O trabalho da contabilidade fiscal, também chamada de contabilidade tributária, abrange todas as obrigações e processos da empresa relacionados a seus tributos, como apuração, escrituração, declarações e planejamento tributário. Como são muitas responsabilidades e riscos associados a essas obrigações, a gestão delas, de suas informações e de outras diversas tarefas relacionadas precisa de eficiência e segurança.
Cada procedimento, imposto ou documento com o qual o setor fiscal lida pode ser o nascimento de um problema com o Fisco se o gerenciamento das ações da equipe não estiver baseado em boas práticas e na contenção de riscos.
Entendendo a importância da gestão e da operação da área, vamos abordar cinco práticas que ajudam a reduzir o risco fiscal e elevar a qualidade dos fluxos de trabalho.
Automatizar rotinas fiscais
A automação fiscal torna o departamento mais eficiente, ágil e assertivo na conclusão de várias tarefas diárias. Isso qualifica o trabalho do gestor e da equipe, além de deixar mais tempo livre para que eles atuem na parte estratégica e de planejamento de ganhos para a empresa, como o aproveitamento projetos de incentivos fiscais.
Algumas rotinas que podem ser automatizadas para beneficiar o setor e a companhia são:
- identificação e recepção de notas fiscais;
- leitura de CFOPs de notas recebidas;
- direcionamento e armazenamento de arquivos XML;
- preenchimento de obrigações;
- auditoria de declarações do Sped;
- apuração de impostos;
- controle de créditos fiscais.
Sendo feitas manualmente, todas essa tarefas acabam tomando muito tempo da equipe e as chances de ocorrerem erros aumentam, pois seres humanos estão mais propensos a equívocos com cálculos e registros quando lidam com alto volume de informação.
Ter processos estabelecidos
Mesmo que todos os profissionais envolvidos na contabilidade fiscal saibam o que deve ser feito periodicamente e como, é preciso ter fluxos de trabalho bem determinados e seguidos pela equipe para obedecer os prazos e evitar erros.
Por exemplo, uma regra interna pode exigir que as declarações estejam prontas para serem transmitidas, já validadas e auditadas, até um número determinado de dias antes de cada prazo de entrega. Isso faz com que todos se organizem e trabalhem com antecedência para seguir a diretriz, que permite, após o trabalho concluído, a realização de uma última revisão ou de qualquer mudança necessária sem perda do prazo de transmissão.
Dessa forma, o gestor sabe mesmo sem verificar o que está sendo feito e como a cada dia, não precisando estar permanentemente no cuidado do operacional para que as obrigações sejam atendidas pela equipe. Consequentemente, o responsável tem mais tempo para pensar estrategicamente, entrando em ação no operacional pontualmente e para finalização de processos.
Criar uma agenda tributária interna
Uma preocupação constante da contabilidade fiscal é com prazos, pois ela precisa atender às agendas nacional, estadual e municipal, cada uma com diferentes datas para pagamento de impostos e entrega de obrigações acessórias.
Para não se perder em meio a três agendas e dezenas de prazos legais, criar uma própria da empresa, que una as três, facilita o acompanhamento das datas. Os vencimentos, e as respectivas obrigações, são centralizados em torno de só um documento, organizado cronologicamente e com as descrições de períodos e competências.
Criada a agenda interna, basta seguir acompanhando a legislação para verificar se não é preciso atualizar o controle adicionando outras datas ou excluindo prazos de obrigações extinguidas.
Buscar a capacitação contínua
Tanto o gestor quanto os auxiliares da equipe devem participar de programas de educação continuada para profissionais já atuantes e academicamente credenciados para o trabalho. Isso porque, além das mudanças frequentes da legislação, todos devem buscar cada vez mais conhecimento e estar a par de novas práticas e tendências.
Existe ainda a necessidade de os profissionais crescerem junto com a empresa, evitando que deixem de ser necessários por obsolência. Por exemplo, para alguns trabalhos é preciso ter certificações e conhecimentos específicos, como para lidar com reflexos fiscais de compras e vendas externas e com a Ficha de Conteúdo de Importação (FCI).
Processos industriais são complexos e envolvem muitos agentes, gastos, documentos e situações para as quais a legislação parece dúbia. Um exemplo disso é o Bloco K, que será abordado novamente à frente: gerou novas diretrizes legais para obrigações e procedimentos internos por conta de um aumento significativo no layout do Sped Fiscal e em sua abrangência de dados e ações.
Ter boa integração com o setor produtivo
Nunca foi tão necessário quanto agora que os setores fiscal e de produção tivessem boa comunicação e troca segura de dados. Isso porque o Bloco K exige que o fiscal registre no Sped informação que já foi exclusiva da linha de produção, como referente a subprodutos e matéria-prima utilizada.
Isso criou uma nova necessidade, que demanda organização para interligar as áreas. Por exemplo, cada nova ficha de produção feita pelo responsável pela manufatura precisa ser enviada à equipe fiscal para que ela escriture o documento no Bloco K. E a gestão dos insumos precisa ter relatórios compartilhados entre os departamentos para que as informações do bloco sejam transmitidas com exatidão.
Em suma, o fiscal deve estar a par dos números de vários processos da produção, que, por sua vez, precisa seguir algumas regras internas para colaborar com o preenchimento dos dados no Sped. O que já foi possível e inofensivo, como rasurar e corrigir uma ficha de produção de última hora ou durante a própria manufatura, não pode mais ser feito.
Junto à garantia da eficiência e à redução de riscos, a contabilidade fiscal tem como um dos objetivos manter o compliance fiscal do negócio. E não significa que a conformidade deva ser perseguida somente por exigência dos órgãos de fiscalização, mas também porque ela evita prejuízos e atua na manutenção da ética interna da empresa.
Por isso, elaboramos um conteúdo com 7 boas práticas para manter o compliance fiscal na indústria.