais para a prestação, praticando duas atividades simultaneamente, tem de emitir diferentes notas fiscais para cada uma. Isso porque a tributação de cada uma delas é diferente e porque a correta segregação de receitas na apuração de impostos é um erro fiscal. Logo, o Fisco pode multar a prática e exigir que as declarações e apurações sejam refeitas, o que gera retrabalho.
Além disso, levando em conta o Simples Nacional — regime tributário da maioria das micro e pequenas empresas —, a tributação sobre serviços é mais pesada. Sendo assim, um prestador que unifica o faturamento de venda de materiais e de serviços apenas na Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) acaba gerando mais impostos do que realmente deveria pagar.
Verificar a possibilidade de utilizar créditos fiscais
Empresas do Simples Nacional não podem utilizar créditos fiscais, mas isso não tira a importância deles no planejamento tributário para pequena empresa porque alguns negócios desse porte podem optar, percebendo vantagens, por Lucro Real ou Presumido. Essa possibilidade existe porque algumas faixas do Simples, especialmente para prestadores de serviços, apresentam altas alíquotas gerais de tributos.
Ou seja, não sendo optante pelo Simples, a empresa deve atentar à legislação de seu regime para entender em quais casos pagamentos a fornecedores geram créditos para dedução de seus impostos a pagar. Alguns pagamentos que propiciam o recebimento de créditos, em Lucro Real e Presumido, são:
- compras de mercadorias;
- gastos com energia elétrica;
- pagamentos de serviços contratados.
Revisar impostos apurados anteriormente
Os objetivos dessa revisão são identificar possível pagamento equivocado de impostos e avaliar se os procedimentos de apuração estão corretos.
No primeiro caso, se houver pagamentos a maior, o negócio pode solicitar a recuperação de tributos. Já se os pagamentos tiverem sido feitos abaixo do correto, a empresa deve fazer a denúncia espontânea e proceder com a correção, antes que seja notificada e penalizada.
No segundo, havendo erros em práticas anteriores, a análise dos procedimentos serve para que processos mais assertivos sejam criados para o atendimento às obrigações da data de revisão em diante.
Simular os cenários de tributação possíveis
Não existe um regime de tributação melhor que outro. Porém, sempre existe, dentro as três, a mais adequada para a empresa em questão. E a melhor forma de encontrá-la é simulando quais seriam as obrigações acessórias e os tributos gerados em cada um deles.
Para isso, deve-se utilizar os números reais de compras, vendas e outras operações da empresa nos últimos meses para entender qual impacto seria gerado por outro enquadramento. De preferência, isso tem de ser feito ao final de cada ano, quando se aproxima o mês de janeiro — no qual a legislação permite a troca de regime tributário.
Analisar contratações e fornecedores
Contratações de funcionários gera 8% de FGTS a ser pago pelo contratante sobre cada salário. E se ela no for do Simples a conta aumenta porque a Contribuição Previdenciária Patronal (CPP) fica em 20% sobre o total da folha de pagamentos. Esses custos, e as obrigações que as contratações geram, algumas vezes podem ser substituídas por terceirização, que apenas custa uma mensalidade e geralmente menor do que o salário de um profissional.
Quanto aos fornecedores, podem gerar impacto no planejamento dependendo de suas características. Por exemplo, uma empresa de fora do estado gera gastos adicionais porque cada compra da empresa a obriga a pagar a diferença de alíquota de ICMS entre estados. Então, sendo possível manter a mesma qualidade nos itens, pode-se trocar um fornecedor de fora do estado por um da mesma região.
Como manter o planejamento tributário
Acompanhar a legislação
Mudanças na legislação de obrigações fiscais são constantes. Não atentar a elas pode fazer com que o negócio mantenha práticas administrativas não mais ideais ou permitidas ou perca oportunidades dadas por textos legais.
Assim, um bom planejamento tributário para pequena empresa, que leve em conta tudo o que abordamos até aqui, pode perder a validade e a utilidade se alterações legais não forem observadas e receberem a devida atenção.
Acompanhar a agenda tributária
País, estados e cidades apresentam agendas tributárias para os contribuintes, que englobam datas de impostos a pagar e de declarações a serem transmitidas. Como o atraso em entregas e pagamentos geram multas e juros, além de invalidarem as Certidões Negativas de Débitos (CNDs), acompanhar a agenda é fundamental para manter um planejamento correto e adequado à agenda do Fisco para o negócio.
Utilizar um ERP
Um sistema de gestão atua como central de informações e procedimentos administrativos, e alguns operacionais, de uma empresa. Portanto, o ERP ajuda a manter precisão de dados, a agilizar tarefas e a analisar procedimentos e números para tomada de decisões.
Com as funcionalidades do ERP e os resultados que entrega à gestão e à operação de suporte, o software é importante para a manutenção do planejamento tributário para pequena empresa evitando que erros, duplicidades de registros, falta de timing em ações e promovendo mais transparência e qualidade nos relatórios gerados.
Com essas ações, sua empresa poderá ter mais sucesso no planejamento tributário e, consequentemente, obter resultados melhores com ele. E para não deixar fora do plano uma das últimas novidades legais relacionada a obrigações, saiba o que é o CPOM e quais empresas precisam ter o cadastro.
