Customizar o ERP internamente ou terceirizar? Como avaliar

Customizar o ERP internamente ou terceirizar? Como avaliar

O ERP é o sistema central e espelha toda a empresa e seus processos, mas o negócio pode precisar de soluções adicionais para processos específicos ou gerar e movimentar dados em outras ferramentas. Quando isso ocorre, para que o software não fique defasado a nível de informações e tenha aderência total às regras de negócio, customizar o ERP pode ser a melhor solução.

Tomada a decisão de realizar a customização, é preciso definir quem se encarregará do trabalho, que pode ser feito pelos profissionais internos completamente ou terceirizado. E mesmo se a empresa contar com profissionais atualizados e eficientes, a terceirização pode ser a melhor escolha.

Para ajudá-lo com essa análise, vamos abordar os critérios mais relevantes para a tomada de decisão.

O que ocorre na customização?

Customizar o ERP envolve mudanças em regras de negócios do sistema e programação, com a implementação de alguma solução ou modificação na tecnologia. O objetivo é fazer com que o ERP atenda a rotinas e necessidades específicas da empresa por meio do projeto executado.

Assim, há uma adequação da ferramenta à empresa, necessária quando algo falta em sua forma padrão — como entregue pelo fornecedor da tecnologia —, ou o ERP não se adéqua como esperado aos processos e a melhor solução é modificá-lo.

Customizar o ERP internamente ou terceirizar?

Essa resposta obviamente depende muito do projeto que o negócio precisa, mas chegar a ela só é possível com a análise de outros critérios importantes envolvidos na decisão e no desenvolvimento do projeto, como veremos agora.

Avaliar as rotinas envolvidas

A customização pode ser necessária para adequação do sistema a processos produtivos, rotinas administrativas, obrigações legais e tantos outros fluxos de trabalho que têm de ser espelhados pelo sistema de gestão e rodados dentro dele. E quanto mais processos envolvidos, aumentando complexidade, maior é a importância dos profissionais internos de tecnologia e também de outras áreas.

Portanto, se for necessário muito conhecimento sobre a empresa, pode ser melhor que a personalização seja feita internamente. Mas isso não inviabiliza a ajuda de uma terceirizada especialista no tipo de projeto, que com o auxílio dos profissionais internos para questões relacionadas a rotinas e processos pode entregar exatamente o que faltava em termos de tecnologia para as operações.

Avaliar o grau de conhecimento do sistema

A maioria das empresas não desenvolve o próprio ERP, adquirindo a solução de um fornecedor. E normalmente esses fornecedores contam com parceiros que entendem todos os pontos das soluções, como linguagem de programação e pontos críticos de arquitetura de sistema.

Logo, se a equipe de TI não tem esse conhecimento aprofundado sobre a ferramenta a ser customizada, procurar um parceiro do fornecedor é o ideal para o desenvolvimento do projeto ocorrer com mais segurança e agilidade.

Projetar os custos e o retorno de cada opção

Customizar o ERP com a equipe interna evidentemente elimina a contratação de uma empresa de tecnologia e os custos envolvidos na terceirização. Por outro lado, esse formato coloca mais trabalho nas mãos de profissionais de dentro da empresa, o que pode fazer com que a mudança ou melhoria demore até ser finalizada e ainda pode causar a interrupção ou falta de agilidade no andamento dos fluxos de trabalho de outros setores.

Então, na projeção de custos deve-se levar em conta possíveis aquisições de hardwares e softwares e contratações adicionais de pessoas, além do impacto financeiro da intervenção no andamento diário da empresa.

Quanto ao retorno bruto da implementação, teoricamente deve ser o mesmo independentemente de ele ser feito por uma equipe interna ou externa. Mas ele será maior e mais relevante se puder ser obtido com mais agilidade, impactando menos nos processos diários e de maneira mais segura — mesmo considerando o valor envolvido na contratação de terceiros.

Considerar o tamanho da equipe de TI

Uma equipe pequena e que precise se dedicar a customizar o ERP pode deixar as outras responsabilidades do setor totalmente de lado pela falta de tempo e pessoas para arcar com todo o trabalho demandado nesse cenário. E claramente isso geraria muitos problemas para outros departamentos, inclusive paralisando rotinas essenciais.

Como o intuito da personalização é qualificar a infraestrutura de TI e fazê-la entregar mais valor ao negócio, o projeto não pode resultar exatamente no contrário, ainda que brevemente. Sendo assim, nesse caso, é mais adequado terceirizar o desenvolvimento da melhoria ou adaptação e permitir que a equipe siga dando o suporte diário aos demais setores e tome os cuidados rotineiros com a infraestrutura.

Pesquisar a viabilidade de soluções existentes

Como dissemos anteriormente, grandes fornecedores de ERP contam com parceiros especializados em suas tecnologias. Por isso, esses parceiros podem apresentar soluções específicas e adicionais ao sistema desenvolvidas especialmente para ele, que já levam em conta faltas do produto entregue pelo fornecedor principal, com integração nativa e programadas na mesma linguagem do software central.

Com essa possibilidade pode-se trocar o desenvolvimento de um projeto complexo pela simples contratação, com implementação e parametrização, de uma solução já existente. Isso reduz custos, o tempo necessário para a customização e os impactos do projeto de melhoria ou adequação nas rotinas da empresa.

Por exemplo, ao invés de programar a ferramenta para determinada integração com aplicação externa que carrega dados importantes dos processos, a empresa pode somente adquirir um integrador de dados e sistemas desenvolvido especificamente para essa necessidade e levando em conta os aspectos técnicos do ambiente tecnológico a ser customizado.

Antes de customizar o ERP, outro ponto que o responsável pelo estudo prévio pode avaliar é a capacidade de um possível parceiro terceirizado, entendendo melhor as suas especialidades e o entendimento que ele consegue ter da situação da empresa.

E se você ainda não decidiu de que maneira vai desenvolver e executar o projeto de tecnologia que seu negócio precisa para o ERP, entre em contato conosco e solicite uma avaliação personalizada.