ERP e CRM: o que são e quais as diferenças

ERP e CRM: o que são e quais as diferenças

Entre tantas siglas inerentes ao ambiente corporativo, ERP e CRM são duas com as quais gestores se deparam quando buscam soluções tecnológicas para controlar seus negócios, utilizar dados e dar mais produtividade às rotinas.

Existem diferenças essenciais entre ambas, que responsáveis por empresas devem conhecer antes de qualquer contratação. São essas diferenças, além das funções de cada solução, que abordaremos neste texto para ajudá-lo a entender de que maneira as opções podem aderir a seus processos.

O que é um ERP?

Do inglês Enterprise Resource Planning, o software de planejamento de recursos da empresa é um sistema abrangente de gestão do negócio, abrangendo setores e processos como:

  • operacional;
  • gestão financeira;
  • rotinas administrativas;
  • emissão de notas fiscais;
  • cadastro de clientes e fornecedores;
  • relatórios de controle e gestão;
  • estoque de produtos e materiais.

Dessa forma, o software centraliza e roda todas as tarefas e rotinas do negócio, incluindo operacionais e não operacionais. Ele também faz o espelhamento da empresa pelos dados que armazena e organiza, mostrando sua realidade em relação a finanças, estoque, clientes, faturamento, contas a pagar e demais áreas.

Com seu banco de dados na nuvem e interface de usuário online, como atualmente funcionam a maioria dos ERPs para pequenas empresas, o gestor e sua equipe têm acesso a todas as funcionalidades e informações pelo navegador de internet e trabalhando a partir de qualquer local.

O ERP também pode ser integrado com ferramentas externas que fazem parte de tarefas às quais ele está ligado. Por exemplo, para envio de dados mensalmente ao contador da empresa, uma integração direta entre a ferramenta da empresa e a do escritório contábil pode ser feita. O mesmo vale para outras tecnologias que precisa integrar processos ou compartilhar informações com o software de gestão, como um sistema de emissão de notas fiscais.

Outra característica do sistema de gestão é a segurança. Como a tecnologia lida com dados sensíveis das empresas e importantes processos de rotina, tanto o software em si quando a nuvem de dados são protegidos com mecanismos de segurança de alto nível. Além disso, existe a possibilidade de definir níveis de acesso distintos para cada usuário, evitando que profissionais tenham acesso não autorizado a determinadas informações.

O que é um CRM?

A sigla CRM significa Customer Relationship Management, tradução para gerenciamento de relacionamento com o cliente. Essa tecnologia, diferentemente da abrangência que mostramos acima, atua somente em processo de vendas e na gestão de clientes. Isso inclui funções como:

  • captação e organização de informações de clientes em potencial;
  • mecanismos de comunicação com possíveis clientes, como e-mails para régua de relacionamento e ligações telefônicas integradas;
  • canais de comunicação com clientes atendidos;
  • registro de dados de atendimentos;
  • controle de contratos de serviços;
  • elaboração de orçamentos e propostas comerciais e controle de status de negócios.

A semelhança entre e ERP e CRM está nos benefícios que eles geram para as áreas nas quais se direcionam. No caso do CRM, ele centraliza os processos de vendas e relacionamento com clientes, dá mais produtividade e controle para essas tarefas e espelha a realidade do negócio nessas áreas.

Outras semelhanças são segurança, com organização de acessos e usuários, e o modelo online com dados armazenados em nuvem.

Apesar das diferenças relacionadas aplicação e rotinas envolvidas, ERP e CRM podem ser integrados. E isso deve ser feito quando a empresa trabalha com ambos.

Por exemplo, enquanto o CRM registra as vendas e serviços prestados, o ERP conta com cadastro de clientes e função de emissão de notas fiscais. Então, um novo cliente gerado no CRM pode ter seus dados movimentados para o ERP pela integração, atribuindo suas informações de compra a um novo cadastro de cliente e as fornecendo para o recurso do sistema de gestão que emitirá a nota fiscal.

Quanto à forma de realizar a integração, ocorre principalmente via API, hub de integração ou comunicação nativa, que funcionam das seguintes maneiras:

  • API é um protocolo de comunicação entre sistemas que depois de programado e instalado permite o tráfego de dados personalizado entre softwares;
  • a comunicação nativa é uma integração que foi desenvolvida junto a determinada tecnologia, com mais uma funcionalidade, permitindo que ela seja diretamente ligada ao ERP ou CRM para o qual essa comunicação foi concebida;
  • um hub é um produto que pode fornecer a integração no lugar das opções acima. Funciona como um intermediário, externo às duas partes, que conta com pontas de ligação para unir as partes e suas funções.

Como escolher ERP e CRM?

Existem diversos players em ambos os mercados  e muitas ferramentas que apresentam todas as funcionalidades que citamos e ainda outras. Porém, também há fornecedores que oferecem soluções mais específicas, que não perdem em qualidade para tecnologias mais abrangentes e generalistas. Inclusive, contratar um software focado no nicho da empresa pode gerar um melhor retorno sobre investimento feito e mais produtividade para os processos rodados no sistema.

Por exemplo, uma prestadora de serviços pode optar por um ERP desenvolvido especificamente para prestadores. Esse tipo de ferramenta acaba ignorando funções que não seriam utilizadas pela prestadora mas que poderiam tornar sua contratação mais cara, como um recurso voltado à realização do inventário de varejo.

Em geral, a decisão deve envolver principalmente análise dos recursos, aderência do sistema às necessidades da empresa e nível de segurança de interfaces e bancos de dados.

Outro software necessário à gestão de empresas, além de ERP e CRM, é o software gerenciador financeiro, que foca exclusivamente na gestão das finanças e em rotinas ligadas a contas a pagar e receber. E isso gera a dúvida se a empresa deve optar entre o gerenciador financeiro e o sistema completo de gestão.

Para analisar qual dessas soluções é a mais adequada ao seu negócio e como optar por uma delas, veja como decidir entre o ERP e uma ferramenta de gestão financeira.