Se você está lendo este texto, provavelmente sua empresa conta com um sistema de gestão robusto e com bom desempenho. Mesmo assim, o módulo de logística do ERP Totvs/Datasul da sua indústria ainda pode apresentar pontos nos quais precisa ser melhorado para que abranja totalmente as necessidades do setor e da indústria.
Isso não é incomum. E há diferentes formas de buscar melhorias, independentemente dos motivos que as justificam e dos objetivos que o responsável pela área tem para uma qualificação do módulo direcionados a processos e dados de seu setor logístico.
Primeiramente, vamos passar pelas principais maneiras de se qualificar o sistema. Depois, vamos abordar evidências de que há necessidade de executar um projeto como esse.
Como o módulo pode ser qualificado?
Qualquer módulo, para ser melhorado ou modificado de maneira que se adéque às necessidades do setor usuário, pode ser personalizado, ter a implementação de uma solução específica ou ser integrado a ferramentas externas.
A personalização demanda mudanças drásticas no padrão do sistema, inclusive com intervenção em seus códigos e na sua programação. Requer especialização e conhecimento profundo do Totvs/Datasul e de sua linguagem técnica de desenvolvimento, além de cuidados para minimizar os riscos de intervir na estrutura e no funcionamento do sistema.
Uma solução específica acoplada ao módulo, por sua vez, entrega uma espécie de personalização mais suave, menos arriscada e mais ágil simples. Sendo desenvolvida na mesma linguagem de programação do ERP da linha Datasul, integra-se nativamente a ele e se comunica com outros recursos do módulo que o recebe. Funciona como uma adição de recursos, alocados como se tivessem sido entregues pelo fornecedor no padrão do sistema.
Por exemplo, uma solução desse tipo, focada em gestão de custos de frete, para tabelamento de valores de transportadoras, tomada de decisão e registro de pagamento, entrega essas funcionalidades e faz com que os dados movimentados na solução sejam compartilhados com o restante do módulo e até com demais setores. Tudo isso levando em conta as variáveis e muitas regras de negócio envolvidas no uso do sistema central.
Por fim, a implementação de uma ferramenta externa tira do software de gerenciamento e operações alguns processos fundamentais ao setor. Então, esses dados precisam ser extraídos da ferramenta adicional, levados ao ERP e, não raramente, conferidos para que nenhum erro de importação persista.
Como avaliar se uma melhoria é necessária?
Avaliar a abrangência do módulo de logística do ERP
Todo sistema de gestão compreende processos relacionados à cadeia de suprimentos, controle de estoque e documentos fiscais (CT-e e MDF-e). Mas pode deixar a desejar em detalhes do departamento e atribuições ligadas a pontos que em geral não recebem a mesma atenção que os recentemente citados.
Para indústrias que terceirizam a frota para entrega dos produtos, por exemplo, o controle sobre valores de fretes, seus pagamentos e outros custos associados é imprescindível. Caso o módulo não abranja todas essas tarefas, pode receber um projeto que o qualifique com recursos como:
- tabelamento de fretes;
- exibição de valores praticados anteriormente;
- rateio entre valores pagos em transportes e cargas embarcadas;
- validação de pagamentos de serviços contratados.
Observar a integração com processos de outros setores
A efetivação dos pagamentos de fretes terceirizados tem relação com a logística, mas também é de interesse do setor financeiro. Esse exemplo deixa clara a importância de haver a integração entre as áreas nesse ponto do uso de frota externa.
Com a possibilidade de o módulo logístico validar, liberar e bloquear pagamentos a prestadores, elimina-se o risco de essas contas serem pagas em duplicidade ou com valores acima dos registrados em tabelas de frete internas. Além disso, a informação financeira relacionada às entregas de produtos chega mais rapidamente, e com confiabilidade, ao departamento – inclusive com mais detalhes, como o rateio de despesas de frete entre cargas embarcadas.
Verificar a existência de processos manuais
Com exceção de procedimentos operacionais, como carga e descarga, o ERP precisa compreender e automatizar todas as tarefas e os controles gerenciais. Portanto, se algo está sendo controlado ou feito manualmente, e de maneira externa ao sistema, é sinal de que o módulo logístico está sendo subutilizado ou está deixando de cobrir determinadas tarefas por falta de alguns recursos.
É improvável que processos e controles ainda mantidos manualmente digam respeito a tarefas como controle de estoque de insumos, monitoramento de cargas, gestão de pedidos e registro de custos em geral. São tarefas tradicionais e às quais a automação já se aplica há décadas. A falta de modernização, e consequentemente de exatidão e segurança, pode estar em pontos periféricos a esses centrais, como a escolha de transportadores pela análise de preços.
A consulta manual e individual a prestadores do serviço, consultando as empresas disponíveis e orçamentos recebidos para diferentes rotas, pode ser substituído por uma pesquisa automatizada, que indica o melhor custo benefício, considerando as diversas variáveis envolvidas, em poucos cliques.
Analisar se há dificuldades para obter e visualizar dados
Algumas informações que muitas vezes não são facilmente encontradas, e que exigem mais de uma consulta e tarefas manuais para identificação, são as seguintes:
- dados confiáveis de previsibilidade de gastos logísticos;
- custos de frete que consideram simultaneamente prestadores, tabelas e rotas;
- despesas em geral e segmentadas por produtos;
- relatórios flexíveis e personalizados.
Muitas vezes, tarefas associadas a esses dados listados e seus relatórios também dependem de processos manuais e até mantidos de maneira externa ao sistema de gestão. Essas situações, individuais ou em conjunto, indicam que o módulo de logística do ERP Totvs/Datasul que sua equipe utiliza precisa ser qualificado.
E se você percebeu que por um ou mais motivos o seu módulo necessita de melhorias, aproveite para conhecer a possibilidade de automação da gestão de custos de frete, solução específica acoplada ao Datasul em sua linguagem nativa.
