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Como evitar erros nos pagamentos de fretes

Como evitar erros nos pagamentos de fretes
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Setores logísticos de indústrias lidam diariamente com volume alto de fretes contratados para coletas e entregas, muitas vezes com urgência e envolvendo cargas de alto valor. E em meio a essa rotina podem ocorrer erros nos pagamentos de fretes terceirizados a transportadores externos, principalmente naqueles que envolvem menos especificidades.

Esses erros podem gerar prejuízos à empresa, divergências com parceiros de negócios e acúmulo de trabalho, além de tarefas adicionais para revisão de números, documentos e valores e correção de enganos.

Saiba quais são os erros mais cometidos nessa etapa do fretamento de cargas e como evitá-los ou até eliminá-los de vez.

Principais erros nos pagamentos de fretes

Valores divergentes

Quando isso ocorre, o valor cobrado é diferente daquele acordado entre as partes ou que a empresa contratante tinha em suas tabelas de cotação.

Quando o caso é o primeiro, a causa geralmente é erro humano por parte de profissionais do setor administrativo do prestador do serviço, ou por conta de ruídos de comunicação entre administrativo e fiscal da transportadora. Então, a cobrança pode ser a mais ou menos do que o previsto.

Já se a cobrança difere do que a empresa tinha em suas tabelas de orçamento, é provável que tenham ocorrido mudanças na precificação do transportador, ou reajuste, e não houve atualização do controle interno.

Pagamentos duplicados

Aqui o problema geralmente surge por erros humanos de profissionais da empresa tomadora do serviço. Porém, a gestão também precisa ser revista porque pagamentos em duplicidade são brechas fornecidas por falta de controle sobre finanças e processos.

Despesas precisam ser aprovadas e seus pagamentos devem ser registrados. Logo, quando o mesmo pagamento é feito duas vezes é sinal de falha em uma dessas ou em ambas as etapas.

Não agrupamento de notas fiscais

Espera-se que a tomada de um único serviço gere apenas uma cobrança, mesmo que o transporte envolva mais de uma nota fiscal, por exemplo, como quando a carga exige a emissão de mais de uma nota ainda que o lote total seja levado a somente um destino.

A falta de agrupamento, quando ocorre, pode gerar valores de frete mínimo para cada documento emitido para a carga, aumentando o custo do serviço indevidamente. E a indústria deve ficar atenta à necessidade de unificação das notas em somente um Conhecimento de Transporte (CT-e).

Como evitar erros nos pagamentos de fretes

Automação do controle de custos de frete

O controle dessas despesas envolve levantar valores, comparar opções para a tomada de decisão pelo serviço, acordar os valores junto aos prestadores escolhidos e efetivar corretamente os pagamentos. Muito desse trabalho, ou todo ele, é manual e não interligado em muitas empresas, o que dá espaço aos erros que citamos anteriormente.

Com a automação do tabelamento dos valores de frete, a indústria pode solicitar orçamentos dos transportadores e registrá-los, já os relacionando a suas rotas. Assim, mantém dados atualizados e seguros para escolher entre prestadores e gerenciar os custos, contando com rápida e organizada exibição deles quanto consultas forem feitas, antes de contratações.

Outra possibilidade, não ligada diretamente à gestão de custo de frete, mas importante para a empresa, é a associação de gastos com transporte a produtos e documentos. Pode ser feito o rateio automático do valor pago em transporte pela carga vendida ou coletada ou pelos documentos fiscais envolvidos na transação.

Voltando ao controle de orçamentos e pagamentos, há como automatizar também o reconhecimento e a liberação deles, com bloqueio de pagamentos para valores diferentes dos tabelados ou de serviços cujas quitações já estão registradas. Ou seja, o negócio fica protegido dos erros detalhados acima.

Auditoria de frete

Contando com a automação que detalhamos, a empresa elimina a necessidade de auditar os fretes contratados, já que a tecnologia trata de auditar em tempo real todos os serviços de transporte tomados e simultaneamente agir conforme o aparecimento de possíveis problemas.

Porém, o período anterior à implementação pode ser auditado — e a auditoria pode seguir sendo feita periodicamente se a implantação não for providenciada.

No processo, o gestor logístico e sua equipe revisam os valores orçados para as rotas, os documentos fiscais envolvidos nos fretes e as faturas recebidas e pagas. Não é uma prática que evita erros ou auxilia na produtividade, mas pode servir para correção de problemas e até mesmo para recuperação de valores pagos indevidamente.

Considerando os detalhes das soluções que acabamos de abordar, o ideal é colocá-las em prática conjuntamente. Isso quer dizer auditar fretes passados, de quando ainda não havia automação de orçamento, tabelamento e controle de pagamentos, passando a implementar a solução o mais rapidamente possível. Nesse cenário é possível corrigir problemas passados e eliminar os que poderiam vir a ocorrer.

A maioria dos erros em pagamentos de fretes, como mostramos, podem ser evitados com planejamento e ações que se relacionam diretamente ao processo e à gestão dos custos. Mas o gerenciamento da relação com os prestadores também ajuda e evitar problemas com essa importante parte da logística, iniciando nos critérios de escolha e avaliação dos parceiros logísticos.

Então, aproveite para ler o material que criamos para ajudá-lo a gerenciar e analisar os prestadores de serviços de transporte, no qual abordamos práticas e indicadores que a empresa deve observar e utilizar para escolher bons fornecedores e contar com desempenho e segurança na relação com eles.

Pesquisando sobre assuntos importantes para a logística industrial, também conseguimos entender as dificuldades e a necessidade de medir e otimizar a performance do setor. Por isso, criamos um guia completo dos indicadores de sucesso logísticos, que você pode baixar para consultar quando quiser.